1.1 会计信息系统的内涵

1.1.1 信息系统的概念

信息系统是指通过计算机对输入的原始数据进行收集、存储、传输、分析等变换处理，并输出有用信息的计算机系统。

信息系统的基本功能可归纳为以下几个方面。

（1）数据的收集和输入。数据的收集和输入功能是指将待处理的原始数据集中起来，转化为信息系统所需要的形式，输入到系统中。在衡量一个信息系统的性能时，必须考虑以下内容：收集数据的手段是否完善；准确性和及时性如何；具有哪些校验功能；输入手段是否方便易用；数据收集和输入的制度是否严密等。

（2）信息的存储。数据进入信息系统后，经过加工或处理，转换成对操作用户有用的信息。信息系统负责把信息按照一定的方法存储、保管起来。

（3）信息的传输。为了让信息的使用者更方便地使用信息，信息系统能够迅速、准确地将信息传递到各个使用部门。

（4）信息的加工。信息系统对进入系统的数据进行加工处理，包括查询、计算、排序、归并、汇总等。

（5）信息的输出。信息输出的目的是将信息系统处理的结果以各种形式提供给信息的使用者。

1.1.2 会计信息系统

会计信息系统（Accounting Information System，AIS）是管理信息系统的一个子系统，是专门用于企事业单位处理会计业务，收集、存储、传输和加工各种会计数据，输出会计信息，并将其反馈给各有关部门，为企业的经营活动和决策提供帮助，为投资人、债权人、政府部门提供财务信息的系统。它运用本身所特有的一套方法，从价值方面对企业、事业、团体的生产经营活动和经营成果，进行全面、连续、系统的定量描述。会计的各项活动都与信息有关，取得原始凭证是收集原始数据，填制记账凭证和记账是把会计数据转换成会计信息并进行信息的传递和存储，提供账簿和报表是会计信息的输出和使用。显然，会计活动的每个步骤都有信息处理任务，每一步都服从于一个统一的目标，所有步骤及其所采用的方法和程序加起来就形成了一个动态的有机整体，这个整体就是会计信息系统。

若从处理手段的角度来看，会计信息系统分为计算机会计信息处理系统（或称为电算化会计信息系统）和手工会计信息系统（或称为传统会计信息系统）。但随着手工会计信息系统的进一步减少，人们习惯将“计算机会计信息系统”简称为“会计信息系统”或“电算化会计”。电算化是我国经济领域对计算机处理经济事务通俗、笼统的称呼。“会计电算化”一词是1981年中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上提出的。它是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中，用计算机来辅助会计核算和管理，通过会计软件指挥计算机替代手工很难完成的会计工作。

1.1.3 会计信息系统的分类

按照会计信息系统所能提供的会计信息深度和服务层次，会计信息系统可以分为以下3种类型。

（1）会计核算系统。会计核算系统是会计信息系统的基础，也是其基本构成。不论会计信息系统在会计信息处理上达到何种深度和广度，这一层次都是必不可少的。其主要功能是处理传统财务信息，并向会计管理系统和会计决策支持系统提供来自企事业单位经济事项的最原始的会计核算数据，如总账核算、工资核算、材料核算、成本核算和固定资产核算等。

（2）会计管理系统。会计管理系统是会计决策支持系统的基础，是会计信息系统的中间层次。其主要作用是在核算处理的基础上，根据会计决策支持系统的会计决策信息完成对资金、成本、销售收入和利润等方面的管理和控制，并将决策执行的结果反馈给会计决策系统，行使会计信息系统的监督、管理和控制职能。例如，资金管理子系统用于对资金的使用、周转、控制和分析等。

（3）会计决策支持系统。会计决策支持系统是会计信息系统的最高层次。其主要理论依据是一些有关的数字经济预决策模型。同时，它建立在前两个层次之上，其规模是具有弹性的。由于各组织的实际情况和管理水平差别很大，因此每个组织对会计决策支持系统的要求也有很大不同，但其基本功能是帮助会计问题的决策者进行科学的经营决策和预测工作。其基本内容包括长短期投资预测、风险预测与控制、利润预测、不同情况下的投入产出预测和决策等。

