3.2　索赔的详细程序

3.2.1　费用补偿程序

FIDIC《施工合同条件》第20.1款［承包商的索赔］规定了追加付款的索赔程序：如果承包商认为，根据本合同条件的任何条款或与合同有关的其他文件，他有权得到竣工时间的任何延长期和（或）任何追加付款，承包商应向工程师发出通知，说明引起索赔的事件或情况。与此同时，FIDIC合同中还规定了承包商在遇到某些突发事件并且影响承包商的利益时，承包商应“尽快”或“立即”通知工程师，以及承包商得到工程师指令工程变更的付款必须遵循的程序。

根据特别法优于普通法和特殊条款优于普通条款的原则，承包商应首先遵守每个条款的特殊规定，并且总体上不能违反索赔程序的具体规定，这样，对于维护承包商的合法权益更有保障。有特别规定的“尽快”或“立即”通知条款包括：

第4.12款［不可预见的外界条件］规定：如果承包商遇到认为不可预见的不利物质条件，应“尽快”通知工程师。（“物质条件”系指承包商在现场施工时遇到的，自然物质条件和人为造成的物质条件的及其他物质障碍和污染物，包括地下和水文条件，但不包括气候条件）。

第4.24款［化石］规定：如果承包商在现场发现化石、硬币等物品，承包商应进行有效的保护，在移动上述物品之前，应“立即”通知工程师，由工程师就处理上述物品发出指示。

上述两种情况下，承包商应首先按合同的规定“尽快”或“立即”通知工程师，然后按合同规定的索赔程序进行索赔。

其他有特别规定的条款还有第12.3款［估价］规定：合同赋予了工程师对承包商发布工程变更指示并对变更的工作进行估价的权力。但对承包商获得上述付款进行了程序上的限制和规定，承包商必须在工程师的变更指示发出14d内，且在变更工作开始之前，向工程师提交其索取额外付款的意图，或者工程师在上述期限内将其变更费率或价格的意图通知承包商，承包商只有完成了上述程序，才有权依据索赔程序进行索赔。

3.2.2　工期延长程序

同样，FIDIC《施工合同条件》第20.1款［承包商的索赔］规定了工期延长索赔程序，承包商要获得工期延长，同时要符合合同条件中规定的具体可延长工期的程序：

第8.4款［竣工时间的延长］规定：①变更或合同中某些单项工作量的显著变化；②根据本条件某款，有权获得延长的原因；③异常不利的气候条件；④由于流行病或政府行为造成可用人员或货物的不可预见的短缺；⑤由雇主、雇主人员或在现场的雇主的其他承包商造成或引起的任何延误、妨碍或阻碍。

第8.5款［当局造成的延误］规定：①承包商已努力遵守了工程所在国依法成立的有关公共当局所制订的程序；②这些当局延误或打乱了承包商的工作；③此延误或干扰是无法预见的。

承包商在遇到满足上述有理由的工期延误后，应按照第20.1款［承包商的索赔］的规定，向工程师发出通知。工程师每次按照第20.1款确定延长时间时，应对以前做出的确定进行审查，可以增加，但不得减少总的延长时间。

3.2.3　保持同期记录

当索赔事件发生时，承包商应有同期记录。同期记录中一般应包括索赔事件发生的时间、地点、索赔的直接依据，以及是否向工程师发出了索赔意向通知，是否抄送了雇主。还应记录承包商已经采取了哪些措施等。工程师有义务审查该同期记录。承包商在要求工程师对同期记录进行审查时，应同时请工程师说明他是否要求承包商保持其他记录。如果承包商保持了同工程师的沟通，这对承包商是有利的。同期记录对承包商以后可能提出的任何索赔是相当必要的。但如果承包商没有同期记录，并不意味着承包商索赔请求权的消灭，他可依据争端解决程序实现索赔权。但承包商的索赔权的实现只能限于既有记录所证实的情况，如果没有既有记录的证实，承包商的索赔权将不能实现。因此，无论如何，承包商都应做好任何施工现场记录，这对于承包商的利益来说是至关重要的。

