第三节 采购制度与流程设计
制度是采购工作开展的前提，健全的制度能够对日常采购工作进行规范化处理。各级采购人员应按照制度的要求开展工作。采购流程则是采购工作开展的依据，只有按照流程来采购，才能确保采购工作顺利完成。
一、采购制度的类别
完善的采购制度可以规范采购人员的行为，规范采购作业流程，从而起到规范采购活动的作用。常见的采购制度包括办公用品采购管理制度、采购价格管理制度、采购进度及交期管理制度、采购招标管理制度等。
一般而言，采购制度包括表1-6所示的内容，但不止于以下内容。
表1-6 采购制度
专家提示
不同的公司对制度的叫法可能有些不一样，又因公司规模、采购种类、采购方式不同，而会制定繁简不一的制度。
二、采购制度的设计
采购制度通常由采购部门的主管人员，如采购经理，会同其他相关部门负责人组成的工作小组来完成，制度的制定是个要经过多次循环的过程，在颁布执行之前，还要经过各相关部门的认真讨论、修订。
采购制度设计流程大致如图1-7所示。
图1-7 采购制度设计流程
流程说明见表1-7。
表1-7 采购制度设计流程说明
三、采购制度修订
任何一个制度的制定都不是一成不变、永远正确的，要随着公司目标的变化、执行过程出现的问题等，不断地进行评估和修订。
四、采购流程的设计
采购作业流程，会因采购的来源—国内采购、国外采购；采购的方式—议价、比价、招标；以及采购的对象—物料、工程发包等，在作业细节上有若干差异，但是基本的步骤则大同小异。
美国采购学者威斯汀（J.H.Westing）等所主张的采购作业基本流程，已被很多企业所采纳。其操作步骤如图1-8所示。
图1-8 采购作业基本流程
流程说明见表1-8。
表1-8 采购作业基本流程说明
实践之谈
让我们来看看华为的采购流程图。
以上图里的主业务线：是指如生产采购、工程采购、综合采购等业务运作的基本流程。
而支撑业务线里，包括的角色和功能有：管理采购逆向的售后服务After-sale Service；管理供应商的SM（Supplier Management）；管理品类的CM（Category Management），还有管理采购运作的CEG（Commodity Expert Group）。
以我多年工作实践来看，我认为需注重以下几点。
（1）采购管理的每个环节都非常重要，都需要精细化管理。
（2）采购需要同时与计划、研发、制造、工程、品质、物流、仓储等部门高度协同，进行密切深入的跨部门合作才能取得好的绩效。
（3）策略采购是当下竞争市场中的企业最重要的一个课题，需要做出周密部署和安排，才能保持供应链的竞争优势，通过供应链的竞争力保持自身企业的市场不败之地。
五、采购流程设计要点
在设计采购作业流程时，应注意以下要点。
1.采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配
一方面，过多的流程环节会增加组织流程运作的作业与成本，降低工作效率；另一方面，流程过于简单、监控点设置不够等，将导致采购过程操作失去控制，产生物资质量、供应、价格等问题。
2.先后顺序及实效控制
应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需的时限。
比如，避免同一主管对同一采购文件做数次的签核；避免同一采购文件在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购文件会签部门太多，影响作业实效。
3.关键点设置
为便于控制，使各项在处理中的采购作业在各阶段均能被追踪管理，应设置关键点的管理要领或办理时限。
比如，国外采购、询价、报阶、申请输入许可证、出具信用证、装船、报关、提货等均有管理要领或办理时限。
4.权责或任务的划分
