任务2.2 库存现金核算
2.2.1 现金使用范围
根据《现金管理暂行条例》的规定，企业可以在以下范围内使用现金：
（1）职工工资、津贴。其中，职工工资是指企业、事业单位和机关、团体、部队支付给职工的工资和工资性津贴。
（2）个人劳务报酬。个人劳务报酬指由于个人向企业、事业单位和机关、团体、部队等提供劳务而由企业、事业单位和机关、团体、部队等向个人支付的劳务报酬，包括新闻出版单位支付给作者的稿费，各种学校、培训机构等支付给外聘教师的讲课费，以及设计费、装潢费、安装费、制图费、化验费、测试费、医疗费、法律服务费、咨询费、各种演出与表演费、技术服务费、介绍服务费、经纪服务费、代办服务费及其他劳务费用等。
（3）根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金。
（4）各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出，具体包括退休金、抚恤金、学生助学金、职工生活困难补助等。
（5）向个人收购农副产品和其他物资的价款，如金银、工艺品、废旧物资等。
（6）出差人员必须随身携带的差旅费。
（7）结算起点（人民币1 000元）以下的零星支出。
（8）中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。
小贴士：“中国人民银行确定需要支付现金的其他支出”的说明
对于如因采购地点不确定、交通不便、抢险救灾以及其他特殊情况，办理转账结算不够方便，必须使用现金的支出，开户单位应向开户银行提出书面申请，由本单位财会部门负责人签字盖章，开户银行审查批准后，予以支付现金。这里所说的开户单位，是指在银行和其他金融机构开立账户的企业、事业单位和机关、团体和部队。这里所说的开户银行是指开户单位在其设立账户的银行和其他金融机构，包括各商业银行，如中国工商银行、中国农业银行、中国建设银行、中国银行、交通银行、光大银行、招商银行、城市信用社、农村信用社和其他金融机构，如保险公司、信托投资公司等，以及经批准在中国境内经营人民币业务的外资、中外合资银行和金融机构。一个单位在多家银行开户的，只能在一家银行开设现金结算户支取现金，由该家银行负责核定库存现金限额并进行现金管理检查。
在实际工作中，企业可结合本单位的实际情况，结合上述规定，确定本单位现金的开支范围。
2.2.2 库存现金限额
库存现金限额是指企业的开户银行根据《现金管理暂行条例》的规定，在保证企业日常零星现金支付需要的前提下，允许企业保留的库存现金最高限额。库存现金限额每年核定一次，经核定的库存现金限额，开户单位必须严格遵守。
按《现金管理暂行条例》及其实施细则的规定，库存现金限额由开户银行和开户单位根据具体情况商定。一般情况下，开户银行根据开户单位零星开支的实际需要，核定3～5天的日常零星开支数额作为该单位的库存现金限额。这里所说的日常零星开支，即除去定期性的大额现金支出（如发放工资、奖金等）和不定期的大额现金支出（如新闻出版单位的稿费支出等）以外的零星的行政费用支出等。距离银行较远且交通又不方便地区的开户单位，其库存现金限额的核定天数可适当放宽在5天以上，但最多不得超过15天的日常零星开支的需要量。
库存现金限额一经核定，各单位就必须严格遵守，每日现金的结余数不得超过核定的限额，所有超过限额的现金必须于当天送存银行。 但当库存现金用完后或留存的库存现金低于库存限额时，除可以用非业务性的零星现金收入（如退回差旅费、出售废品收入等现金收入）补充，允许坐支的单位可以从业务收入中补充外，均应向银行领取现金补足限额。单位向开户银行领取现金补足限额一般不得超过原核定的库存现金限额。
