1.2　归档文件的收集

归档文件的收集要注意归档文件收集的范围，并采用正确的收集方法。

1.2.1　归档文件收集的范围

归档文件收集的范围应当结合国家档案局的规范要求，在结合本单位自身特点的基础上，制定本单位需要归档的文件材料范围。在单位中归档文件收集的范围主要包括四大类：上级机关下发的文件、本单位形成的文件、同级单位之间往来形成的文件、下级机关报送的重要文件。

1. 上级机关下发的文件

上级机关下发的文件包括：上级单位对于本单位请示的红头文件批复，上级机关与本级机关转发的文件，上级机关对本级机关要求贯彻执行的文件，上级机关领导来本单位访问的重要讲话、照片以及录音等档案资料，上级机关针对本机单位下发的文件等。

2. 本单位形成的文件

本单位形成的文件主要包括：本单位平时开会形成的会议纪要，本单位在发展中形成的工作规划、工作总结、工作简报、重要数据的统计表等，在单位变革中形成的组织机构设置、人事档案、财务档案以及一切具有一定价值的文件等档案。

3. 同级单位之间往来形成的文件

同级单位之间往来形成的文件主要包括：非本单位主营业务、非隶属单位需要贯彻执行的文件档案，与本单位有业务往来关系的单位之间检查业务等形成的文件档案，同级单位与本单位来往、协商工作时形成的文件。

4. 下级单位报送的重要文件

下级单位报送的文件档案主要包括：下级单位报送给本单位的工作统计表、工作计划以及工作总结等文件，下级单位报送给本单位的财务预决算、法规文件、重要往来文件等。

一些临时性并且尚未生效的文件以及文件的修改稿等都不需要本单位归档。从正式文件中提取的部分摘录以及非证明性文件等也都不需要本单位进行归档。

1.2.2　归档文件收集的方法

文件归档需要对文档进行初步的整理，这就需要平时就对文档文件进行有针对性的归集，形成平时档案归集的良好习惯。

档案归集人员要及时对本单位已经处理完毕的具有一定归档价值的文件进行归档；对于经办人已经经办完毕的档案材料要及时督促归档；在单位以正式公文对外发布文件时，要将定稿或者红头文件保留归档；对于本单位的会议纪要、外出带回文件要及时进行收集和整理，便于后续归档。

单位档案需要按照文书、归档范围以及保管期限对本单位形成的图纸、资料、声像等文件进行收集和归档。一些部门人员将档案据为己有的行为要坚决杜绝。

文件归档的方法主要包括：区分全宗、对全宗内档案进行分类、立卷、档案排列、档案编目。

档案的系统排列与编目通常由单位的档案部门对档案进行统一的分类、编号，将零散的档案变成系统的档案。

对于各个部门交上来的档案中存在质量较差、不符合档案管理要求、不利于保管的档案要进行一定程度的调整和修改。

档案的全过程调整是对一些具有一定价值的零碎档案，或者在档案的馆藏系统遭到破坏时对档案进行系统梳理的过程。全过程调整要求对档案的零碎文档进行一定排序和保管。