第四节 出差管理制度

4-4-1 出差管理制度示例

××酒店管理有限公司出差管理制度

第一章 总则

第一条 为规范出差管理流程、加强出差预算的管理，特制定本制度。

第二条 本制度参照本公司人力资源管理、财务管理相关制度的规定制定。

第二章 一般规定

第三条 员工出差依下列程序办理。出差前应填写出差申请书。出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，并依照程序核实。

第四条 出差的审核决定权限如下：

（1）当日出差。出差当日可能往返，一般由部门经理核准。

（2）远途国内出差。4日内由部门经理核准，4日以上由主管副总核准，部门经理以上人员一律由总经理核准。

（3）国外出差。一律由总经理核准。

第五条 交通工具的选择标准

（1）短途出差可酌情选择汽车作为交通工具。

（2）副总经理远途出差一般选择飞机作为交通工具。

（3）其他员工远途出差一般选择火车作为交通工具，部门经理、高级技术人员的报销级别为软卧或高铁/动车组一等座，其他人的报销级别为硬卧或高铁/动车组二等座；特殊情况，可向总经理申请选择乘坐飞机。

第三章 出差借款与报销

第六条 费用预算

坚持“先预算后开支”的费用控制制度。各部门应对本部门的费用进行预算，做出年计划、月计划，报财务部及总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，原则上不支出计划外费用。

第七条 借款

（1）借款的首要原则是“前账不清，后账不借”。

（2）出差或其他用途需借大笔现金时，应提前向财务预约；大额开支，应按银行的有关规定用支票支付。

（3）借款要及时清还，公务结束后3日内到财务结算还款。无正当理由过期不结算者，扣发借款人工资，直至扣清为止。

（4）借款额度与借款人工资挂钩，原则上不得超过借款人的月基本工资。

第八条 报销

严格按审批程序办理。按财务规范粘贴“报销单”→部门主管或经理审核签字→财务部核实→分管副总审批→财务领款报销。

第四章 差旅管理

第九条 出差申请与报告

出差申请与报告的程序如下：

（1）出差之前必须提交出差申请表，注明出差时间、地点和事由，行政部据此安排差旅、住宿等事宜；

（2）将出差申请表送人力资源部留存、记录考勤；

（3）出差途中生病、遇意外或因工作实际，需要延长差旅时间的，应打电话向公司请示；不得因私事或借故延长出差时间，否则其差旅费不予报销；

（4）员工出差完毕后应立即返回公司，并于3日内凭有效日期证明（如机票、车票等）到财务部办理费用报销、差旅补贴等手续；

（5）员工出差后，必须于3日内向主管副总汇报工作，并写出详细的书面报告交总经理审阅；

（6）出差结束后，应于3日内提交出差报告并到财务部报销费用；

（7）未按以上手续办理出差手续或未经审批所发生的费用，公司将不予报销，并按旷工处理。

第十条 费用标准及审批权限，如下表所示。

差旅费用标准及审批表

员工出差住宿、餐饮费用报销标准

第十一条 出差补贴标准

（1）员工在出差当天的9：00前出发、17：30后返回公司的，可享受一天的出差补贴，否则不予计算出差补贴。

（2）远途出差者，计算出差补贴一般采取“去头留尾”的原则。例如，9号出差12号返回者，给予3天的出差补贴；如果员工能提供9号9：00前出发、12号17：30后离开出差地的相关证明，则可给予4天的出差补贴。

（3）出差补贴的标准根据员工的职位级别另行确定。

（4）如果出差人员由接待单位免费招待，一律不予发放出差补贴；如果出差期间发生了已经批准的招待费，招待期间不发放相应的餐费补贴。

（5）出差期间不得另外报支加班费，法定节假日出差的另计。

第十二条 因公出境、出国报销规定

（1）因公出境、出国费用报销（补助）标准如下表所示。

出境、出国费用报销（补助）标准

（2）出境、出国时发生在境内、国内的交通费可按前述的相关规定另行报销。

第五章 附则

第十三条 下属与上级一起出差时，下属差旅费可比照上级职员标准支给。

第十四条 本公司董事、监察人及顾问的出差旅费比照经理级标准支给。

第十五条 餐费、住宿费的支领标准，因物价的变动，可以由总经理随时通令调整。

第十六条 本管理制度经董事会核定后实行，修改时亦同。

第十七条 本管理制度如有未尽事宜，可随时修改。

4-4-2 合理性解析及关联法规

合理性解析

劳动法并未对出差管理做出特别规定，企业可以根据自身情况合理并灵活地制订出差管理规定。从人力资源管理实务的角度，以下几个方面的问题应当被注意：

（1）出差审批权限。为严格管理出差行为，有必要对员工出差实行审批权限制度。根据员工的不同职位职级，实行相应的审批权限管理。对于临时性出差或者授权人员无法及时审批的，应当在事后及时补充审批或者由授权代理人审批。

（2）出差费用预支与报销。员工出差往往涉及费用的支付，所以事前预支和事后报销成为财务管理工作的重要组成部分。企业可以实行预支管理制度，对于大额预支还可以设置预约制度；与此同时，对于出差途中的费用报销，也应遵循严格的发票审核制度。

（3）出差管理与考勤管理的衔接。员工出差时，其考勤记录往往会做相应记载；员工出差结束后，考勤记录也应作相应的调整性记载。将出差管理与考勤制度有效衔接，能较好地实施考勤管理和出差管理。