对出版社法律事务管理制度的一些想法
一般成熟的公司按照公司法人治理的规范制度，在市场和法制环境下都必然会有自己的一套对待法律事务的成文或不成文的规章制度。出版社的法律事务，从有合作律所提供专业咨询服务起，其相关职能一直放在社办公室。这两年在工作中接触了一些法律事务，在这里不妨把我们平时的法律事务操作方法，和将这些做法在可能条件下成文化的一些想法与思考写下来。
一、建立比较完整的法律文件档案管理系统
以前，出版社的法律文件，包括合同，尤其是律师函、起诉书、上诉书、答辩状、证据目录和内容、调解书、判决书等，没有建立专门的档案管理系统。这些法律文件要么留存在各部门处，要么归随票据报销入了财务的档案，要么保存在合作律所的律师那里，没有统一管起来。这样，一方面很少有人可以对整个出版社的法律案件和事务有统一具体的了解和把握，另一方面各部门人员流动和调动中容易导致法律文件的遗失。而在财务部门保存的原件虽然非常安全，但查询不便。因此，应该进一步加强法律文件的档案管理。某一个诉讼案件，从对方发来律师函，我方回函，到后来对方起诉，我方应诉，判决结果如何，涉及金额多少，再到是否上诉，二审判决的结果，以及后续判决的执行等若干文件，或者和解协议等，都应该专门保存在一个文档之中。这些文件，一则可以查询学习，二则可以规范管理，三则作为所有法律事务操作执行的基础文档。有了这些比较完整的法律文件，按照一定的年限保存制度建档，只要懂得加以运用，就有了丰富的实际法律业务知识，是活生生的第一手材料。这些材料，也可以保证这项工作不会因个人的工作调动和流动影响整个出版社的法律业务延续性。目前，办公室已经把能收集到的大部分法律文件归类保存，在收到重要法律文件的第一时间就会复印分送相关部门和合作律师。在以后的工作中，办公室应该加强与相关部门沟通，制定明确的制度，要求必须把所有相关重要法律文件集中到一起，加强法律文件的完整性。
二、建立梯级的业务合同法律审核制度
法律风险防范是法律事务的一个重要方面。一个比较典型的例子是，我社曾经和译者签订的委托翻译合同，明确规定一次性付酬给译者，翻译著作权归委托方也即出版社所有，受托方即译者保有署名权、修改权和获得报酬权等。但合同有效期一栏载明，合同有效期是5年。5年合同期满后，双方就翻译著作权归属产生分歧和争议。该案件目前一审法院已经从委托合同的本质和促进版权传播的角度判决翻译著作权归委托方所有，尚待终审法院核准肯定。如果当时的翻译合同明确5年后著作权的归属，就不存在这些问题了，可见合同审核的重要性。
业务合同法律审核主要针对的是非制式合同，如出版社统一规范、可多次重复使用的格式合同，包括与作者签订的出版合同、与职员签订的劳动合同等，都是经过律师的专业审核更新的。对于目前的业务合同，出版社虽有《合同管理制度》，但还需完善和严格执行。在实际工作中，合同的签订还与盖公章是联系在一起的。严格来讲，每一份盖公章的合同，都应该由具体负责人签字。虽然没有人签字直接盖章对外也是有法律效力的，但对内部的管理制度来说，就是不完善的，因为一份合同生效了，是谁经手的可能以后都难以查询知晓。对于合同审理来说，也有一个规范的流程。很多成熟的公司都有完整的合同审理签批制度，专门的法务必须自收到合同后的若干工作日之内，向提交合同的业务部门返还审理完毕的合同。出现相关的纰漏和风险，可以追溯出合同审理者在法律方面应该负的工作职责；对于多少金额以上的业务合同或者非单个项目的合作协议性的合同，应该再由合作律所的专业律师进行专门的审核，等等，都应该有详尽细致的规定。目前，出版社的法律业务合同都是由合作律所的律师来审理，大部分经过社办转发，社办对电子版予以建档保存，再分发给各业务部门，同时附上社办的意见和解释，对各业务部门予以说明和协助。合同的审核业务，在可行的法律事务管理制度中，应该可以明确社办自身的审核职责、时间和义务，在效率和专业上谋求一种平衡。对于业务部门来说，一些不那么重要的、金额在一定限度之内的合同，可以在相关工作人员具备相当专业水平的前提下，直接在社内予以审理。另外，如果社办建立一个办公系统，合同审理和法律相关事务比如执行等，都可以作为一个完整模块放入。
