趋势:部门设置呈现“大教育”和“分工化”特点
教育管理者的素质会对教育部门的部门结构、层级设置产生影响。如实行事业部制,就需要有比较全面的领导能力的人作为事业部负责人;若实行矩阵结构,项目经理人选则要求有较高的威信和良好的人际关系,以适应其责多权少的特点。管理者的专业水平较高、领导经验较丰富、组织能力较强,就可以适当地扩大管理幅度,相应地,就会导致管理层级的减少,进而提高管理效率。
受访的科技类博物馆中近一半场馆的教育职能采用事业部制的大部制方式设置,归属于场馆中同一个一级部门,其余场馆的教育职能分散在2~4个不同的一级部门,总体呈现“大教育”的特点。在具体的岗位设置与分工上,则根据场馆的实际情况决定展厅运行、讲解辅导与课程表演类教育活动相关工作是否分设不同的团队,呈现“分工化”的特点。随着教育文创等新职能的引入,有些场馆开始调整组织架构或岗位设置。
发现1:职能归集与分散并存
各场馆的教育部门职能归属存在以下两种情况:有近一半场馆的教育职能归属于场馆中同一个一级部门,由该部门根据工作需要设置下属二级部门或不同的工作小组负责各类教育工作;其余场馆教育职能分散在2~4个不同的一级部门,各部门分工不同,相互配合实施教育工作。有个别场馆近几年计划或者已经根据工作需要进行了职能重新分配或调整;大部分教育管理者没有提出对现有教育职能(无论是集中还是分散)进行调整的意见。
各场馆教育职能归属情况如图1所示,有9家场馆的教育职能归属于场馆中同一个一级部门,另外有5家场馆教育工作归属于2个部门,5家场馆的教育工作归属于3个部门,1家场馆的教育工作归属于4个部门。
图1 各科技类博物馆教育工作所属部门
呼和浩特市儿童探索博物馆由教育活动部承担教育职能,下设展区服务和场馆教育活动两个小组,展区服务小组主要负责展厅维序、日常展项检查和报修、辅助和引导家长体验活动以及教育活动实施等;场馆教育活动小组负责研发和执行教育活动。
黑龙江省科技馆教育工作由三个部门共同承担:展教部、培训实验部和外联部。展教部负责以展厅为主的教育活动,包括讲解导览、科学实验、科学表演等。培训实验部负责以教室、实验室为依托的教育活动以及拓展类的馆校合作活动。外联部负责公众活动,如赛事、科普讲座、节日活动、冬夏令营、微信运营、宣传推广等。
发现2:岗位分工化趋势明显
在具体的岗位设置与分工上,由各场馆根据实际情况决定,主要呈现以下几个特点。
第一,各场馆展厅运行岗位与讲解辅导岗位的设置有所不同。约三分之一的场馆将展厅的运行工作(如开关机、维序、展品保养等)与讲解辅导工作分开,由不同岗位或不同小组负责;其余近三分之二的场馆则将展区现场的所有职能合并成一类岗位,即我们熟悉的“五大员”“全能型”岗位。
第二,各场馆展厅讲解辅导工作与课程表演类教育活动设置有所不同。有约三分之二的场馆将展厅讲解辅导工作与课程表演类教育活动分开,由不同岗位或不同小组负责。值得关注的是,有多家场馆是近两年才将这两部分工作分开的,可见行业普遍认为有必要进行一定的专业细分。少数场馆单独设立“培训部”向市场提供课程收费服务,多为企业或公益二类场馆。
第三,在岗位分工上存在以“块”为主的管理模式、按照“业务流程”设立不同小组的管理模式以及“项目制”方式三大类。绝大多数场馆按照业务模块分设不同小组,类似于企业的事业部制,是一种以“块”为主的管理模式,比如展览教育组、科学活动室、馆校合作组等。有个别场馆在探索按照业务流程设立不同小组的管理模式,包括研发、生产等主要环节,比如分设“研发或策划部”“课程等的实施组”等,主要出发点是“用人所长”,以充分挖掘人员的潜能。一些场馆采用更加灵活的“项目制”方式,打破部门职能的藩篱,组建项目团队,推进非经常性的一次性项目。
各场馆基础岗位人员分工如图2所示:有7家场馆将展厅运行岗位与讲解辅导岗位分设,由不同岗位或不同小组负责,13家场馆的展厅运行岗位与讲解辅导岗位合并,由同一小组负责;有12家场馆将展厅讲解辅导工作与课程表演类教育活动分设,由不同岗位或不同小组负责,8家场馆将展厅讲解辅导工作与课程表演类教育活动合并,由同一小组负责。
图2 各场馆岗位设置情况
重庆科技馆展览教育部分为三大展区,人员主要负责常设展厅基础运营、开关机、维序,基于展品的辅导,教育活动实施和策划,馆校结合课程等工作。
上海自然博物馆分设了研发部和活动实施部,根据教育人员特长竞聘上岗,研发部教育人员擅长各类活动策划,实施部门教育人员在活动实施方面经验丰富。研发部策划好活动后进行预演、考核,修改完善后培训实施部门的教育人员,实施部门的教育人员在后续实施中不断优化活动,两方相互配合共同提升教育活动效果。
广东科学中心的活动策划与馆校等拓展类项目采用“项目制”管理模式,其每年都会做项目计划,每个人都可能是不同项目的负责人,项目与职能相互交叉,大型项目集全中心之力运行。
发现3:新职能推动机构变革
在新的社会需求推动之下,随着博物馆教育职能范畴的扩展,科技类博物馆的部门和岗位设置也有所调整,以适应新的工作需求。
2016年左右开始,北京自然博物馆应文创工作需要,在办公室设立了专门的文创专员岗位,教育部门的一名教育人员成为首批文创岗位的员工并延续至今,负责围绕科普教育活动进行文创产品的创意设计,并根据用户反馈推进量产工作。
上海科技馆于2009年开始制作科普影片,于2011年成立科普影视创作部,目前已经累计创作纪录片14部,四维和球幕电影12部。
在《博物馆管理手册》一书中,作者提出美国的博物馆通常会设置评估主管一职,这个职位与教育主管、展览主管等岗位属于同一层级,共同向公共项目部(一级部门)负责人汇报。主要负责:评估公众在博物馆中的体验、设计和执行博物馆的评估计划、设计和实施观众与非观众调查、开展展览评估、实施项目评估,在参与展览设计、公共规划和其他公众项目开发时进行过程性评估。这种专职评估岗位的设置值得我国博物馆借鉴。