第二节　询价的方法和要点

刚步入职场的采购人员往往对询价无从下手，下面介绍三种常见的询价方法和要点。

一、信息邀请书（RFI）

采购人员可通过RFI向供应商收集产品服务使用部门所需的信息。

1．适用场景

一是为引入合格的供应商，采购人员需收集供应商相关信息进行备案，如供应商的营业执照、财务报表等。

二是项目立项，采购人员要全面了解供应商的基本情况，从而为采购做好准备。

三是采购人员使用RFI对供应商的关键资质进行审核，剔除不符合要求的供应商，如提供餐饮服务的供应商，必须具备餐饮服务许可证。

2．需要注意的问题

一是RFI不是正式询价，只是收集信息，为项目的可行性分析提供依据。

二是无论是引入合格供应商还是初步筛选供应商，一定要确认好关键信息的权重。例如，若供应商不具备某些关键资质，是一票否决，还是调整顺序？

二、报价邀请书（RFQ）

采购人员可通过RFQ向供应商收集产品/服务的价格。

1．适用场景

一是采购人员可通过RFQ明确需求，确认最终供应商与相应的价格。

二是验证相关报价是否合理，采购人员可利用RFQ了解供应商的报价，为价格谈判做准备。

2．需要注意的问题

一是为了了解具体的价格，RFQ必须建立在明确的采购需求基础上；否则，供应商的报价可能五花八门，后期无法进行比较和分析。

二是对于比较复杂的项目，RFQ需要比较多项产品或者服务的价格，前期必须与相关部门沟通好，哪些产品或者哪些服务是必备的，哪些产品或者哪些服务是可选择性的。

三是若为验证相关部门推荐供应商的报价是否合理，则询价单需以供应商的报价单为模板。

四是询价单的内容设计要周全，询价单在明确要求供应商报价时要体现如表1-1所示的内容。

三、建议邀请书（RFP）

采购人员可通过RFP向供应商收集其价格和方案。

1．适用场景

一是以目标为导向的采购需求，需要供应商提供实现需求的方案。

二是确认部分采购需求，但对其中的关键节点拿捏不准，需要供应商把关。

2．需要注意的事项

一是正式发出RFP之前，需先完成如表1-2所示的项目可行性分析。

二是产品或服务的使用部门与采购部门需综合考量采用采购记分卡的方式，确认最终供应商。采购记分卡不仅可以比较价格的高低，还可以分析采购风险，以便选择最优的供应商。设置采购记分卡需要注意以下几点。

首先，在询价之前，要与产品或服务的使用部门充分沟通，以便确认采购记分卡技术部分与商务部分的构成比例。

其次，确定技术部分的打分标准，一般由产品/服务的使用部门确认，但是采购部门要提醒其设置标准要明确、可衡量，不能笼统描述。例如，为企业年会采购餐饮服务，在确认标准时，不能笼统地以“好吃”“一般”和“不好吃”等为标准，无法量化。可以主厨的执业等级（国家特级厨师10分，国家二级厨师5分等）和从业经历（烹调过国宴10分，烹调过市级宴会5分，等等）为标准，明确，可衡量。

再次，确定商务部分的打分标准，一般采用离散型计分方法，将最低价格赋予最高分，其余按比例进行换算。

最后，对于多个部分皆需要进行RFP询价的项目，在询价之前，要考虑两个问题：①每一部分的权重；②如果有供应商不能报价，则该项应记为零分，而不是最高分。

三是在通过RFP报价之前，采购人员要与使用部门、供应商确认，是否需要召开需求说明会和方案说明会；如果需要，采购人员应组织安排。

需求说明会：以产品/服务的使用部门为主，让其充分阐述要求。以供应商为辅，就其关心的、不理解的部分向使用部门提问。采购人员起协调作用，会前、会上要重点提示供应商务必不要用公司的名称，只能使用采购人员安排的代号；要明确报价的时间节点，方案与报价要分别陈述，方便使用部门与采购人员进行打分。

方案说明会：以供应商为主，要充分阐释方案；以使用部门为辅，可就其关心、不理解的问题，反复向供应商提问。采购人员要合理安排相应的时间表，要准确预估时间，预留15分钟。

四、RFI、RFQ与RFP的特点（如表1-3所示）

在实际工作中，采购人员不必拘泥于某一种方法，可按需选择正确的询价方法，以便事半功倍。