各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。比如，请购、采购、验收、付款等权责应予区分，并指定主办单位。
5.配合作业方式的改善
比如，手工的作业方式改变为计算机管理系统辅助作业后，其流程与表格需做相应的调整或重新设计。
6.采购流程应反映集体决策的思想
由计划、设计、工艺、认证、订单、质量等人员一起来决定供应商的选择。处理程序应合时宜，应注意采购程序的及时改进。早期设计的办理程序或流程经过若干时日后应加以检查，并不断改进与完善，以回应组织的变更或作业上的实际需要。
7.避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱
注意变化性或弹性范围以及偶发事件的处理规则。
比如，在遇到“紧急采购”及“外部授权”时，应有权宜的办法或流程来特别处理。
8.价值与程序相适应
程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的大小相适应。凡是涉及数量较大、价值较高或容易发生舞弊的作业，应有比较严密的处理监督；反之，则可略微放宽，以求提高工作效率。
9.处理程序应适合现实环境
应注意程序的及时改进。早期设计的处理程序或流程，经过若干时间段以后，应加以审查，不断改进，以适应组织变更或作业上的实际需要。
拓展阅读 华为是如何做采购管理的
作为网络管理倡导者、实践者和领先者的华为技术有限公司为了建立国际竞争力，不惜高价从知名的跨国公司IBM请来顾问帮助建立起自己的采购系统，以求更好发展。
一、华为采购组织结构
华为采购部建立了物料专家团（Commodity Expert Groups，简称CEG），各CEG负责采购某一类或一族的物料满足业务部门、地区市场的需要。按物料族进行采购运作的目的是在全球范围内利用华为的采购杠杆。每个CEG都是一个跨部门的团队，通过统一的物料族策略、集中控制的供应商管理和合同管理提高采购效率。如下图所示。
华为采购组织结构简图
二、介入产品开发和投标
CEG和华为的技术和认证中心，在华为研发和供应商之间架起了沟通的桥梁，推动供应商早期参与华为的产品设计，来取得双方的技术融合以及在成本、产品供应能力和功能方面的竞争优势。
华为的工程采购部（Customer Solution Procurement，简称CSP）与华为销售和行销一起积极地参与客户标书的制作。参与市场投标将使采购部了解到客户配套产品的需求，在订单履行过程的早期，充分了解华为向客户做出的承诺，以确保解决方案满足客户需求并能够及时交付。
三、采购需求履行
生产采购和行政采购负责日常采购运作以及与供应商和内部客户的沟通，及时处理采购请求和解决双方的问题，从而提高供应商的表现和内部客户满意度。同时华为也关注于不断提高采购履行流程的自动化程度，让采购执行人员有更多的机会积极地参与物料族采购策略的制定。
四、采购管理核心价值观
努力争取全面了解华为公司和供应商的能力、要求和需要；积极阐明华为公司和供应商的观点，促进各层面和各部门之间的沟通、诚信和团队精神。
在技术、价格、质量、交货、响应、速度以及创新等方面，努力获得竞争优势；不断提升和保护华为的利益；推动华为采购业务的持续改进和有效实施。
五、供应商认证流程
华为致力于向所有潜在供应商提供合理、平等的机会，让大家都能够展示自己的能力。潜在供应商各种方式的垂询都将转给采购部门进行回复。
如果华为和供应商都有意开拓业务关系，华为采购部会要求潜在供应商完成调查问卷。在接到调查问卷并进行评估后，华为将知会供应商评估结果。如果华为有兴趣和供应商进行合作，我们将启动后续的认证步骤。
后续认证可能需要和供应商面谈，讨论供应商对调查问卷的回复。根据面谈的结果，决定是否需要现场考察。然后可能需要进行样品测试和小批量测试，确保供应商的产品满足规格要求，产能满足需求。认证的结果将知会供应商。在发生采购需求时，通过认证的供应商将作为候选供应商进入供应商选择流程。
