1.2 实施会计信息系统的基础

会计信息系统不仅是会计电算化，它还涉及人、财、物、供、产、销等诸多方面，覆盖企业生产经营活动的所有领域，是有效利用企业资源集成化的企业级信息系统，是一个具有系统复杂、实施难度大、应用周期长等特点的企业管理系统工程。因此，企业在实施会计信息系统时，必须从系统工程和科学管理的角度出发，建立健全管理体系和运作机制，打好系统实施所需的基础。这些工作主要包括：①企业的领导班子具有改革进取的决心，对实施的系统有一致的明确目标；②建立现代企业制度，制定明确、量化的应用目标；③扎实做好信息资源的基础管理工作；④建立一支高素质的信息技术队伍；⑤制定和完善企业信息化工作规范；⑥建立与会计信息系统相匹配的网络环境。

实施会计信息系统可促进企业解决以下问题。①基础管理不扎实：具体表现在人、财、物和供、产、销等方面与制度化、规范化、科学化有相当大距离，人为因素和主观因素的影响都非常大。②战略管理不到位：这是由于企业对内部资源的状况以及环境资源的状况不了解，对市场变化的趋势不能很好地把握，尤其是在信息不充分的情况下，往往容易做出盲目的决策。③信息资源不共享：由于企业内部的物资、财务、技术以及其他的部门信息不共享、不集成，沟通严重不足，结果大量的信息是孤岛式的、滞后的，甚至是虚假的和部门利益化的，管理的依据失真严重。即使是某个部门做得很好，企业整体的管理水平却很难提高。实施会计信息系统，可利用计算机的准确性和非情感性，使基础管理规范化，使综合管理集成化，大大减少决策者日常管理时间的消耗，大大增加企业投入市场和研发上的精力，提高战略管理的准确性。

实施会计信息系统要进行总体规划、分步实施。

第1阶段是基础管理阶段，基础阶段重点解决基础数据管理、基本业务流程设计、内部控制设计、员工业务规范的管理等方面。企业通过对这些基础的梳理和规范化，初步形成对企业资源的了解，从而能够有选择地对重点资源进行控制和把握。

第2阶段是理顺业务流程，规范企业管理。在实施会计信息系统的过程中，借助相关的管理理念对企业的流程进行优化，当优化后的流程（流程步骤和岗位相结合）借助软件和计算机硬件得以实现后，任何业务操作就必须遵守制定的规则。企业的业务流程集中体现在采购流程、库存管理流程、生产制造流程、销售流程和财务结算流程，不同的步骤由不同的岗位来处理，企业要严格按照系统控制流程，对企业内部所有环节进行有效的控制和管理。这样，就从管理范畴的深度上为企业提供了更丰富的功能和工具。

1.2.1 管理基础

实现财务管理与业务处理的协同，必须科学地规范企业的管理工作，设计业务流程，统一基础数据管理。如果这些工作做不好，那么再先进的系统也无法实现系统的设计目标。首先要扎实地做好信息资源的基础管理工作，包括财务管理、存货管理、生产管理、成本管理和固定资产管理等，做到数据准确、完备、客观、及时，为会计信息系统提供足够的基础支持。

1. 管理工作制度化

管理工作必须有相配套的管理制度。这些制度是为使用系统的“人”和系统制定的“规矩”。企业人员必须严格遵守这些“规矩”，才能保证会计信息系统的有效运作，实现会计信息系统的高度集成，物流、资金流、信息流的同步，并通过业务处理系统，预制每个业务的财务处理凭证。当特定的业务触发相应的处理时，系统自动生成凭证，保证会计信息及时从供应链系统获取。

2. 业务流程科学化

会计信息系统涉及人、财、物、供、产、销等诸多方面，覆盖企业生产经营活动的所有领域，是物流、信息流、资金流高度集中统一的系统。这无疑就要求企业对原有的组织机构、人员设备、工作流程进行重新安排，以保证系统功能的实现。实施信息系统的过程就是依据市场竞争规则的企业再造过程，所以，企业实施会计信息系统必须进行业务流程重组。也就是说，打破企业基于职能结构为基础的、流程被肢解成碎片分布于企业各职能部门的框架，重新整合流程，使之以一种全新而完整的方式运转起来。

许多成功的企业在搞企业信息化时，都是紧紧地围绕着企业的核心业务和主导流程来开展的。零售帝国沃尔玛的核心业务是商品零售，而要保证其遍布全球的连锁店能够正常经营，货物配送就成为它的主导流程。因此，沃尔玛不惜花费巨资来“强化”它的核心业务和主导流程。再如，青岛海尔是一家制造型企业，它在国内率先采用了计算机集成制造系统（CIMS），取得了非常好的效果。现在，海尔全面实行了“索酬、索赔、跳闸”的内部市场链（SST）管理制度。“市场链”实质上是以订单信息流为中心，带动物流和资金流的运行。

