第三节 非正式询价、议价与招标
企业采购人员一般会根据项目预算的多少、项目的重要程度以及潜在供应商的情况，采用非正式询价、议价采购与招标三种方式。
一、非正式询价
非正式询价即采购人员通过邮件、传真等将询价单发给潜在供应商，供应商进行报价或者提供方案的方式。
1．非正式询价的优缺点（如表1-4所示）
表1-4 非正式询价的优缺点
2．非正式询价需要注意的问题
一是非正式询价方式优缺点都很明显，企业对此有着严格的要求。
一般情况下，对于预算在一定金额内非核心项目可以采用非正式询价方式；大于一定金额或为核心项目则需采用招标形式。项目结束后，企业审计部门要对项目进行严格审核。
采购人员如果选择这种询价方式，首先，要确保项目预算金额符合规定要求；其次，要确保询价项目不影响企业的主营业务；最后，要确保询价的流程、单据以及与供应商的往来邮件完全符合企业规定。
采购人员在询价过程中，一定要注意公平性和保密性。例如，用密送（Blind Carbon Copy，BCC）方式，同时向供应商发送询价邮件；有供应商询问项目的相关问题时，要将回复发送所有供应商；若进行二次或者多次议价，要同时面向所有供应商进行。
二是询价单要明确的信息：①产品或者服务的名称及要求要书写清楚，关键用语要专业，为行业普遍认可。②产品/服务单位要明确（“套”“件”“个”），单位使用要符合行业规范。③要标明供应商回复截止日期，逾期即为放弃报价。④供应商的报价必须注明有效期。⑤在必要情况下，供应商要进行分项报价。
为确保供应商的报价满足上述要求，采购人员要提前设计好报价单模板，以便供应商正确填写。
二、议价采购
议价采购是非正式询价的一种特殊形式。
非正式询价的核心是比价，但有一些产品/服务因为客观条件限制，无法比价，只能和单一供应商进行议价。由于缺少比价过程，后期审计部门会着重关注，采购人员须谨慎处理这样的项目。
1．议价采购方式的优缺点（如表1-5所示）
表1-5 议价采购方式的优缺点
2．议价采购需要注意的问题
一是议价采购前，采购人员要判断项目是唯一采购（Sole source）还是单一采购（Single source）。
Sole source是由客观环境导致的唯一采购渠道，如政策文件规定采购的物品及服务（二代身份证识别仪、大型活动安保服务等）。采购人员的工作重点在于提高采购物品和服务的质量，在保证质量的前提下，降低价格。
Single source是因为项目的要求或者企业的规定，主观上导致的唯一采购渠道，如企业要求采购某品牌的电脑产品、企业需要采购某特定网站的广告服务等。在这种情况下，采购人员要着重判断项目是否为以下几种情形，争取引入其他供应商，形成充分竞争。具体如下：①同一地区仅有一家供应商有项目所需的物品/服务。最好要求供应商提出相应的证据，如品牌授权代理书、商标所有权证书、网站域名备案资料等。②项目所需物品/服务只有一家供应商能够一次性供应。采购人员需要与产品/服务的使用部门充分沟通，书面确认分批供货、多供应商供货等类似方案皆无效。③确认项目所需物品为专利品或原品牌的配件，不能以其他产品替代。在这种情况下，采购人员要尽量缩短采购渠道，在专利所在地或者原品牌工厂购买，减少渠道因素产生的额外费用。④与项目相关的多个使用部门沟通确认，从多维度判断项目所需的产品/服务只能单一采购。这些沟通须形成书面文件，且由相关部门领导签字确认，由采购人员进行备案。⑤计划进行非正式询价或招标，但只有一家供应商参加。在这种情况下，采购人员要与不参加的供应商充分沟通，明确其不参加的原因。如果是因为供应商对项目理解不够充分，则要及时召开相关说明会，对供应商所关心的问题进行解答，争取其参加相应的非正式询价或招标。确为客观原因导致供应商不能参加非正式询价或招标的，应争取供应商发送书面材料说明原因，采购人员收存备案。
二是议价采购是一种弊大于利的采购方式，是无奈之举。审计部门要重点关注，采购人员则要做到以下几点：①议价采购需经项目相关部门集体判断并批准实施。②议价采购的所有流程必须书面化，必要时需经相关部门领导审批。③采购人员务必将相关资料和审批及时归档，以备查。
三、招标
招标是由买方事先发出招标通告，对所需产品/服务提出相应的要求和交易条件，邀请卖方在规定的时间、地点参与投标的采购方式。
1．招标的五个阶段
一是招标。具体为：①审核采购内容、确认采购方式、设定参与投标供应商的标准等。②制作和发出招标邀请书。
二是投标。供应商在投标截止日期之前将标书送达指定地点。如今，供应商多采用线上系统投标。
三是开标。基于项目的整体需求，由产品/服务使用部门、采购部门以及其他关联部门共同决定底价。
四是决标。具体为：①对供应商的标书进行价格、条款审核，综合评定、确认最终的中标供应商。②发送中标通知书，将中标结果通知参与投标的供应商。
五是签约。依据企业的相关规定，与中标供应商签署合同或者向其下订单。
2．招标采购方式的优缺点（如表1-6所示）
表1-6 招标采购方式的优缺点
3．招标采购需要注意的问题
招标方式整体来看利大于弊，若条件允许，采购人员应尽量采用这种方式。
招标过程涉及多个部门，中间若有一个环节出现差错，就要重新进行招标。因此，在招标的各个时间段要反复和供应商确定时间。
前期：采购人员需统一给参与招标的供应商发送BCC邮件，强调时间节点，务必获得供应商的书面回复。
中期：采购人员要时刻关注供应商的投标情况，招标结束的前一天，通过邮件进行提醒；招标结束前3个小时，每1个小时，通过电话提醒。
后期：对于没有完成最后投标的供应商，采购人员要书面询问其没有参与投标的原因，并获取供应商的书面回复。
招标采购，向供应商发送招标邀请书，应体现以下内容：①报价有效期和报价截止日期。②对供应商资质的要求，并要求其提供相应的证明文件。③所需产品/服务的描述及相关参数。④项目的时间节点。⑤账期：明确账期是自然日还是工作日。⑥交货地点和贸易条款，这在国际贸易中，尤为重要。⑦质量要求，明确最终验货方法，以及出现问题的解决方案。⑧特殊要求，如生产所用工具、模具等，费用、所有权如何规定和划分。⑨合同模板（含质保协议等），为后期签订合同打好基础。⑩最小起订量和订货周期。⑪买方负责招标的联系人、地址、电话和邮箱。
在实际采购工作中，采购需求往往随着项目的推进而变化，采购人员须灵活使用这三种询价方式。