第四节　报价分析准备

采购人员在进行报价分析之前，必须明确以下五个问题。

一、产品/服务是否符合使用部门的需求

在进行报价分析之前，采购人员需要将产品/服务的相关信息提供给使用部门（产品的技术参数、图片、成分构成、样品等；服务的设计理念、实施方案等），以便确认产品/服务是否满足其需求。如果满足，采购人员可以进行报价分析；如果不能满足，采购则按以下两种方法处理。

一是如果报价单缺失产品/服务的核心信息，采购人员则要依据规定，从“非正式询价”“议价采购”“招标”三种方式中选择其一，进行二次询价。

二是如果报价单缺失产品/服务的非核心信息，则采购人员可以进行报价分析，但必须将情况记录在案，向供应商争取更多的利益。

二、供应商能否准时交付产品/服务

对于各时间节点，采购人员需要判断供应商能否满足项目的要求，要重点注意以下三个因素。

一是气候因素。供应商或者项目所处地域气候的不同，对于时效性的影响巨大。中国南方地区，夏季需要考虑台风对海运、陆运时效的影响；中国北方地区，冬季需要考虑风雪对空运、陆运时效的影响。通常情况，受气候因素影响，时效会比正常时间节点延迟1周左右。

示例：2020年12月中旬，H公司计划从山东龙口采购一批零配件运至辽宁大连用于机器维修。计划12月13日龙口工厂完成生产，12月14日清晨零配件出厂并通过渤海轮渡，于当日夜间送达大连工厂并进行机器维修。但12月13日，龙口遭遇大暴雪，直到12月16日龙口工厂才恢复生产。12月17日傍晚，大连工厂收到货物，相比计划耽误了近1周时间。

二是政治因素。国家或者地区举办大型活动，出于安全考虑，可能会对生产或者运输进行限制，从而影响时效。例如，北京、上海等地常因举行大型会议，而限制相关货车进入市区；华北地区常因为环保要求对某些行业采取限时停产等措施。通常情况下，举行大型会议，时效性比正常时间节点延迟1周左右。但是因为环保要求，相关时效往往会比正常时间节点延迟1~3个月，在这种情况下，采购人员应该建议产品/服务的使用部门避免选择该区域的供应商，从而规避后续风险。

三是民俗因素。一些区域或者民族风俗也会影响时效。例如，我国华北地区，很多乡镇企业每年春耕时节会停工1周，以便员工可以参与春耕工作。中国北方很多乡镇企业春节会从头年农历腊月二十三放假至来年农历正月十五，南方很多乡镇企业却是从头年农历腊月二十四放假至来年农历二月初二。通常情况下，受民俗因素影响，时效会比正常时间节点延迟3~15天。

示例：2021年1月上旬，H公司准备紧急采购一批铸件用于出口。H公司经过前期市场调研，初步确认了潜在供应商：河北石家庄供应商A以及广东南海供应商B。因为时间紧急，生产周期是H公司关注的焦点。两家供应商的生产周期都为7天，如果H公司2021年2月1日下单，两家供应商的生产安排如表1-7所示。

在客观条件基本相同的情况下，因为南北方的民俗差异，供应商A比供应商B节省了半个月的生产时间。

三、供应商的报价是否包含所有费用

采购人员要着重确认供应商的报价是否包含税费（明确税率和发票种类）、包装费（自带包装还是定制化包装）、运输费（明确运输方式，是送货上门还是自提）等。

四、供应商是否提供相关折扣

折扣分现金折扣和商业折扣，对于两种折扣，采购人员需着重了解以下内容。

1．现金折扣

现金折扣是一种鼓励购买者缩短支付账期的价格优惠，产品/服务的单价随着账期的延长逐步提高。供应商如果采取这种报价方式，采购人员则需要获得财务部门的支持，一方面确认供应商要求的账期是否符合企业的规定；另一方面综合换算不同账期下产品/服务的实际价格。采购人员要做到在同一账期条件下，对不同供应商的报价进行分析。

2．商业折扣

商业折扣是指供应商为促进商品销售而给予的价格扣除。通常情况下，供应商会基于采购数量的不同给予不同的折扣，即阶梯报价。若供应商采取这种报价方式，采购人员要争取产品/服务使用部门的支持，根据相关要求，最终确认采购数量。采购人员基于最终数量，根据企业的相关要求，进行二次询价，并进行报价分析。

示例：H公司计划采购供应商A的产品10000件，每件产品的标价为20元（含税、运费、包装），报价单显示账期对价格的影响为2/10，1/20，n/30；由于是成批采购，供应商A给予H公司10%的折扣。

2/10，1/20，n/30（H公司收到发票后10日之内付款，给予2%的折扣；收到发票后10~20日付款，给予1%的折扣；收到发票后20~30日付款，没有价格折扣；收到发票后超过30日付款，H公司违约）为现金折扣条款。10%的优惠，是商业折扣条款。

五、供应商的账期要求是否符合企业的财务制度

针对供应商报价单中体现的账期要求，采购人员需将之与企业的财务制度进行对照，着重关注如下问题。

1．与企业财务制度相符

采购人员在进行报价分析前，应提示使用部门向财务部门报备资金使用计划，为后续的付款奠定基础，防止因为资金不到位而耽误项目进度。

2．与企业的财务制度不符

采购人员在进行报价分析之前，需先征得产品/服务使用部门及财务部门负责人的批准。采购人员要基于符合账期要求的价格，在同一标准下进行报价分析。

以上为采购人员进行报价分析时应该注意的问题，在落实解决相关问题时，需寻求其他部门的协助或者批准。相关部门的协助与反馈应尽可能落实在纸面上，采购人员要注意整理备案，方便审计部门审核。

报价分析的前期准备是商业谈判、降本增效以及其他采购工作的基础，采购人员只有塌下心来，扎实准备，才能保证后续的报价分析准确且有价值，为商业谈判和降本增效提供支撑。