国有施工企业基于工作清单和责任矩阵的项目精细化管理

中铁上海工程局集团有限公司

中铁上海工程局集团有限公司（以下简称“中铁上海局”）是中国中铁股份有限公司下属成员单位。成立于2010年12月30日，主营业务范围包括城市轨道交通、铁路、公路、市政基础设施建设、水务环保及其他建筑、安装工程和投资业务等。中铁上海局总部设立于上海市静安区，下设11个全资子公司、3个分公司、5个区域经营指挥部，11个营销性办事处，在建项目160余个，辐射到全国28个省、市、自治区。企业注册资本7.67亿元，总资产127.66亿元，企业综合授信额133亿元。中铁上海局现有员工8000人，拥有各类机械设备2000余台（套），总功率11.8万千瓦，设备资产11亿元。2015年完成新签合同额340亿元，完成营业额为175亿元，实现净利润为13536.66万元。

一、国有施工企业基于工作清单和责任矩阵的项目精细化管理背景

（一）落实工作岗位责任，提高企业执行力的需要

随着项目部的数量逐步增加，管理人员不断增加，有些问题已经非常突出。一是责任不能落到实处，执行力逐级递减；二是生产效率低下，由于管理层次过多，下面需解决的问题不能及时反映上来，就不能及时解决；三是由于岗位不清、责任不明，在部门间、员工间出现扯皮现象，容易出现工作遗漏现象。

因此，中铁上海局按照股份公司要求，结合项目精细化管理，推广使用工作清单和责任矩阵，编制项目部工作清单和责任矩阵、部门工作清单和责任矩阵和个人工作清单和责任矩阵，明确每项工作的主责部门和辅责部门，主责人和辅责人，让每个部门和每个员工都明白自己的岗位职责和工作内容，解决工作中扯皮现象，提高员工的主动性和岗位履职能力，提高员工在日常工作中的执行力，从而提高企业整体执行力水平。

（二）借助互联网和信息化技术，提升管理效率的需要

中铁上海局每周、每半月和每月要求子分公司上报表格可达432个，数量非常多，有不少表格存在重复内容，但由于表格是由中铁上海局不同部门分别收集，导致上报表格合并收集的可能性不大。如果中铁上海局需要了解一个项目某个施工环节的具体情况，中铁上海局首先要向子分公司下发通知，子分公司再向项目部下发通知，项目部再让相关部门填报相关数据，数据再一层一层上报，整个信息传送流程缓慢，不能及时送达。

中铁上海局认识到，借助互联网和信息化技术，开发工作清单和责任矩阵软件，更有利于数据的收集工作，提高管理效率；更方便公司相关部门和人员查询各个项目施工状态，能够借助工作清单和责任矩阵软件的查询功能，随时掌控项目的在建状态，及时发现风险，提出解决措施。

（三）创新项目管理工具，提高企业竞争力的需要

中铁上海局自2010年重组以来，企业规模得到迅速扩张，管理水平也得到业内和股份公司认可。但中铁上海局充分认识到，企业已经遇到发展瓶颈，工程成本居高不下。如果不进行管理创新，企业发展势必将止住脚步、停滞不前，逐步失去企业竞争力。从参观马来西亚MRT项目管理模式来看，发展瓶颈就在于项目的管理工具。

中铁上海局自2014年7月开始工作清单和责任矩阵试点工作，2015年元月全面推广。两年来，中铁上海局通过选取项目试点、明确管理层次、厘清职责范围、创新编制方法、编制专业模板、开发系统软件、突出应用研究、着力全面推广，实现管理标准的统一，提高工作效率，降低成本，实现向管理要效益，最终提升企业竞争力。

二、国有施工企业基于工作清单和责任矩阵的项目精细化管理内涵和主要做法

为提高项目管理水平，通过落实各种工作岗位责任，提高企业执行力；借助互联网和信息化技术，提升管理效率；创新项目管理工具，提高企业竞争力；编制工作清单和责任矩阵，打好项目精细化管理基础；编制专业模板，提高项目精细化管理水平；借助信息化平台开发软件，提升项目精细化管理水平；与成本管理密切结合，确保项目精细化管理效益；最终实现积累项目管理经验、提高项目精细化管理水平和企业执行力和竞争力提升。主要做法如下：