需要强调指出的是，会计核算系统、会计管理系统、会计决策支持系统不是截然分开的，而是有着密切联系的。

按照不同的组织类型，会计信息系统可以划分为以下几种。

（1）工业企业的会计信息系统：主要对供、产、销过程进行核算、反映和控制。它一般分为总账、会计报表、工资管理、固定资产管理、材料管理、往来处理和销售管理等子系统。

（2）商业企业的会计信息系统：主要反映商品的采购、商品的存放管理、商品的销售业务。它一般分为总账、会计报表、工资管理、采购管理、库存管理和销售管理等子系统。

（3）行政事业单位的会计信息系统：主要核算国家财政的拨入款项，对各种费用支出进行监督和控制。它一般分为总账、会计报表、工资管理、预算管理和专项费用支出管理等子系统。

（4）科技贸易及服务类型组织的会计信息系统：主要核算所提供的劳务和归集的费用，同时对债权和债务进行分析和控制。它一般分为总账、应收款管理、应付款管理和工资管理等系统。

（5）金融机构的会计信息系统：可以核算、反映和监督银行本身的正常经营活动情况，同时核算、反映和监督各部门、各组织的资金活动情况。它一般分为柜台供应链系统、同城资金核算系统、电子联行系统、转账系统、国际资金结算系统、固定资产管理系统、会计报表和决策支持系统等。

按照会计信息的开展范围和组织形式，会计信息系统可以划分为以下几种。

（1）单位会计信息系统：指一个法人单位或独立核算单位的会计部门使用的会计信息系统。此处单位是指包括各行各业的单位，它是行业会计信息化系统和地区会计信息化系统的基础。但是行业不同，其核算范围和深度也有所不同。

（2）行业会计信息系统：有两种含义，一是行业各单位的会计部门实现会计信息化；二是全行业的会计部门实现报表和报表汇总的会计信息化。行业会计信息系统的第一种含义有待于单位的会计信息化全部实现，所以各个行业的主管领导在开展会计信息化工作时，应把近期的工作着眼点放在此项工作上。实现行业内报表的收集和汇总相对简单一些，但也应抓紧部署该工作。

（3）地区会计信息系统：一是全地区所有单位的会计部门实现会计信息化；二是全地区的会计部门实现报表的收集和汇总会计信息化。

1.1.4 会计信息系统的组成

会计信息系统从物理组成来看，是由计算机硬件、计算机软件、数据、会计规范、人员组成的；从职能结构来看，是由若干个职能子系统组成的。

1. 会计信息系统的物理组成

（1）计算机硬件。计算机硬件是指进行会计数据输入、处理、存储及输出的各种电子设备。输入设备有键盘、鼠标、光电扫描仪和条形码扫描仪等；处理设备有计算机主机；存储设备有硬盘、光盘和U盘等；输出设备有显示器和打印机等；通信设备有传输介质、路由器等。硬件设备不同的结构及组合方式决定了会计信息系统的不同工作方式。目前常见的有单用户结构、多用户结构、局域网结构和广域网结构4种类型。

（2）计算机软件。计算机软件包括系统软件和应用软件。系统软件主要是指中文操作系统、数据库管理系统等，一般在购买硬件设备时由计算机厂商提供或自行购买。应用软件主要指会计软件，它是会计信息系统的一个重要组成部分。有关会计软件的一些文档资料也包括在会计软件之内，使用单位可以组织开发设计会计软件或购买商品化会计软件。

（3）数据。会计信息系统的数据包括输入的原始数据（如原始凭证）、处理后的中间结果数据（如明细账、总账、多栏账等）、系统处理结果向组织内部和外部有关部门人员提供的会计数据（如会计报表等）。由操作人员把会计数据输入计算机内，计算机进行处理后，再输出相应的各种数据。由于会计信息涉及面广、量大，必须由专门的数据库系统集中处理这些数据。