3.2.4　提交索赔证明

证明环节是索赔能否成功的关键，承包商应遵守如下程序：首先应在规定的时间内，向工程师提交证明资料。合同规定，提交证明资料的期限为承包商向工程发出索赔意向通知后的28d内，或在工程师可能同意的其他合理时间内。如果提出索赔的事件具有连续影响时，在上述期限内所提交的详细报告只能被视为中间的，承包商应按工程师提出的合理时间间隔要求（一般按月），继续递交进一步的中间索赔证明资料，承包商应在索赔事件所产生的影响结束后28d之内递交一份最终索赔报告。但这里容易出现的问题是“索赔事件所产生的影响结束”的确定，实践中，某一具体事件的影响何时结束经常会发生争论，因此，承包商明智的做法是密切保持同工程师的关系，及时同工程师沟通，取得工程师的认可。

1.证明资料范围

为了达到索赔的目的，承包商要进行大量的索赔论证工作来证明自己拥有索赔的权利，而且所提出的索赔款额是准确的，即论证索赔权和索赔款额。对于所有的施工索赔而言，以下十个方面的资料是不可缺少的。

（1）招标文件。它是工程项目合同文件的基础，包括通用条件、专用条件、施工技术规程、工程量表、工程范围说明、现场水文地质资料等文本都是工程成本的基础资料。它们不仅是承包商投标报价的依据，也是索赔时计算附加成本的依据。

（2）投标报价文件。在投标报价文件中，承包商对各主要工种的施工单价进行了分析计算，对各主要工程量的施工效率和进度进行了分析，对施工所需的设备和材料列出了数量和价值对施工过程中各阶段所需的资金数额提出了要求等等。所有这些文件在中标及签订施工协议书以后都成为正式合同文件的组成部分，也成为施工索赔的基本依据。

（3）施工协议书及其附属文件。在签订施工协议书以前合同双方对于中标价格、施工计划合同条件等问题的讨论纪要文件中，如果对招标文件中的某个合同条款作了修改或解释，则这个纪要就是将来索赔计价的依据。

（4）来往信件。如工程师或业主的工程变更指令、口头变更确认函、加速施工指令、施工单价变更通知、对承包商问题的书面回答等等。这些信函包括电传、传真资料都具有与合同文件同等的效力，是结算和索赔的依据资料。

（5）会议记录。例如标前会议纪要、施工协调会议纪要、施工进度变更会议纪要、施工技术讨论会议纪要、索赔会议纪要等等。对于重要的会议纪要、要建立审阅制度，即由作纪要的一方写好纪要稿后，送交对方传阅核签，如有不同意见，可在纪要稿上修改，也可规定一个核签的期限，如7d；如果纪要稿送出后7d内不返回核签意见，即认为同意。这对会议纪要稿的合法性是很必要的。

（6）施工现场记录。主要包括施工日志、施工检查记录、工时记录、质量检查记录、设备或材料使用记录、施工进度记录或者工程照片、录像等等。对于重要记录，如质量检查、验收记录，还应有工程师派遣的监理员签名。

（7）工程财务记录。如工程进度款每月支付申请表，工人劳动计时卡和工资单、设备、材料和零配件采购单、付款收据、工程开支月报等等。在索赔计价工作中，财务单证十分重要。

（8）现场气象记录。许多的工期拖延索赔与气象条件有关。施工现场应注意记录和收集气象资料，如每月降水量、风力、气温、河水位、河水流量、洪水位、基坑地下水状况等等。

（9）市场信息资料。对于大中型土建工程，一般工期长达数年，对物价变动等报道资料应系统地收集整理，这对于工程款的调价计算是必不可少的，对索赔也同等重要。如工程所在国官方出版的物价报道、外汇兑换率行情、工人工资调整等。

（10）工程所在国家的政策法令文件。如货币汇兑限制指令、调整工资的决定、税收变更指令、工程仲裁规则等等。对于重大的索赔事项，如遇到复杂的法律问题时，承包商还需要聘请律师专门处理这方面的问题。

