二、考勤管理
考勤管理是对员工出勤进行考察的一种管理制度,包括是否迟到早退以及有无旷工、请假等。
考勤是组织纪律管理的基础工作,考勤的三要素如下图所示。
考勤的三要素
从考勤的三要素出发,考勤是在考员工的责任与能力。
试想想,你有遇到过下面的几种情况吗?
①当来了服务对象,而责任员工却不在岗?
②你交代的工作需要信息沟通时,责任员工却不在岗?
③当你批评一位员工脱岗时,他却大声地反驳你:“你怎么不把某某人管好?”
这时,你会不会觉得很心烦。因此,作为管理者,有必要通过考勤制度的完善,来增强员工的时间观念,提高员工的工作效率,更重要的是,还可以大大改善4S店的精神风貌,提高店面的整体形象。
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管理者随时把握员工的出勤状态并进行动态调整,才能确保日常生产顺利进行。
1. 时间管理
时间管理是指管理员工是否按时上下班,是否按要求加班等,其核心为管理员工是否按时到岗,主要表现为缺勤管理。一般来说,员工缺勤有迟到、早退、请假、旷工、离职等几种情形。
①对于迟到、早退等情况,应该向当事人了解原因,同时严格按照企业制度考勤。除非情况特殊,一般要对当事人进行必要的个别教育或公开教育,对于多次迟到、早退且屡教不改者,应该升级处理。
②员工请假需按照企业制度,提前书面请假且获得批准后才能休假。特殊情况下可以口头请假,管理者需要确认缘由,并进行恰当处理,既要显示制度的严肃性,又要体现管理的人性化。
③出现员工旷工时,应该及时联系当事人或向熟悉当事人的同事了解情况,确认当事人是因为出现意外而不能及时请假还是本人恶意旷工,如果是前者应该首先给予关心,必要时进行指导教育;如果是后者则应视作旷工按制度严肃处理。
④遇到员工不辞而别的离职情形,应该及时联系当事人或向熟悉当事人的同事了解情况,尽量了解员工不辞而别的原因。如果是工作原因或个人没想好,该做引导挽留工作的要做引导挽留,就算是员工选择了离职也要给予必要的感谢、善意的提醒,必要时诚恳地听取其对企业、部门和本人的意见或建议。
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员工出勤的时间管理可以根据考勤进行出勤率统计分析,从个人、月份、淡旺季、季节、假期等多个角度分析其规律。
2. 状态管理
状态管理是指对已出勤员工的在岗工作状态进行管理,精神状态、情绪、体力如何,管理者可通过观察员工表现、确认工作质量进行把握,必要时可进行了解、交流、关心、提醒、开导,当发现员工状态不佳,难以保证安全和质量时要及时采取措施进行处理;如果发现员工有个人困难而心绪不宁甚至影响工作时,要给予真诚的帮助。
因此,管理者要学会察言观色,要出自内心地关心员工,以确保员工人到岗、心到岗、状态到位、结果到位,使生产能顺利进行。
下面提供一份××汽车终端服务店员工考勤管理制度的范本,仅供参考。
范本:××汽车终端服务店员工考勤管理制度
公司员工必须严格执行公司的工作制度,遵守劳动纪律,不迟到、不早退、不溜号、不做与本职工作无关的事,更不得无故旷工。有事请假,获批准后才能离开工作岗位。任何人不得擅自换岗或请人替岗。
员工上下班时间如下(保安人员24小时轮换休息)。
夏季:08:00~12:00 ; 14:00~18:00。
冬季:08:30~12:00 ; 13:30~18:00。
1.严禁代打卡、打连卡,发现1次,对代打人警告处分,并视被代打人、打连卡人上(下)班时间无效。
2.晚于规定上班时间10分钟以内上班(打卡)的为迟到;早于规定时间10分钟以内下班(打卡)的为早退。有以下情形之一的为旷工。
①迟到或早退超过10分钟的。
②无故不上班或未打卡的。
③请假或请假到期续假未获批准且未上班的。
3.上班迟到、早退每分钟扣款1元,但每月允许1次在3分钟(含)以内的迟到或早退。旷工不计发工资,并扣除旷工时间段正常工资的3倍。连续旷工3天,或年累计旷工15天的,给予解除劳动合同处理。
4.员工忘打卡的,可于当日提供本部门经理(主管)证明,由行政部人事科计算出勤,但每月不得超过2次。第3次起,按未出勤处理。
5.值班保安每天登记迟到员工名单,报人事科考勤人员用于核对。
6.弄虚作假、伪造考勤的,记大过1次,情节严重的,给予解除劳动合同处理。
7.部门人员日报表作为员工出勤及作业工时的依据,主管错报员工出勤情况的,依情节轻重给予警告、严重警告、记小过、记大过处分,虚报工时的给予相应工时工资的10倍处罚。
8.“请假单”应当于事前提交,病假可以在上班30分钟内电话通知部门经理,但事后应提供相应证明,补办请假手续。病假时间段不计发工资。未经批准的缺勤和返回后未完毕补办手续,或假期已满未销假,又来续假而缺勤的均以旷工论处。
9.除国家规定的假期外,员工全年请事假不得超过20天,病假不得超过60天,超过的不享受年休假及评优评先资格。国家法定假日,包薪员工可带薪休假。因工作不能休息者,视作加班,计发加班工资。
10.规定工作时间外的上班时间为加班时间,公司鼓励员工通过工作技能改进提升工作效率,欣赏但不鼓励员工自愿加班的行为。员工自愿加班、包薪人员加班的不计算加班费用。
11.确因工作需要在正班8小时以外或公休日加班的,部门经理于加班前填写加班申请单报总经理或副总经理同意,可以视为加班,公司按加班标准计发工资。