1.4 制度与邻近事物

人类是喜欢秩序的生物，秩序意味着企业中存在着某种程度的关系的稳定性、进程的连续性、行为的规则性以及心理的安全性。企业秩序靠规则来维持，并以规则体现出来。规则有多种表现形式，包括：规章制度、企业文化、职场习惯、职业道德等。其中：制度是强制性的；其他表现形式虽然同样是维护秩序不可或缺的，但是往往是非强制性的，要靠员工自我约束和舆论监督。

1.4.1 制度与其他管理文件的区别

实践中，公司制定了很多的管理文件，有内控、标准、流程等。这些管理文件都具有强制性，与制度又有什么区别？请看表1。

表1 制度与其他管理文件的比较

续表

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1.4.2 多套管理文件的整合

内控、标准、流程等多套管理文件并存，其弊端表现在以下几个方面：一是各体系都具有各自支撑体系运作的管理文件，致使各部门在不同的体系中根据要素分配有相应的、不同的职责描述；二是多套管理文件因管理框架、管理要素的不同使体系侧重点和覆盖范围均有所不同，给企业带来秩序的混乱和协调的困难，并产生大量重复性工作；三是不同体系形成的文件因管理要求不尽相同导致实施过程中产生大量的重复记录，增加了管理难度和成本；四是多套管理文件并存，使企业在运行过程中形成多种文件的表现形式；五是多套体系检查与审核分头进行，使员工无所适从。企业如何建立一个既有效同时满足管理要求，又减少工序环节和运行层次，将多套管理文件整合成一个综合的管理文件呢？

1.4.3 制度与其他管理文件的整合

所有管理文件中，只有制度同时具有自然属性和社会属性，其他管理文件只有单一属性。所以，只有以制度为主体吸收其他管理文件的优点并进行优化和完善，才能够实现多套管理体系的整合。

制度与其他管理文件整合通常要符合的条件是：公司业务的相对成熟与标准化；或者制度本身已经成熟稳定。满足两个条件中的任何一个就可以实现整合。

对管理对象相同、管理特性要求基本一致的内容应进行整合。整合后的制度体系应覆盖多套体系的内容，就高不就低，以多套体系中最高要求为准。

针对同一管理事项，公司的制度、标准、业务流程、内控机制在功能上各自独立，形式上不能相互替代，应当分别适用；内容上应当保持一致性或者对应性，不得相互冲突；根据管理需要，内容可以相互转换或者吸收。

遗憾的是，虽然整合后的制度体系应当吸收大部分管理文件内容，在一定程度上方便员工的学习和执行，但形式上仍然存在多套管理文件，以保证各个管理体系的健全性，并不能减少制定方面的工作量。