人大社版权管理系统设计的发展过程与经验
一、人大社版权管理系统设计的历史发展
出版社版权管理系统的设计和演进，是与我国版权贸易的客观情况和市场需求紧密结合在一起的，版权管理系统的发展历史，真实反映了出版界版权贸易的状况和水平。
从1992年中国正式加入伯尔尼公约算起，至今已有20多年。在最初的10年左右，国内出版单位版权贸易的总体数量还比较小，以人大社的版权引进情况为例，2002年前后，人大社历年累计签约的合同总量，只在800种上下，这在国内出版社中已经算数量比较多的。除去已经失效的合同，真正在流程中的版权合同数量更小。版权部的日常管理，仅靠Excel表就可以完成。
进入21世纪后，随着中国对外开放和文化交流规模的提升，出版界也迎来了版权贸易大发展的时期。在这种情况下，人大社在已有的出版社线上管理系统中，增加了版权管理模块。这个模块，在很长一段时间内，最主要的功能是合同条款及执行情况的记录与查询功能。与国内许多兄弟单位相比，人大社的这个版权管理系统，已经实现了与社内出版、发行和财务系统的对接和数据提取，其中有些功能，至今有些出版机构仍然未能实现。
但是，对于版权业务数量大、业务复杂的出版社而言，版权管理系统功能单一、自动化程度低的问题，给版权部门的日常业务操作带来日益严峻的挑战。近几年来，国内版权贸易环境发生了以下几方面的变化：一是版权合作的数量激增，仅靠Excel表和初级的版权管理系统，已经很难完成对版权业务流程的高效管理。二是版权贸易的合作类型与合同条款日益复杂与多样化，从相对简单的版权授权合同，发展到合作出版乃至项目合作等多种类型，业务的广度和复杂程度与十多年前的情况已不可同日而语。三是世界对中国的要求与期待越来越高。中国加入伯尔尼公约的最初几年，囿于通信手段和国内版权部门的整体业务水平与专业程度，港台和国外出版机构经常倾向于与国内出版社签订印量结算合同甚至一次性结算合同，国内出版社签订合同后，往往只需支付一次性的版权使用费，再邮寄简体字版样书，就基本完成了版权合同的执行。近年来，中国不仅加入了国际出版与文化交流的大家庭，而且越来越成为这个舞台上的重要一员，因此在版权贸易的交流中，国际出版同行对国内版权贸易的业务水平的要求也越来越高，现阶段，可以说已经要求国内版权业务的管理和操作水平必须完全与国际水平接轨。
这种情况下，版权贸易规模较大的各大出版社纷纷开始对自己的版权管理系统进行升级。人大社由于版权贸易的整体发展水平较高，在版权系统的进一步设计和开发方面，也走在了国内出版界的前列。2015年末，国际合作部与负责整合社内各部门对出版社编辑系统设计需求的数字出版中心一道，对近年来我社版权管理系统中存在的问题进行了系统梳理，对社内版权贸易的流程进行了深入分析，对版权业务不同环节的业务特点及实现线上与线下功能的必要性和可行性进行了研究，基于此对我社的版权管理系统进行了升级改造。
二、人大社版权管理系统升级过程中的重点与难点
在对我社版权管理系统进行升级改造的过程中，出现了若干难点，而难点往往也是业务重点。这些重点与难点，根据各个出版社的出版流程的不同，在各个出版社的版权管理中可能也会有所不同，但许多仍然是共性的问题，因此人大社对这些问题的整理和解决，也应从其他兄弟单位有所借鉴。
第一个重点与难点，在于对版权业务流程的精细梳理。在通过人工而非系统执行业务流程时，很多环节可以比较灵活甚至随意地处理。以版权业务中最基本也是最简单的版权联系的发起为例。如果在线下执行，则版权联系的要求以何种方式发起、中间通过哪些必要的审批流程、流程是否要区分先后，都可以基于方便和高效的原则，较为灵活地处理。在把这样最简单的业务从线下移到线上时，则需要对业务的发起和后续流程进行细密的梳理并确定时间节点。下面是版权系统升级改造时，版权部对版权联系版块的业务流程及升级后的版权管理系统的功能描述，这个材料是提交给社里数字出版中心和系统设计公司的，但从中可以看出整个版权业务流程和系统改造的繁复程度。
对版权联系单的创建及功能的说明
编辑从云因编务的某个入口，点击“版权联系”，看到表一如下：