（一）明确基于工作清单和责任矩阵的项目精细化管理目标、基本思路和原则

基于工作清单和责任矩阵的项目精细化管理的目标是，通过推行工作清单和责任矩阵，进一步实现项目精细化管理，落实各个工作岗位责任，提高员工工作积极性，提高项目生产效率，有效控制项目成本，提升企业执行力，提高企业管理水平。

基于工作清单和责任矩阵的项目精细化管理的基本思路是，通过对项目部所有工作的谋划和梳理，结合项目施工经验，由项目部决策层对工作任务依据项目分解结构技术进行大项分解，再由各职能部门根据专业分工对工作过程进行分解，一次性把项目部所有工作分成几百项甚至上千项具体任务，项目决策层专题讨论、审核把关，提出修改意见，项目各部门及员工根据意见最终修订完善，形成项目工作清单。然后，根据每项具体任务的内容和工作量，确定委派什么样的工种、多少人和完成任务时间节点，再确定派哪几个部门去完成这件具体任务，而且明确主责人、辅责人和审核人。将项目工作清单中的所有具体任务和参与这个项目工作的人员记成一张工作与人员对应的表，就是责任矩阵。

通过公司考核项目部、项目部考核部门、部门考核主责人和辅责人的形式使工作清单中的任务得到逐项落实。公司企业发展部总体负责工作清单和责任矩阵的推进、管理和总结工作，公司领导和其他部门也可以通过该工具随时掌握项目施工的进展情况。

通过项目试点，总结经验，就不同工程项目，整理出不同专业的模板，保证每项工程只要一查模板，很快就能梳理出项目工作清单和责任矩阵，逐项落实责任，顺利完成施工任务。

基于工作清单和责任矩阵的项目精细化管理共有四项实施原则：一是同步性原则。工作清单和责任矩阵的推进是一项系统工程，项目部各管理层级同步进行，共同推进，做到上下联动、步调一致，实现各项工作的同步性。二是全覆盖原则。工作清单和责任矩阵的推进覆盖项目管理的所有外部协调、内业管理、制度执行、工序管理等，涉及项目部中所有工作人员，突出每名工作人员的主体作用。三是全过程原则。工作清单和责任矩阵的推进应贯穿项目施工的全过程，通过将项目部工作任务层层分解，对应责任层层落实，实现全过程管理。四是持续性原则。工作清单和责任矩阵的推进是提升企业管理效率的重要手段，是企业需长期坚持的发展战略。通过长期并持续的推进，实现企业实现可持续发展。

（二）成立领导小组，为项目精细化管理提供组织保障

为加强工作清单和责任矩阵应用管理的组织领导，落实基于工作清单和责任矩阵的项目精细化管理工作责任，中铁上海局成立工作清单和责任矩阵推进工作领导小组，全面领导组织集团公司工作清单和责任矩阵应用管理相关工作，审议实施方案、研究决定重大问题、组织开展检查评价等。

其中，中铁上海局总经理任组长、分管企业管理的副总经理任副组长、其他高级管理人员任成员。领导小组下设办公室，办公室主任由企业发展部部长担任，其他各部门负责人为办公室成员，负责各项工作的具体落实，制订实施方案，督促实施方案的推进落实。

中铁上海局领导小组定期或不定期对各项目部的落实和推进情况进行检查督导，及时发现推进过程中存在的问题并督促整改，促进集团公司管理水平的持续提升。

（三）编制工作清单和责任矩阵，奠定项目精细化管理基础

中铁上海局领导在不同场合多次强调推行工作清单和责任矩阵的重大意义，使各试点单位充分认识到工作清单和责任矩阵是一种有效的管理工具，能够避免工作遗漏，明确责任，提高执行力，提高工作效率。同时，正确对待推广中出现的问题，对层级管理、绩效考核、专业化模板、动态调整等推进过程中的问题勇于实践、大胆探索，才能真正使工作清单和责任矩阵发挥管理作用。在此基础上，科学编制清单矩阵，把握执行要点。