下图是供应商认证流程的简要图。
供应商认证流程简要图
六、供应商选择及评定
1.供应商选择的目标
负责供应商选择的主体部门是采购部各物料专家团（CEG）。华为采购部在向外部供应商采购物品、服务和知识资产时，有责任为华为获取最佳的整体价值。因此在选择供应商时CEG有两个主要目标：① 选择最好的供应商；② 评定公平价值。
2.供应商选择流程
华为制定了完善的供应商选择、公平价值判断流程，以确保华为选择最符合华为利益的供应商，采购获得最公平的价值，同时保证华为向所有供应商给予平等赢得华为生意的机会。该流程的基本原则是公平、公开和诚信，并由以下机制保证。
（1）采购集中控制。采购是公司内部唯一授权向供应商作出资金承诺，获得物品或服务的组织。除此以外的任何承诺都视为绕过行为，视为对公司政策的违背。
（2）供应商选择团队。供应商选择将由相关专家团主任组建团队来进行，成员包括采购和内部客户的代表。小组的使命是制定RFQ/RFP（报价或采购问询），确定能够按照华为要求提供所需产品或服务的现有合格供应商名单。这个团队管理供应商选择流程，参与评估供应商的回复以及选择供应商。
（3）供应商反馈办公室。如果供应商在与华为的交往中有任何不满意的地方，有专门的帮助中心负责收集供应商的反馈和投诉。
七、供应商绩效评估
华为采购部制定了供应商评估流程，定期向供应商提供反馈。该流程包括相关专家团正式的绩效评估。供应商的绩效将从技术、质量、响应、交货、成本和合同条款履行这几个关键方面进行评估。评估流程的目的在于给双方提供开放沟通的渠道，以提升彼此的关系。同时，华为鼓励供应商向华为反馈，站在客户的角度他们如何评价华为，这些评估信息将用于改善彼此的业务关系，和改善华为内部的业务运作。
八、着手电子化交易
电子化交易就是“在网上进行买卖交易”，其内涵是：企业以电子技术为手段，改善经营模式，提高企业运营效率，进而增加企业收入。电子化交易可以让企业得到更多的供应商资源，充分了解供应市场状况，更好地收集市场信息，使采购策略立足于事实基础上。
华为正在着手实现从“采购请求”到“付款”全流程的自动化。希望供应商支持这一行动，并参与电子采购的使用，将其作为主要的沟通和交易平台。此外，华为还在预测/订单状态、RFI/RFQ/RFP、供应商评估等方面与供应商进行电子化的合作。这给华为和供应商双方带来收益，有助于提高效率和降低交易运作成本。
九、华为的业务行为准则
1.诚信和道德标准
华为的政策是与供应商和其他任何有业务关系的客户进行公平往来，遵守商业道德。任何时候如果供应商感觉到该政策的执行打了折扣或背道而驰，请将您的担忧向华为供应商反馈办公室反映。华为将本着尊重事实、谨慎周密的原则进行调查处理，并替反馈人保守秘密。
2.保密
采购部会保护华为自身的机密信息或与供应商/客户签署的保密协议所涉及的保密信息。华为与每个供应商和潜在供应商的关系，在华为看来都是仅限于双方之间的事务。华为会负责地对待从供应商处获取的信息，华为的员工必须避免因为疏忽大意获取或透露另一方的保密信息。
十、与供应商之间的沟通
华为相信，只有良好的沟通才能培育出良好的合作关系。华为提供多样化的沟通渠道，以便华为和供应商进行开放的对话和讨论。
1.单一接口
每个物料专家团内部都有供应商接口人，负责与供应商的接口和沟通，处理供应商与华为来往过程中可能碰到的任何问题和疑问。相应的，也要求供应商通过这一单一的接口与华为接触。通过这一渠道，专家团会将所有可能影响到供应商业务的采购策略和计划，传达给供应商。
2.供应商反馈受理
华为设立供应商反馈办公室，主要是为了处理所有与采购相关的问题，包括供应商针对华为员工或某部门的不公平行为和不道德行为的投诉等，供应商可以坦诚地让华为知悉自己的顾虑，同时也帮助了华为遵守其诚信的承诺，此举目的在于促进与供应商更为开放、有效的关系。