2.索赔报告

（1）总论部分。

概要地叙述发生索赔事项的日期和过程；说明承包商为了减轻因索赔造成的损失和损害而做的努力；索赔事项对承包商工期和费用的影响；以及承包商提出的索赔要求。

（2）论证索赔的依据和索赔额。

论证索赔的依据应按照合同条件和工程所在国的法律规定，充分阐明索赔的法律理由，使索赔要求建立在合同和法律的基础上。同时，承包商应对索赔额和工期进行准确的估计，并进行有理有据的证明。证据内容选择可根据索赔内容的需要而定，包括：工程所在国的重大政治、经济、自然灾害的正式报道（罢工、动乱、地震、飓风、异常天气、税收、海关新规定、汇率变化、法律、工资和物价定期报道等）；施工现场记录或报表、往来函件及照片摄像等；工程项目的财务和物资的记录、报表等。

提供证据资料应注意引用的每个证据的证明力。比如，对一个重要的电话记录或对方的口头命令，仅附上承包商自己的记录是不够的，最好附以经对方签字的记录，或附上当时发给对方要求确认该电话记录或口头命令的往来函件，即使对方未复函确认或修改，亦说明责任在对方，按合同的有关规定及惯例应理解为对方已默认。

如果承包商未能提交合同条件规定的证明资料，则承包商所获得的有关款项只能限于工程师或依据争端解决程序指定的任何仲裁人通过既有同期记录及其他记录所证实的情况来获得。也就是说，在此情况下，索赔程序不再适用，转而适用第20.6款“仲裁”的争端解决程序，承包商得到付款的权利将受到限制。

提供证据资料应注意引用的每个证据的证明力。比如，对一个重要的电话记录或对方的口头命令，仅附上承包商自己的记录是不够的，最好附以经对方签字的记录，或附上当时发给对方要求确认该电话记录或口头命令的往来函件，即使对方未复函确认或修改，也说明责任在对方，按合同的有关规定及惯例应理解为对方已默认。如果承包商未能提交合同条件规定的证明资料，则承包商所获得的有关款项只能限于工程师或依据争端解决程序指定的任何仲裁人通过既有同期记录及其他记录所证实的情况来获得。也就是说，在此情况下，索赔程序不再适用，转而适用第20.6款［仲裁］的争端解决程序，承包商得到付款的权利将受到限制。

3.2.5　索赔款的支付

工程师有义务在临时付款证书中证明那些已有详细申述的索赔，索赔额的确定应由工程师同雇主和承包商适当协商，如果承包提供的证明不足以证实全部的索赔，则承包商有权获得已满足工程师要求的那部分细节所证明的索赔款项的支付。在工程师收到报表和证明文件后56d内，雇主向承包商支付索赔款项。如果雇主未在上述付款时间内付款，则应向承包商支付应付之日起的上述应付款索赔额的利息。如果索赔事件具有持续的影响以致使索赔额的支付被列在最终付款证书中，那么雇主应在收到最终付款证书后56d之内向承包商支付，如果雇主未在上述付款时间内付款，则应向承包商支付从应付之日起的按月计算上述应付索赔额的利息，除非专用条件中另有规定，上述费用应以高出支付货币所在国中央银行的贴现率三个百分点的年利率进行计算，并应用同种货币支付。

如果承包商的一项索赔事件没有持续性的影响，他应将应获得的索赔额包含在月报表中，依据工程师颁发的临时证书获得索赔款的支付。如果承包商的索赔事件具有持续性的影响，那么承包商按规定在影响结束的28d之内向工程师提交最终详细报告，获得工程师的确认后应及时将应得的索赔额包含进月报表或竣工报表，最迟也应包含在最终报表中。如果承包商没有将索赔款项包含在最终报表，则意味着雇主不再对任何付款承担责任，对于承包商来说，则意味着承包商自动放弃了自己的权利。因此，索赔款的支付程序对承包商来说同样重要，在重视索赔的同时，还应关注确实得到了索赔款的支付。

承包商只有满足了上述程序，工程师才能受理承包商的索赔。如果承包商没有执行上述的程序，就只能求助于争端解决程序，且承包商是否能得到工期索赔以及得到的工期延长的期限将由仲裁庭根据能够证明的事实来确定。