三、对诉讼业务的一些想法和心得
诉讼业务涉及一些具体的实际问题。一是诉讼费用怎么计入部门成本的问题。目前出版社与合作律所签订了法律服务协议，凡属于别人起诉出版社，出版社被动应诉的案子，律师提供的专业法律服务是涵盖在每年协议中约定的服务费中的，也即，各部门不用为此分担专业法律服务成本。对于法院的判决来说，比如，一本图书被告侵权，法院判决赔偿多少金额，这个费用最后由谁来担负？首先是根据出版社与作者签订的出版协议，文责自负，由作者来承担这些赔偿和支出。如果原告方把出版社和作者列为共同被告，很多情况下作者就直接承担了。如果原告方根据出版社的注意义务只告了出版社，出版社可以选择从给作者的版税或稿酬中扣除。如果不能扣除，或者扣除后仍不够，那应该记入各部门的成本支出，列入年底利润考核的核减项目，这似乎也是理所当然的，只是目前没有予以明文规定。
二是维权收益怎么计入部门收益的问题。最近，出版社对一个网站展开了一次维权诉讼，扣除公证费、诉讼费等费用，最后和解协议中对方愿意担负一笔赔偿款。此类赔偿款，在扣除应该按照协议支付给作者和律所后的所得，应该如何分配呢？从鼓励各部门维护各自正当权益的角度，应该按照一定比例或全额纳入部门的年底利润予以激励。作为出版社来讲，整体得到了利益，而且可以堵住网上盗版侵权的口子，增加纸版图书和正版电子互联网出版物的销售量。
三是一些外地诉讼的案件，会产生一些律师或者工作人员的差旅费用，应该如何计算的问题。目前的操作办法是由社办出面，总体计入出版社的成本支出。在以后的操作执行中，对于维权类的案件，还是需要计入成本，最后计算利润的时候予以扣除。对于被动应诉的案件，也可以因循前例，因为每个部门都可能遇到这样的情况，统一都由出版社支付费用。而不像判决的赔偿，如果部门不积极从给作者的版税中扣除，就纳入部门的成本核算了。
四是出版社对诉讼业务的参与度问题。目前的情况是，涉诉业务根据法律服务协议，统一由法律顾问即律师代理，社内工作人员在开庭等重要场合参与旁听，在平时参与研究讨论，遇到重大取舍比如是否和解、和解金额等问题时及时请示。如果要进一步加强出版社自身法律业务的专业性，应该在遇到所有诉讼、仲裁等专业活动时都和作为代理者的律师共同参与案件，慢慢学习提高法律专业水平。
四、法律事务的执行和信息沟通问题
法律事务的沟通渠道也很重要。比如电话咨询律师，各部门独自打电话给合作律师，是比较合理的。律师有时候因为没有接触过，可以与社办核实一下。或者一些出版社法律工作人员本身可以提供专业解释，直接对部门予以解答，这样效率就高些。业务合同的审理就不一样了。规范的制度下，所有非范式的业务合同都应先发给社内工作人员，社内工作人员按照不同标准转发给律师审理，简单的可以自己审理。如果各部门单独把合同交给律师审核，那是否审核，审核修改是否落实，都无从管理。因此，书面的合同审理还是有必要统一规范起来。此外，如果制度规范了，什么样的合同应该由部门主任同意，什么样的事情应该让主管社领导知晓，都需要有一个标准。一些法律事务的总况和重大案件的跟进，也应该在一定范围内按照一定时间有定期的沟通和汇报，让主要负责人做到心中有数。法律事务的执行也需要有一些流程。比如，一个判决下来了，需要执行。如果涉及停止出版发行，该由谁作何操作，确保不出现闪失；如果涉及赔偿一定款项，该由谁作何操作，以避免滞纳金的损失或强制执行的风险和不良记录；如果涉及侵犯知识产权时需要登报道歉，又需要怎样一组流程，将事态的影响控制在合理范围内。这些业务涉及编辑业务部门、发行部门、市场部门、财务部门，也跟办公室的工作职责息息相关。
以上是笔者工作中的一些初步想法。在适当的时候，应该参考借鉴其他成熟公司的法律工作制度和出版行业的相关做法，结合出版社自身的实际情况，规范相关的业务模块和流程。