此外，单位向开户银行领取零星现金时，在现金支票用途栏应注明“备用金”字样，不属于备用金范围需要的现金，应另开现金支票领取。单位收入的现金不得作为库存现金留存，应于当日送存银行。
小贴士：什么是备用金
备用金是指企业财会部门拨付给非独立核算的内部用款单位或职工个人作为日常零星开支的备用款项。备用金的使用方法是先借后用、凭据报销。
企业可单独设置“备用金”账户进行备用金的核算，也可以直接在“其他应收款——备用金”账户中进行核算。
根据管理方式的不同，备用金可分为定额备用金和非定额备用金两种，两者具体的区别和联系见表2－1。
表2－1 定额备用金和非定额备用金的区别与联系
库存现金限额的计算方式一般是：
库存现金＝前一个月的平均每天支付的数额（不含每月平均工资数额）×限定天数
凡在银行开户的独立核算单位都要核定库存现金限额，一个单位在几家银行开户的，由一家开户银行核定开户单位库存现金限额。独立核算的附属单位，由于没有在银行开户，但需要保留现金，也要核定库存现金限额，其限额可包括在其上级单位库存限额内；商业企业的零售门市部需要保留找零备用金，其限额可根据业务经营需要核定，但不包括在单位库存现金限额之内。
2.2.3 现金收支规定
（1）开户单位收入现金应于当日送存开户银行，当日送存确有困难的，由开户银行确定送存时间。送存现金时，需先由出纳人员清点票款、填写“现金缴款单”，然后送存开户银行。
（2）不得“坐支”现金，即开户单位支付现金，可以从本单位库存现金中支付或从开户银行提取，不得从本单位的现金收入中直接支付，即实行收支两条线。 企业因特殊情况需要坐支现金的，应当事先向开户银行提出申请，说明坐支现金的理由、用途和预计坐支的金额，然后由开户银行根据有关规定进行审定。审定后，企业应当严格按照开户银行核定的坐支范围和坐支限额坐支现金，并定期向银行报送坐支金额和使用情况。
（3）开户单位从开户银行提取现金，一般是由出纳人员填写“现金支票”，由本单位财会部门负责人签字并加盖预留银行的印鉴后，到开户银行办理提取现金业务。
（4）因采购地点不确定、交通不便、抢险救灾及其他特殊情况必须使用现金的单位，应向开户银行提出书面申请，由本单位财会部门负责人签字盖章，经开户银行审查批准后予以支付现金。
（5）出纳人员在办理现金收入业务时，应当面点清现金数额，开出现金收据，并加盖“现金收讫”印章和出纳人员名章。
（6）出纳人员在办理现金支出业务时，应认真审核现金付款凭证，并加盖“现金付讫”印章。出纳人员应根据付款凭证所列金额支付现金，同时在付款凭证上的“出纳”栏签字盖章。
（7）按照《现金管理暂行条例》及其实施细则规定，企业事业单位和机关团体部队现金管理应遵循以下规定：不准用不符合财务制度的凭证顶替库存现金（不得白条顶库）、不准单位之间互相借用现金、不准谎报用途套取现金、不准利用银行账户代其他单位和个人存入或支取现金、不准将单位收入的现金以个人名义存入储蓄、不准保留账外公款、不准发行变相货币、不准以任何票券代替人民币在市场上流通。
（8）企业除工资性支出和农副产品采购现金支出外，在提取大额现金时，要填写大额现金支取登记表，该表内容主要包括支取时间、企业名称、金额、用途等，由开户银行建立台账，报当地人民银行分支机构备案。
小贴士：什么是白条
白条是指不符合财务制度和会计凭证手续的字条或单据，一般由报销者在白纸上填制，无红、蓝色印章，所以称为白条。
2.2.4 现金内部控制
库存现金是企业流动性最强的资产，很容易出现挪用、短缺、盈余等现象，企业发生的舞弊事件也大多与现金有关。因此，企业应根据《现金管理暂行条例》的规定，加强现金内部控制，监督现金使用的合法性和合理性。
（1）钱账分管制度。企业应配备专职的出纳员，办理现金收付和结算业务，登记现金和银行存款日记账，保管库存现金和各种有价证券，保管好有关印章、空白收据和空白支票；出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。