表一
与表一对应的业务与操作流程描述：
1．编辑创建版权联系单；
2．联系单创建后，系统通过账号自动导入编辑信息：策划编辑、编辑室；
3．编辑手动填写外版书信息：原书名、版次、原ISBN、暂定书名、原出版社、原作者名、版权类型、附属光盘、需要样书及备注；
4．备注处设定提示，原版书若自带光盘，请在备注填写；
5．确认无误后，点击提交到国际合作部界面（详见表1）；
6.* 是必填项，不填不能提交。
国际合作部看到的页面及流程描述：
1．编辑提交后，生成版权联系单，并在国际合作部版权管理版块中的“版权联系”版块生成版权联系单，在国际部的“待办事宜”中显示“尚未进行国际合作室处理的版权联系单流程有1种”。
2．需对“待办事宜”内的表格显示内容进行修改。显示项为：中文书名、英文书名、编辑室、策划编辑、版权联系记录（版权联系记录中的最后一条信息）、最新处理时间。
3.“待办事宜”需设置选题查重功能，即是否已有相同选题申报过，并将申请编辑姓名按申请时间顺序排列，录入“待办事宜”内的表格“策划编辑”项中。查重项为：原书名、版次、原ISBN、原出版社、原作者名。
4．国际合作室相关人员对“待办事宜”中显示的待办事项进行签收，打开后可见表一信息，并在表一下方生成表二，系统通过账号自动导入以下信息：国际合作室签收人、签收日期（详见表三）。
表二
与表二对应的业务及操作流程描述：
1．国际合作室签收人手动输入联系信息：外方联系人姓名、Email、联系电话、版权联系记录、版权情况；（此处设置权限，仅国际合作部能看表二的灰色部分信息）。等版权联系完成后，国际部人员点击“提交”。
2．提交后，编辑在自己的“待办事宜”中显示“尚未进行×××（编辑姓名）处理的版权联系单流程有1种”。至此，版权联系单流程结束。
3．版权记录栏需以多个文本框形式呈现，可无限添加，并在后面自动生成录入时间。
4.“是否可以申请合同”栏，若选择“不可以”，后出现文本框，可供录入原因。
提示：如果编辑完成版权联系后才申报选题，则是否可以允许编辑在填写选题信息时，将版权联系单的相关信息导入，如原书名、版次、原ISBN、暂定书名、原出版社、原作者名等。这不涉及版权部的业务，此提示供参考。
表三
第二个重点与难点，在于与出版社的编辑、出版、发行和财务等业务流程的无缝衔接。版权业务是出版社整个编印发业务中的一个环节，既有其独特的业务特点和内容，同时又是出版社整体流程中的一个有机部分。当版权业务在线下操作时，很多细节问题在人与人、部门与部门的直接沟通中可以得到灵活的处理和解决，但当相应的业务移到线上时，就需要各部门一起沟通和研究并找到解决办法。人大社对出版社的业务系统建设非常重视，由数字出版中心全面负责系统建设的整体工作，同时每个部门的业务系统，基本都是由本部门的负责人主持设计研发。在人大社的版权系统升级改造过程中，先是负责全社系统维护与运营的数字中心负责人与版权部进行反复磋商、了解版权部的业务流程与需求，然后数字中心专门召开了各个相关部门负责人参加的联席会议，对业务对接方面的问题进行了专门讨论。有些问题，对于版权部的工作而言是非常简单的问题，但放到全社的流程中，就成为难点和需要讨论及专门解决的问题。通过以下三个简单的例子，就可以理解这种情况。
一个是版权合同的编号问题。对版权部而言，合同编号是再简单不过的，与选题编号对应即可。后来，随着编辑部业务的发展，出现了一份版权合同超过一个版本的情况，也即一份版权合同需要对应多个选题编号。再后来，随着出版社财务考核要求的变化，财务部需要把版权图书相关的成本细化到不仅是每个版权合同对应的每个选题编号的图书，更要求细化到每种图书的不同印次。因此，版权合同编号这样一个看似简单的问题，也需要几个相关部门一起讨论、根据各个部门的业务要求，找到可行的办法。此外，还涉及有相关性的合同、续约合同等如何建立有效关联和检索等问题，都体现在合同编号这样一个看似简单的细节上。
