第五节　读懂供应商的报价单

一份产品/服务报价单通常包含以下内容。

一、原材料

原材料是构成产品主要实体的各种原料、辅助材料、燃料、修理备用件、包装材料、外购半成品等。原材料成本占比最大，最高达到90%，采购人员要着重注意以下几个方面的问题。

1．以次充好

原材料大部分由供应商从产业链上游工厂购买，工厂数量众多，实力和能力悬殊，材料价值自然也分三六九等。采购人员要预防供应商降低原材料成本购买劣质原材料。

2．偷换概念

原材料品类庞杂，同一参数可能对应不同品质的原材料，如果采购人员不了解，就会被供应商算计。

以钢材为例，5mm厚的钢板分足尺、4.95和4.90，对应的实际厚度分别为5mm、4.95mm和4.90mm。

3．不扣除边角余料价值

原材料在加工过程中会产生边角余料。边角余料通常的处理方式主要有：①作为主要原材料进行二次加工，如压榨食用油产生的豆渣可以作为浸出工艺的原材料，二次取油；②作为次要原材料进行二次加工，如玉石加工产生的小玉石，可以作为装饰材料，镶嵌于其他产品；③出售，如机械加工行业产生的边角余料可以作为废料出售。

无论哪种处理方式，原材料边角余料的价值都可以冲销原材料成本，采购人员要预防供应商在报价单上不体现边角余料价值。

4．弹性报价

供应商进行区间报价，结算时按照区间上限进行结算。到项目完工时，大部分原材料已经变成产品，如果不使用特殊的技术手段，无法验证供应商所提供的原材料是否为上限品质。但相关验证过程所产生的时间、人力成本对采购方来说得不偿失，因此大部分采购方只能默认供应商的说法。

为避免原材料出现以上问题，采购人员可采取以下应对措施。

一是询价单写明所需产品的详细技术要求。

二是对于报价过低的原材料，采购人员须与材料使用部门及时沟通，从专业角度去审视供应商原材料报价的合理性。必要的时候，可以供应商提供的样品来确认其品质。

三是报价单必须体现原材料边角余料的处理方式和价值，或解释边角余料对报价的影响。

四是不允许弹性报价。

二、人工费

人工费是从事直接生产和辅助生产的人工费用。计算公式为

人工费=人工数量×单位时间工资×工作时间

对于供应商的报价，采购人员要预防其虚增人工费，具体如下。

1．产品类——虚增人工数量

一般情况下，产品的单位工作时间工资和工作时间是较为透明的。所以采购人员要重点预防供应商通过虚增人工数量来提高人工费用。

2．服务类——虚增单位工作时间工资

一般情况下，不同供应商完成同一类服务的人工数量大体相同。如果人数太多，只能说明供应商的业务水平不达标。

所以供应商一般通过虚增单位工作时间工资来提高人工费用。举例来说，同样是视频剪辑师，剪辑电影和剪辑婚礼录像，自然不是一个工资水平。

为预防供应商虚增人工费用，采购人员可采取以下应对措施。

对于产品，采购人员或者产品使用部门要通过现场调研，确认人工数量。

对于服务，采购人员要以结果为导向。无论供应商的报价单如何，只看供应商的服务是否达到使用要求，且要看谁的价格更低。

三、损耗

损耗是指材料在运输及使用过程中，意外或人为原因造成的损失。材料损耗率一般不超过5%。

材料损耗率过高一般存在以下两种情况。

1．供应商的技术水平低

在进行报价分析时，采购人员要着重说明这一点，对产品/服务使用部门进行预警，防止产品质量出现问题。

2．产品/服务的技术要求超过供应商能力

在进行报价分析时，采购人员要让使用部门注意这一点，必要时更新产品设计或者降低产品技术要求，以避免后续风险。

四、包装费

包装费包括商品所使用的包装物（如纸箱、木箱等）、耗用的各种包装材料（铁钉、铁丝等）费用，改装、换装、修补包装费用、设计费、试验费（破坏性试验、水浸试验等），包装现场拍照费用等，包装费用相关问题如下。