（2）现金开支审批制度。明确企业现金开支范围；明确各种报销凭证，规定各种现金支付业务的报销手续和办法；确定各种现金支出的审批权限。
（3）现金日清月结制度。 日清是指出纳员对当日的现金收付业务全部登记库存现金日记账，结出账面余额，并与实有现金核对，保证账实相符；同时，月度终了，出纳员必须对现金日记账按月结账，并将库存现金日记账的余额与“库存现金”总分类账的余额核对，做到账账相符，此为月结。
（4）现金保管制度。库存现金超过限额的部分，应在下班前送存银行；除工作时间需用的小额现金外一律放入保险柜；限额内的库存现金核对后，放入保险柜；不得公款私存；纸币和铸币应分类保管。
2.2.5 库存现金的账户设置
为加强库存现金收支业务的核算，企业应设置库存现金日记账和总分类账，分别进行库存现金序时核算和总分类核算。
库存现金日记账一般采用三栏式的订本式账簿，日常工作中也有采用多栏式的订本式账簿的，由出纳员根据审核无误的现金收款、付款凭证和银行存款付款凭证，逐日逐笔顺序登记；库存现金总分类账采用三栏式的订本式账簿，由会计负责，可以直接根据记账凭证登记，也可以根据汇总记账凭证或账户汇总表登记，见表2－2。
登记库存现金日记账时，需要填写以下项目：
①日期栏：登记现金收、付业务发生的实际日期。
②凭证栏：登记收、付款凭证的种类和编号。
③摘要栏：登记经济业务简要说明。
④对方科目栏：登记现金收入或支出的对应账户名称。
表2－2 库存现金日记账
⑤金额栏：登记收入或支出现金的金额。收入记借方，支出记贷方，每日终了应计算当日现金收入及现金支出的合计数及本日余额（日清）。
⑥借或贷：表明余额的方向。借方余额写“借”字，贷方余额写“贷”字。
⑦余额栏：在登记每笔现金收入或现金支出金额后，应逐日结出当日现金余额。
【例2－1】 2019年8月1日，甲公司职员魏某因公到上海出差，预借差旅费8 500元。
员工预借的差旅费，需要员工出差回单位后凭票据报销。在报销之前，单位有权收回借款。在没收回之前，形成单位的应收款项，但不是销售形成的货款，应记入“其他应收款”。即“其他应收款”增加记借方，“库存现金”减少记贷方。因此，应进行如下操作：
根据 【例2－1】 的会计分录，填制甲公司本月记账凭证，并登记相关日记账和明细账。
【例2－2】 承 【例2－1】, 2019年8月12日，职员魏某出差归来，实际报销差旅费6 300元，余款退回财务处。
职员出差发生的差旅费，属于管理费用性质，应在“管理费用”中列支。原预借的8 500元实际只报销了6 300元，因此，管理费用增加6 300元，余款2 200元退回，财务部门的库存现金相应增加2 200元。报账后，原来魏某预借的8 500元，已被用完，应冲销原来的“其他应收款”。因此，应进行如下操作：
根据 【例2－2】 的会计分录，填制甲公司本月记账凭证，并登记相关日记账和明细账。
2.2.6 库存现金清查
为了保证现金的安全完整，企业应当按规定对库存现金进行定期和不定期的清查，一般采用实地盘点法，对于清查的结果应当编制现金盘点报告单。
小贴士：盘点注意事项
（1）盘点前，出纳人员应先将现金收、付款凭证全部登记入账，并结出余额；盘点时，出纳人员必须在场，现金应逐张清点，如发现盘盈、盈亏，必须会同出纳人员核实清楚。
（2）盘点时，除查明账实是否相符外，还要查明有无违反现金管理制度规定，有无以“白条”充抵现金，现金库存是否超过银行核定的限额，有无坐支现金等情况。
（3）盘点结束后，应根据盘点结果，填制“库存现金盘点报告表”，并由检查人员和出纳人员签名或盖章。此表具有双重性质，既是盘存单也是账存实存对比表；既是反映现金实存数调整账簿记录的重要原始凭证，也是分析账实发生差异原因、明确经济责任的依据。