1.创新管理，优化管理层次

根据马来西亚MRT项目大项目产品清单管理模式中所分协助、控制、批准、提供数据、执行、处理、主持、参与、保存、检查/审计、建议/启发、审阅/评论、起草等12个管理层次，结合公司国内项目管理实际，对其管理层次进行优化，明确管理层次由三级组成，为主责、辅责和审核，使管理层次更加分明，员工应用更加简洁；责任主体采取岗位名称与员工姓名相结合的方式，确保责任落实到个人。

2.梳理任务，确定工作清单

结合企业实际，对项目部所有工作，利用工作分解结构技术WBS，制定分解结构标准，对各项工作进行标识和定义，层层分解，细分到可以由独立的岗位负责执行、交付或者完成，工作界面实现无缝衔接。组织员工充分认识工作责任，并且培养履行工作责任的意愿与能力。确保员工完成工作，按照规定交付工作成果。建立责任考核与收入挂钩制度，实现多劳多得。

建立工作清单，一是坚持动态调整。要定期对工作清单的实现进行评价，并依据客观环境的变化、管理工作及合同要求的变化相应调整，以确保全面管理的纲领性作用。二是把握建立工作清单的“度”，“无不及，也不过”既全面涉及所有管理过程，避免漏项；不能太执着“过细”，避免影响管理工作的实现效率和工作效率，束缚实施者自身的手脚。通过分解各项工作的过程形成工作清单，使各项管理工作从制定目标、明确责任、保证资源、建立制度、计划统计、成本控制以及报告的过程实现精细化。

3.分工明确，确定责任矩阵

通过岗位人员与工作清单中各项工作正交，建立工作与岗位之间的对应关系，形成工作责任矩阵。责任矩阵为管理者标识出每一个岗位在管理工作执行过程中所承担的责任。对责任矩阵横向检查，确保任何一项工作或活动有人负责；纵向检查，总览每一个岗位负责的全部工作事项。确定岗位责任矩阵的关键点包括：

工作定岗：通过岗位责任矩阵保证每项工作的管理职能分配到相应的岗位；确保每项工作所要求的岗位职能齐全，做到有人建议、有人实施、有人监督。

员工定岗：通过岗位责任矩阵，将岗位授予具体员工负责。使工作内容的无缝衔接到工作责任的无缝衔接，从而达到管理工作从岗位责任无缝衔接到责任人无缝衔接，实现全员对工作目标、责任范围、交付成果、执行过程达成共识。

明确岗位责任：员工充分认识自己的岗位责任，并且建立履行工作责任的意愿，培养员工履行责任的能力。管理人员认识岗位职责的尺度包括：明确组织目标、机构目标、机构工作范围、个人工作范围，上/下游工作、上/下级工作，横向工作及衔接、约束条件、先决条件、过程要求、交付要求、时间要求，并且始终关注组织目标实现。

量化指标：岗位责任矩阵将具体岗位授予到具体的员工负责，使员工的岗位责任具体化，为员工绩效考核提供测量体系和考核依据，也便于提供责任追索凭据。

4.把握要点，突出现场管控

一是突出一个核心。突出现场管控与生产服务核心，始终围绕满足工期进度、落实现场服务、优化资源配置、加强成本控制、推动创新创效、实现均衡有序总体目标。

二是强化一条主线。始终抓住项目全过程这条主线，以项目建设目标依次明确重点工作阶段、产品交付和目标内容，加强工作清单和责任矩阵的条理性和逻辑性。

三是掌握一套标准。分系统、分门类掌握有关建筑法律法规、行业建设规范和企业内部规章制度，形成整套标准，作为工作清单和责任矩阵编制、完善的依据，确保工作清单和责任矩阵的合法性和规范性。

此外，中铁上海局科学设计编制形式，将工作清单和责任矩阵合并编制，形成二维的工作清单和责任矩阵。例如，昆明地铁OCC项目分专业、分系统，对地铁基坑项目编制机关工作清单和责任矩阵612项、作业类工作清单和责任矩阵329项、管理业务流程86个；合肥地铁2号线5标对各项管理职能进行层层分解，共编制项目部机关工作清单和责任矩阵335项，编制作业类工作清单和责任矩阵238项。

