1.3　纸质文档的归类

纸质文档的归类对于秘书而言是一项浩大的整理归类工程。纸质文档的归类主要包括对纸质文档进行装订、分类、编号、目录书写、装盒等方面的工作。

1.3.1　纸质文档的装订

1. 装订要以件为最基本的单位

对于纸质文档的装订应注意装订要以件为最基本的单位。以件为单位的档案装订时为一份，例如，会议文件一次会议为一件、工作简报一期为一件、正文与附件为一件、大型会议手册一册为一件、正本与定稿为一件、同级或上级的来文和复文为一件。

2. 装订要遵循一定的装订顺序

对于正文和附件为一件的档案，正文在前，附件在后；正文与定稿为一件的档案，正文在前，定稿在后；来文与复文为一件的档案，复文在前，来文在后；原件与复印件为一件的档案，原件在前，复印件在后。

3. 装订档案的介质

对于长期保存和短期保存的档案，装订档案的介质也不一样。对于短期保管的档案可以以原装订方式进行装订。对于长期保存的档案要以线进行装订，避免使用金属订书钉，防止金属钉由于生锈对档案造成损坏。

1.3.2　纸质文档的分类

纸质文档通常分为三类：文书档案、科技档案与专门档案。

1. 文书档案

文书档案包括两类：党务档案与行政档案。单位的文书档案是单位在日常管理活动中或者党务活动中形成的文件材料。文书档案可以分为普通档案和一般档案。

2. 科技档案

科技档案具有很强的专业性与成套性。科技档案是在单位生产、科学研究或者设备操作管理等基本生产经营活动中形成的文字材料、图表图纸、统计数据、录音录像等档案。对于部分单位，科技档案具有一定的涉密性。

3. 专门档案

专门档案与普通档案不同，因其具有较强的专业性与特殊的管理方式，因此专门档案又称作“业务档案”或“专业档案”。专门档案的资料是单位在从事专业领域工作中形成的具有保存价值的档案。单位的会计档案、声像档案与人事档案均属于单位的专门档案。

1.3.3　纸质文档的排列

档案案卷要遵循一定的顺序进行排列。通常可以按照以下四种方式进行排列。

1. 按照时间顺序排列

按照时间顺序对档案进行排列需要注意的是，应当按照相同的事由对事件进行归类后再按照时间顺序进行排列。发生在前的事件排列在前，发生在后的事件排列在后。排列依据的时间主要指的是文件形成的时间，也可指文件的处理时间，例如会议纪要等。

2. 按照纸质文档重要程度排列

对于同一类别的档案，可以按照档案记录事件的重要程度进行排列。重要程度高的优先排列，重要程度低的排列在后。

3. 按照成套原则排列

对于具有成套性质的文件，例如会议文件、统计报表等需要集中归档，按照成套档案的重要程度进行排列。各套文件之间不可混淆。

4. 按照处理顺序排列

对于一些保管期限较短的档案，应当按照处理完毕的顺序进行排列。

在档案排列的过程中需要注意的是，对于有明确日期和没有明确日期的文档，要先排列有明确日期的文档，再排列没有明确日期的文档。如果年、月、日日期记载不全的，要按照先排列年、再排列月、日的顺序。对于没有起始日期的文档，要有优先排列终止日期在前的文档。

以上关于档案的排列方法，可以以一种方法为主，结合其他几种方法进行排列，但不能同时运用几种方法对同一类档案进行排列。

1.3.4　纸质文档的编号

档案内文件经过整理后，要按照一定的顺序进行编号。编号的目的在于为今后档案的查找、使用与保存提供方便。

纸质文档编号遵循的顺序：全宗号—年度—室编件号—保管期限。全宗号即同一级别的国家综合档案馆统一给各个立档档案的编号代码。档案年度即档案文档形成的年度，档案年度应以四位阿拉伯数字标注，例如“2017”。室编件号即对属于同一保管期限下的文件进行排序。通常情况下，同一单位同一年度同一机构的档案文件从阿拉伯数字1依次按顺序编号。档案文件的保管期限，分为“永久”“长期”“短期”，在纸质文档上可标注为“永”“长”“短”。档案文件的编号应当在档案同一卷的首页右上角或者上端空白处，按照“全宗号—年度—室编件号”的顺序写明。

1.3.5　纸质文档目录的编制

1. 纸质文档目录的编制方法

纸质文档目录的编制方法有以下五种。

（1）对于档案采用年度分类法，并且单位规模不大，档案数量较少的单位，档案目录需要囊括单位内所有机构的档案内容，因此只要编制成一本专门的档案目录。

（2）对于档案数量较多、规模较大的单位，档案目录要以年度进行区分，且每年度不同内部机构编制不同的档案目录。档案目录要采用复式结构分类法，一级目录为档案年度，二级目录为组织机构。

（3）对于单位内部机构稳定的档案，可以以单位内部组织机构为一级目录，档案年度为二级目录。

（4）对于档案采用保管期限分类法，也可以将档案目录按照保管期限各自编制成一本或者几本目录。

（5）选择单位档案目录的编制方法要依据各个单位具体的全宗大小、档案数量以及分类结构等多方面的因素综合考量。

2. 纸质文档目录的结构

纸质文档目录的结构包括三部分：案卷目录封面、案卷目录表、档案备考表。档案目录不宜采用卡片或者活页的形式，应以簿册装订为宜，并且要从左侧或者上侧进行装订。如果有必要，可以对档案目录加装保护封皮。档案目录封面模板，如表1-1所示。

档案目录的封面和扉页由全宗号、目录号、目录名称、编制单位和编制时间组成。目录封面左上角记录全宗号和目录号。档案目录名称要记录全宗名称、保管期限、密级等内容，例如“泰迪有限公司资产部（永久）案卷目录”。

档案案卷目录表要记录案卷号、案卷名称、卷内文件起止日期、档案保管期限、件数、页数、备注等内容。案卷号要用阿拉伯数字进行标注。案卷件数为档案卷内文件的数量。案卷页数为案卷内实际文件的总页数。备注中要记录档案文件的特殊情况，例如档案字迹变化、文件的移出情况等。案卷目录表，如表1-2所示。

档案备考表用于记录档案的案卷目录和案卷的具体总结性的情况，例如案卷是否有分卷以及空号的情况，如表1-3所示。

通常档案归档人员在移交档案目录的时候要进行备份，一式两份，一份留存档案部门，一份留存组织机构，便于日后查阅。

1.3.6　纸质文档的装盒

纸质文档要装入档案盒中，档案盒的长宽为310mm×220mm，高度分为三种，分别为20mm、30mm和40mm。档案有竖放和平放两种方式。竖放档案较为常见，方便查询和利用。平放档案主要是为了避免档案由于竖放发生扭曲。对于珍贵档案或对外形保护较为严格的档案宜采用竖放的方式。

档案装盒完毕后，在档案盒的正面要写明全宗名、档案编号等内容。同时，在档案盒脊上也要写明相应的内容。档案盒上盒号一栏由单位档案馆的工作人员进行填写。基于铅笔含有铅、碳元素，字迹的保存稳定性较强，因此档案盒上的各项内容要以铅笔书写。

在每一盒档案内，都要附有《档案备考表》，记录单位档案分部门的档案立卷人、档案检查人以及档案立卷时间等内容。在档案记录或保存过程中如果有其他要注意的问题可以一并记录在《档案备考表》中。