企业必须从自身的实际条件出发，逐步推进企业信息化与流程再造进程。企业流程再造必须同企业的信息化水平相适应，充分发挥信息化对流程再造的催化作用。再造以信息化为基础的企业作业流程，才能真正发挥信息系统的强大功能，在全球化、知识化、信息化的新经济时代取得竞争优势。

1.2.2 数据基础

1. 基础数据规范化

实施会计信息系统要从基础工作抓起，必须保证基础数据的完整性、准确性和可靠性，同时要对原来管理系统的每一环节进行整顿提高。实施信息化的成功企业和专家总结出了这样的名言：“三分技术、七分管理、十二分数据。”可以说，数据是信息系统的基础和核心，一个数据失真、不完整或采集不及时的信息化系统，无论其功能多么完善，使用如何方便，都不会有任何意义。然而，要做到系统中的数据准确、及时、全面，没有一套与之适应的管理规范是难以保证的。基础数据包括客户档案、供应商档案、物料档案、计量单位、仓库档案、固定资产清单、生产工序和工艺路线等，这些都要求规范化。

2. 财务数据规范化

财务基础数据也包括为财务系统提供信息的各种业务数据、各种材料和产品信息、工艺配方、客户和供应商档案、固定资产及人事信息等。这些数据是企业最重要的资源，是企业信息化建设的基石。实施会计信息系统，可以强行规范各种数据的建立，如在输入销售订单时，一定要输入客户编码信息、产品销售的行业流向等。这些规范的数据和特征值为今后信息的查询和决策分析提供了强有力的支持。

财务的基础数据主要有以下两类。一类是进行管理和会计监督所必须的定额和费用开发的标准和预算（或计划）；另一类是各种核算对象，如原材料、零配件、包装物、产成品、固定资产、低值易耗品等的名称和编码。对第一类基础数据，要结合管理制度和具体的管理办法制定出科学、合理、完整的标准，并规定相应的审核、批准权限。第二类基础数据是会计信息系统实施的基础，也是系统能够按照设计要求运行的基本保证，必须对这类数据进行系统的分类整理，才能为会计信息系统的顺利实施打好基础。

3. 历史数据规范化

为了保证会计信息系统初始化工作顺利进行，还需要对有关的历史数据进行必要的规范整理。

（1）规范会计科目体系，整理期初数据

按照选择的软件要求，设计企业的科目体系，然后对已使用的科目按照新的标准进行调整，使之与新系统对接，并按新科目准备期初数据。这些数据包括以下几个方面：各科目（包括明细科目）的年初数、累计发生数、期末数、辅助核算项目的期初余额、待清理的往来款项、数量金额账的数量和单价、外币金额账的外币和汇率等。

（2）往来账户的清理

对历史遗留下的无望收回的呆账、乱账和难账，应组织整理和处理，不宜进入会计信息系统的往来账户。根据不同的用户对往来账款的管理不同，可将往来账分设为客户往来、供应商往来、个人往来辅助账。系统在登记往来账户明细账、总账的同时，还应按单位名称或个人姓名在辅助账数据文件中，按辅助账的特点进行汇总登记和明细登记；还应对往来账户的有关资料，如企业名称、个人姓名、地址、电话、邮政编码等资料进行认真的清理，做到名称使用规范，相关资料齐全，从而为建立会计信息系统打好基础。

（3）银行账的清理

银行账的清理就是将单位的银行账与银行对账单进行核对，并查清未达账项的原因，以保证会计信息系统中银行账初始数据的准确性。

（4）存货的清理

存货的清理就是将各仓库中的物料、半成品、产成品进行盘点，对盘点结果进行相应的处理，如物料编码、物料名称、型号规格、计量单位、计划价格、实际价格、库存量等，然后按照软件的设计要求进行整理。

（5）固定资产的清理

固定资产的清理首先要对所有在册固定资产进行实地盘点，对于盘亏、毁坏的资产进行清理处理，然后按照软件的设计要求对固定资产进行分类整理。其具体工作包括整理卡片资料，确定每一资产的编号、原始价值、累计折旧、维修资料等变动项资料。

历史数据的正确与否，是决定系统运行结果是否准确可靠的前提条件，因为会计信息系统中大多数数据的处理，都以期初数作为处理和结转的依据。