（4）会计规范。会计规范是指保证会计信息系统正常运作的各种制度和控制程度，如硬件管理制度、数据管理制度、会计人员岗位责任制度、内部控制制度、会计制度、会计准则等。

（5）人员。人员一般是指从事系统的规划、开发、维护和使用的人员，有系统管理员、系统分析员、系统维护员和会计档案保管员等。人员也是会计信息系统中的一个重要因素，如果没有一支高水平、高素质的会计人员队伍和系统管理员队伍，硬件、软件再好，系统也难以稳定、正常地运作。

2. 会计信息系统的职能结构

会计信息系统职能从其系统职能结构来看可分为会计核算职能和会计管理职能，会计核算职能目前较为成熟。下面以工业企业会计信息系统为例来介绍其职能构成。

（1）会计核算职能

① 总账系统：用于日常账务处理，从记账凭证的录入开始，完成凭证的复核、记账、结账等业务处理，并对凭证、总账、明细账、日记账、科目汇总表和多栏账等账表进行查询，提供各种形式的查询打印功能。总账系统是整个会计信息系统的核心。各供应链系统如工资核算、材料核算等生成的凭证需要转入总账系统进行登账，同时，总账、明细账等会计信息也是会计报表系统的基础。

② 会计报表系统：根据总账系统有关账簿、凭证的数据，自动生成会计报表，包括资产负债表、利润表和现金流量表等。根据企业管理的要求，也可以设计相应的内部报表，自动从账务处理系统或其他供应链系统提取数据，进行会计信息的分析。

③ 应收款、应付款管理系统：专门负责企业的应收款和应付款管理，进行发票的登记，收款和付款的录入，往来数据的核销，随时查询、分析往来数据的汇总报表和明细表，即时反映往来单位的余额等情况，并可进行账龄分析等查询。

④ 固定资产管理系统：用于管理固定资产卡片信息，根据原始固定资产卡片信息自动登记固定资产明细账，每月根据折旧方法计提折旧凭证并传递到账务处理系统，用户可以随时查询固定资产卡片信息和折旧分配表等账表。

⑤ 工资管理系统：用于处理职工工资核算，以及考勤记录、扣款、扣税等基础数据，自动计算职工应发工资和实发工资等，完成工资的汇总、分配和福利费的提取等工作，编制输出工资条和分析报表等，自动生成工资核算有关凭证并传递到账务处理系统。

⑥ 销售系统：负责针对客户的产成品销售业务，进行销售发货单的处理，销售发票的登记，销售费用和税金的处理，可以查询销售收款、欠款和利润等情况，并将有关系统凭证传递到总账系统。

⑦ 采购系统：负责采购原材料的处理，进行采购收货的处理，采购发票的登记，采购费用和税金的处理，可以查询采购付款、欠款和成本降低等情况，并将有关系统凭证传递到总账系统。

⑧ 库存系统：主要负责材料的收、发、储存和使用的有关核算工作。通过录入材料入库凭证、发料凭证以及委托加工凭证，自动登记库存台账、进出库流水账和收发存汇总表等。

（2）会计管理职能

① 投资决策系统：根据不同的决策方法对组织的投资方案进行测算、对比和分析，从中选择最优的方案。

② 销售预测分析系统：根据预测的对象、目的、时间及精确程度的不同，用不同的预测方法对产品的未来销售做出预测和分析。

③ 全面预算系统：根据不同的管理理念采用不同的预算编制方法，在销售预测的基础上，对组织未来特定时期生产经营活动做出数量说明。

④ 成本控制系统：根据不同的成本控制目的，采用不同的成本控制方法对产品进行事前、事中、事后控制，分析实际成本与标准成本的差异，找出成本升降的原因，为成本决策提供依据。

⑤ 存货控制系统：根据不同的存货控制方法分析构成存货成本的各个项目，得出最适当的存货存储数量，使库存存货的成本总额最小化。