（四）编制清单矩阵专业模板，提高项目精细化管理效率

中铁上海局要求各项目遵循“由易到难、由简入繁、由点带面”推进原则，定期分析总结工作清单和责任矩阵的阶段性管理成果，根据实际动态调整工作清单和责任矩阵。通过不断反复探索和完善，使工作清单和责任矩阵更加贴近项目实际，切合工作需要，提高管理效率。经过检查督导、相互交流以及自身实践，组织相关项目部在反复完善的基础上，从项目准备阶段、实施阶段和收尾阶段进行细分，形成工作清单和责任矩阵的各个模块。

中铁上海局根据形成的模块，分别编制各专业的工作清单和责任矩阵模板。为保证模板切合项目施工生产实际，中铁上海局分别选派五名在相应专业领域具有丰富工作经验的专家对模板进行审核，确保模板的科学合理。模板于2015年6月23日印发，共覆盖五个专业，分别是地铁铺架、地铁车站、盾构和城市隧道工程，满足企业项目管理需求。

（五）借助信息化平台开发软件，提升项目精细化管理水平

1.开发专门管理软件，提高项目精细化管理水平

针对项目部普遍反映工作清单和责任矩阵编制初期工作量巨大，并且采用EXCEL表格形式不易进行动态管理的实际，中铁上海局深入调研，积极筹划，组织相关部门和人员开发专门工作清单和责任矩阵管理软件，实现以下功能：一是任务管理和责任分工。工作人员可以在线编制清单，并明确责任人（主责、辅责、审核等），同时确定需要完成的时间节点。二是任务过程管理功能。主责人对主责工作定期或在固定的时间节点对工作的完成情况进行阶段性成果说明；根据工作实际调整时间节点；增加、删除、修改相关任务。三是查询功能。集团公司领导可以查看集团公司所属项目部人员主要工作内容及完成情况。每个员工可以查询自己的主要工作内容及完成情况（以表格的形式体现）；在系统内可以按关键词对工作内容进行查询，从而了解工作的主责人、辅责人以及工作完成情况。四是预警功能：系统在每项工作完成时间节点的前三天对工作的主责人进行预警通知，后三天对工作的主责人及审核人进行预警通知。五是审核功能：审核人可以对每项工作的完成情况进行审核，并对任务完成情况进行评价。

2.配备相应制度流程，保证精细化管理有法可依

在软件中编制工作清单和责任矩阵，每项工作任务中，都增加一个链接，链接的内容就是完成该项工作所依据的管理制度及公司相关要求和项目管理流程，使所有清单中的任务都有制度流程作保障，保证相关责任人按照制度和流程操作就可以按照要求顺利完成任务。

3.开展工作分级分类，提供项目精细化管理支持

结合工作实际，按照任务的重要性把任务分为非常重要、重要、一般三类；根据整体工作安排以及工作实际，将工作任务分成年度重点工作、KPI工作、日常工作和临时性工作等四类。将任务分级分类之后，在软件系统中可以按照任务的级别或类型查询项目部部门、个人等任务进展完成情况，方便中铁上海局领导或部门负责人对各项工作能够及时掌控，统筹安排。

4.融合项目绩效考核，增强项目精细化管理效果

在软件系统中加入绩效考核模块，实现在线绩效考核功能；项目经理将根据工作清单和责任矩阵中规定的任务和时间节点对相应的部门进行考核；项目部部门再根据各项工作的完成情况对具体的主责人和辅责人进行考核；通过逐级考核的方式，落实责任矩阵表中的各项责任。每年年底，项目部所在公司企业发展部牵头组织，工程管理部、技术管理部、成本管理部等部门参与，根据项目业绩考核办法对项目的任务完成情况进行考核。同时，项目部把工作清单和责任矩阵分解成项目部工作清单和责任矩阵、部门工作清单和责任矩阵和个人工作清单和责任矩阵。项目部通过部门工作清单和责任矩阵的完成情况考核。通过加强绩效考核的方式，督促项目部所有员工落实工作清单和责任矩阵中的任务，提高员工执行力，增强项目精细化管理效果。