库存现金清查结束后，如果发现有挪用现金、白条顶库的情况，应及时予以纠正；对于超限额留存的现金应及时送存银行。如果账款不符，发现有待查明原因的现金短缺或溢余，应先通过“待处理财产损溢”账户调账，做到账实相符。经查明原因并按管理权限批准后，应分别按以下情况进行处理：
（1）如为现金短缺，属于应由责任人赔偿或保险公司赔偿的部分，计入其他应收款；属于无法查明具体原因的，计入管理费用。
（2）如为现金溢余，属于应支付给有关人员或单位的，计入其他应付款；属于无法查明具体原因的，计入营业外收入。
小贴士：“待处理财产损溢”账户说明
“待处理财产损溢”是会计里边的科目，属于资产类账户，核算企业在清查财产过程中已经查明的各种财产物资的盘盈、盘亏和毁损。
“待处理财产损溢”账户经常设置两个明细科目，即“待处理固定资产损溢”“待处理流动资产损溢”。本科目可按盘盈、盘亏的资产种类和项目进行明细核算。待处理财产损溢在未报经批准前与资产直接相关，在报经批准后与当期损益直接相关。企业的财产损溢，应查明原因，在期末结账前处理完毕，处理后本科目应无余额。
库存现金清查业务的账务处理程序如图2－3、图2－4所示。
图2－3 现金短缺业务账务处理程序
图2－4 现金溢余业务账务处理程序
【例2－3】 2019年10月20日，甲公司在现金清查中发现，库存现金账面余额比实际少500元。23日查明原因为：采购部王某购买材料报账时少付了470元，其余30元无法查明原因，经批准转入营业外收入。
22日，发现盈余现金500元，即现金增加500元，为保证账实相符，应在“库存现金”借方登记；在查明原因前应先记入“待处理财产损溢”的贷方，等待查明原因再处理。因此，应进行如下操作：
23日，查明原因，王某报账时少付的470元应付给王某，未支付时列入其他应付款；无法查明原因的按规定转入营业外收入。应进行如下操作：
根据 【例2－3】 的会计分录，填制甲公司记账凭证，并登记相关日记账和明细账。
以后实际支付报账时少付给王某的470元时，应同时减少库存现金和其他应付款。
【例2－4】 2019年8月5日，甲公司在现金清查中发现，库存现金账面余额7 200元，实际库存6 400元。当日查明原因系出纳员肖某工作失误引起的短缺，应由其赔偿。
实际库存比账面余额少800元，属于现金短缺，即库存现金减少，应在贷方登记“库存现金”800元，查明原因前，先记入“待处理财产损溢”借方。因此，应进行如下操作：
现已查明原因系出纳员肖某工作失误，应由其赔偿，收到赔偿款之前，先将该笔款项记入“其他应收款”。
根据 【例2－4】 的会计分录，填制甲公司记账凭证，并登记相关日记账和明细账。
以后收到肖某的赔偿款时，应增加库存现金，同时减少其他应收款。会计分录为：
经典考题回顾
1. 【单选题】 下列各项中，出纳人员根据会计凭证登记现金日记账正确的做法是（ ）。
A．将现金付款凭证汇总后再登记
B．根据库存现金收付业务凭证逐笔、序时登记
C．根据现金收付款凭证金额相抵的差额登记
D．将现金收款凭证汇总后再登记
2. 【单选题】 现金盘点时发现现金短缺，无法查明原因的，经批准后计入（ ）。
A．营业外支出
B．财务费用
C．管理费用
D．其他业务成本
3. 【多选题】 下列各项中，关于企业现金溢余的会计处理表述正确的有（ ）。
A．应支付给有关单位的现金溢余计入其他应付款
B．无法查明原因的现金溢余计入营业外收入
C．无法查明原因的现金溢余冲减管理费用
D．应支付给有关单位的现金溢余计入应付账款
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