1．供应商未提供特殊要求的包装

因为产品的特性或者特殊要求，供应商需提供特殊要求的包装。例如，一些食用油具有光解性，在阳光照射下，易发生化学性质改变，导致食用油变质。因此，供应商必须提供棕色的瓶子。一些出口产品的木质托盘必须经过熏蒸，以达到杀虫和杀菌的目的。但个别供应商为降低成本，提供的外包装往往达不到要求。

2．供应商模糊包装费用计价标准

有时供应商实际提供的是循环包装，但在报价时按照包装物的总费用进行计算。

3．过度包装

供应商在设计产品包装时易忽略包装的性价比，客观上导致过度包装，从而使包装费用提高。

为控制包装费，采购人员可采取如下对应措施。

根据产品要求，让供应商提供包装样品或者相关资质文件。例如，对供应商提供的棕色瓶子进行光照测试，以验证其隔光性；要求供应商提供印有国家指定熏蒸标识的木质托盘，以证明其包装是否符合出口要求。

现场调查或者要求供应商提供包装物使用次数证明。对于循环包装物，则要求供应商按循环周期平摊包装费，而不是一次计提包装费用。

为了控制包装费用，采购人员要和使用部门及供应商研究包装物性价比，避免过度包装，造成不必要的浪费。

五、运输费

运输费是指将产品从供应商场地运至采购方指定地点所产生的费用。作为采购人员，应从以下几方面审查运输是否存在问题，以免导致额外损失。

1．物流方式是否合理

市场上常见的物流方式主要有4种。采购人员应该根据双方的情况及采购项目的特点，审视供应商提供的物流方式是否合理。4种主要物流方式如表1-8所示。

2．考虑运输过程中可能产生的问题

采购人员要明确，供应商报价是否包含运输过程中可能发生的各种情况。例如，运输过程中为防止货物丢失所进行的保价，产生的汽运、海运以及空运相关保险费用。

六、管理费

管理费是企业行政管理部门为管理组织经营活动而发生的各项费用，包括工会经费、职工教育经费等。

管理费一般占产品/服务报价的5%~20%，企业规模越大，管理费用越高。为防止供应商在管理费用上做文章，采购人员可采用如下两个方法进行分析。

1．根据不同行业的管理费率进行估算

管理费用可根据不同行业的管理费率进行估算，如机械行业一般为8%~10%，服务行业一般不超过5%。

2．横向比较

在前期询价时，尽量选择与企业规模相近的供应商。通过对不同供应商报价单的横向比较，很容易发现供应商的管理费用是否有问题。

七、税费

税费主要指增值税，以商品（含应税劳务）流转过程中产生的增值额为计税依据而征收的一种流转税。

对于税费，采购人员需要注意以下两点。

1．确认发票要求

询价前，采购人员要与使用部门、财务部门明确发票要求：是增值税专用发票，还是增值税普通发票？发票名称、单位、备注有什么具体要求，并于询价单中说明。采购人员收到报价后要和供应商再次确认。

2．供应商报价税率与国家税率不符

供应商的报价税率可能比国家规定的税率略高（如税率为6%的服务项目，报价单中却是6.7%），这是因为供应商要考虑河道维护费、教育附加等相关费用，是合理的。如果采购人员不好进行比价，可以让供应商将多出来的部分调整至产品或者服务的报价中。

八、利润

利润是指供应商的盈利。采购人员要留意供应商报价单中涉及利润部分的相关问题。

1．将财务费用隐藏于利润中

采购人员在审核报价单时，如发现供应商的利润有较大变化，则应该考虑账期对供应商利润的影响。

一般来说，买方要求供应商提供较长的账期，供应商会相应提高利润，用以抵销财务费用。如果采购方的账期要求没有变化，采购人员则要留意供应商提高利润的原因。

2．警惕“零利润”的情形

采购人员遇到“零利润”的情况，要重点审视报价单其余部分，审查供应商是不是将利润隐藏在其他项目中；如果确实是这种情况，就要与使用部门沟通，对供应商的诚信提出质疑，争取对此供应商一票否决，不留后患。

在平时的工作中，采购人员要经常与本公司以及供应商的财务、技术、物流、销售等部门进行沟通，深入了解这些部门的工作习惯和专业知识。只有通过不断积累，才能对供应商的报价单有更加深刻的理解，及时发现其中隐藏的问题，为正式报价分析打下良好的基础。