四、财务档案管理

财务档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。财务档案保管工作不是单纯为保管而保管，其最终目的是为了保证各项工作对档案的有效利用。为此，加强会计档案的内控管理工作，防止财务档案丢失、毁损，并保证会计信息的有效利用，是财务管理工作的重要环节之一。

案例22 财务档案遗失案

2010年，某公司搬迁办公楼。在档案资料搬迁过程中，收集、归类、整理、打包装运均由财务人员吴某一个人独立完成，之后随同搬运车一同运至新的办公楼。到达新办公室，财务人员吴某在清理资料时，发现装运的近3年的会计凭证、会计报表全部丢失。之前，这些会计资料均由吴某自行保管，而未将这些资料移交档案室进行统一管理。公司领导获悉后，派多人协助寻找未果。经领导会商后，随即报公安机关介入调查。案件处理结果，开除吴某公职，并责成其分管领导对此事件作出书面检讨。

案例评析

按照规定，财务应在每年年初将上一年度的会计凭证、账簿完整归档，并交档案部门进行统一归档管理。该公司虽有相关档案管理办法及操作流程，却未制定相应的档案管理监督措施，缺乏有效的监督管理机制，导致档案管理内部控制失灵，制度执行存在漏洞。

在现实工作中，财务管理工作越来越多地呈现出了一些安全隐患，如会计档案资料的缺失、毁损，甚至丢失，这不但会影响企业正常业务的开展，也会给企业带来不必要的损失。

法律链接

《会计法》第四十二条第一款：“……（八）未按照规定保管会计资料，致使会计资料毁损、灭失的……”第四十四条第一款：“隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，构成犯罪的，依法追究刑事责任。”

风险防范

1.按照会计档案的管理要求，在管理会计档案时，应该做到：（1）加强对会计档案管理工作的领导；（2）建立会计档案的立卷、归档、保管等制度；（3）会计档案要妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

2.严格执行制度，并对制度执行情况定期或不定期做好检查。