另一个是引进版图书发起重印的问题。人大社对遵守版权合同的约定非常严格，各个部门的版权意识都非常强。图书的重印，一般由编辑或发行人员根据市场反馈和需要提出，但涉及引进版图书时，在图书重印前，就需要核查该书是否在合同有效期内，对重印有无相关的限制条款。在系统升级前，是由发行部的相关人员就希望提起重印的图书联系版权部，版权部人工查询后再告知发行部可否重印，工作比较繁复。经过各部门联席讨论，最后确定了在发行系统中增加一个“版权部通过”的环节，较好地解决了这个问题，提升了工作效率，优化了工作流程。如果不经过这样的讨论，从业务分工来说，版权部是不易提出发行系统的修改要求的。
还有一个是版税计算中的汇率应用问题。经与设计人员讨论，认为该汇率需要人工录入系统。接着就出现了相应的问题：由哪个部门录入最为合理？采用哪天的汇率谁来决定？在版税结算时，还涉及不同税种、不同税率的所得税抵扣，目前分作者个人和公司两类，且税率水平随时有可能变化。经会议讨论，认为汇率和税率等标准问题，由财务部门录入和把关较为合理，因此也需要在设计版权系统时给财务部留下相应的入口。
第三个重点与难点，在于提升版税计算等功能时必然会遇到的非常复杂的情况。例如，要想实现版税的自动计算，一个最基本的前提，就是要穷尽可能遇到的版权合同所对应的版税条件。从人大社版权部遇到的现有业务情况看，已经存在至少五种类别，系统设计人员需要版权部对这些业务类别进行系统的归纳和举例，才能设计出可以实现对应功能的系统。对此，版权部给设计方提供了如下表格进行说明：
除版税付款外，版权部还经手与版权和涉外付款相关的多种付款。要想由系统实现付款功能，也需要版权部整理和列举所有的付款类别，并对每个类别的付款要求做出说明。对此，版权部整理和提供的表格如下：
又如，在研发版税付款功能时，还涉及一个合同对应多个选题编号，不同定价但同一阶梯版税率的情况，这种情况下，提取销售数据的时间节点就必须明确。此外，如果已经报废的图书，不应再结算版税，但此前版权系统无法实现相关信息的自动呈现，如要人工关注和建立关联，容易出现遗漏。因此，在系统升级时，需要把发行信息中的“报废标志”导入版权系统，由系统默认有“报废”的图书，不再进入版税计算环节。类似问题，在升级系统时不胜枚举，都需要细致地梳理，然后提出相应的设计需求。稍有遗漏，就有可能造成系统执行相关业务时的错漏。
三、版权管理系统升级工作中的感想与体会
在代表版权部参与版权管理系统升级改造的工作中，我有几个体会。
一是出版社对版权管理系统建设的重视至关重要。数年前听英国版权代理公司安德鲁·纳伯格的中国代表黄家坤女士说，她刚加入公司时，专门去英国学了三个月如何使用她们公司的版权系统，学会如何使用后，就体会到这个系统的超级强大，工作中再也离不开了。人大社的领导也早就注意到这个问题，并在系统升级的会议上提出了具体的要求。领导对这一问题的重视，使得版权部在开发和升级版权系统时，得到了各个部门的大力支持。离开这样的支持与协作，仅靠一个部门之力，是不可能实现版权系统的升级改造的。
二是部门协作的重要性。中国人说：闻道有先后，术业有专攻。在版权部的系统升级改造的问题上，总编室、发行部、财务部、人力资源部、市场部等部门，都提出了非常重要和中肯的意见与建议。有些问题，例如版税计算问题，可以参考和借鉴总编室设计和应用的“稿酬计算”功能；有些问题，则特别需要既懂流程又懂技术的数字中心同事的帮助，才能够理清，例如辨别哪些问题需要穷尽可能，哪些功能只要“够用就好”，哪些流程应该放在线上实现，哪些最好仍然由人工完成等，数字中心的相关同事都给出了非常权威和合理的解答。因此，没有兄弟部门的支持与配合，也不可能设计出一个合理和好用的版权系统。
三是认识到只要工作一天，就需要成长和提高一天。从将近20年前我刚参加工作到现在，出版界的业态发生了巨大变化，与国际出版界联系紧密的版权工作，更是“春江水暖鸭先知”。版权系统的从无到有，从弱到强，是出版社业务水平和操作能力的一个缩影。只有不甘于现状，不断钻研，了解国内外同行的业务发展情况，敏感于工作中遇到的各类问题，持续积累，思考和寻求问题的解决途径，才可能设计出一个好用的版权系统，帮助出版社实现事半功倍的工作效率和效果。