（六）密切结合项目成本管理，确保项目精细化管理效益

中铁上海局工作清单和责任矩阵软件编制完成后，结合成本管理V2.0系统，同时推广使用，互相联动，充分发挥信息化的作用，大大提高工作效率和工作质量。

首先，项目部按月采用实物工作清单对项目进行分工号责任成本要素分析，制定管控办法，编制责任成本预算，分解责任成本，制定项目成本控制及措施计划表；其次，细化分解工作清单中的临时工程，提前制定临时工程标准和数量，有效的控制临时工程的成本投入；再次，在分包工程合同洽谈时，依据详细的工作清单，使分包合同内容更加严谨细致，有效地增加项目效益。

如：昆明地铁OCC基坑项目原围护结构形式为咬合桩，公司下达的目标利润率为15.84％。根据现场实际情况，项目部通过优化施工方案，实现咬合桩变更为地连墙的设计。围护结构工程合同清单总价由原来的2953.04万元增加到3144.67万元。在地连墙工程施工过程中，各部门每位员工根据工作清单和责任矩阵明确的岗位职责，相互配合，严格按照公司制度进行成本管理。通过公司组织的地连墙工程劳务招标，项目部选择了优秀的劳务队伍，分包单价均控制在中铁上海局劳务分包指导价范围内，劳务成本支出得到有效控制。这项分部工程最终目标利润率完成达到38.72％，远远超过公司下达的15.84％目标值。又如合肥地铁2号线5标，在地铁站场施工过程中，利用工作清单和责任矩阵将各项施工工序进行合理安排，做到前后工序流水作业，平行工序同步施工，最大限度提高机械设备利用率、周转材料的周转率。一方面缩短施工工期，该项目在进场推迟两个月的情况下，与相邻标段能够同期交工；另一方面，通过施工进度的快速推进及合理安排，项目周转材料租赁费用、机械设备使用成本以及现场管理经费得到有效降低，据目前核算，该项目共节约以上费用约243.47万元，取得较为可观的经济效益。

三、国有施工企业基于工作清单和责任矩阵的项目精细化管理效果

（一）提高项目精细化管理水平

项目部通过编制执行工作清单和责任矩阵，把安全、质量、进度、成本、班组长建设等文件制度落实到表格，落实到具体责任人。根据项目前期策划、过程实施到收尾管理，编制工作清单和责任矩阵，使各项工作管理界面清晰，工作流程明了，条理层次分明；对交叉流程的梳理和分工，避免相互推诿、扯皮现象，解决了层级、部门和岗位之间职责不清、责任不明问题。工作清单和责任矩阵贯穿了项目实施的全过程，并以此为主线做到各项工作在结合业主要求的基础上进行规范，各项工作实现标准化，基本满足可复制、可推广和可操作的要求，可以在其他项目上进行推广应用；工作清单和责任矩阵的使用，使各项目经理部能够及时掌握项目管理的各项工作的进展情况，同时能够有效控制生产成本，实现效益的最大化；通过查看软件中各项任务每个时间节点的完成情况以及每项工作的主责人、辅责人和审核人情况，使绩效考核中各KPI指标完成情况都保留了工作过程痕迹，使各项管理工作都具有可追溯性，大大提高项目精细化管理水平。

（二）积累项目管理经验

中铁上海局对基于工作清单和责任矩阵的项目精细化管理经验不断进行总结，并及时把相关经验应用到项目部进行实践，再进行总经总结，不断反复，不断总结，提高了项目管理效率，提高了产品品质，实现了为“现场保市场，完成营销、生产任务”保驾护航目标，得到股份公司和兄弟单位的充分认可，不断提升了企业的社会形象。

（三）支持企业快速发展

通过使用工作清单和责任矩阵，中铁上海局可以随时掌握相关工作的进展情况，获得准确有效的第一手信息，对有可能出现的风险及时提出应对措施，预防风险，有效管理近200个项目，提高了管控能力，保障了企业的快速发展。

（成果创造人：孔　遁　张贺华　张庆远　黄　新　陈正山　刘雪平　王春晖　李　猛　杨　昊）