第五节 会计凭证断号的处理办法

会计在做账时如果删除了凭证，凭证就会断号。会计凭证断号了怎么办？终极思维应该是避免删除凭证，做错的保留，红字改正。但会计人员一般不愿意做红字，不愿意留下自己做错账的痕迹。这就需要考虑怎么填补断号了。思路是把最后的分录移植过来，但要注意一个问题，不可让票据时间超前于记账时间。

对于凭证断号，相信大多数会计人员在月末结账时都遇到过。现在绝大多数企业都做到了使用财务软件记账，由系统记录的会计凭证应该是连续的，其编号也应是连续的，那么，凭证为什么会断号呢？

根本原因在于，会计人员记账后，因种种原因删除了某些凭证。前面的凭证被删除了，财务软件在功能上没有实现后方凭证编号顺序前移，也没有实现让最新记录的凭证递补断号。

如何避免凭证断号呢？根本原则是做到不删除凭证。达成此目的，一方面需要会计人员提升专业素养，工作更认真，避免出错；另一方面，错误发生后，不要删除凭证掩盖错误。凭证做错了，怎么改正呢？规范做法是用红字做一遍原分录，冲销错误分录的影响。

在实际工作中，会计人员大都不愿使用红字分录去更正错误，特别是当错误发生在当月的时候。原因有以下两方面。

第一，不愿意留“痕迹”。一般企业会计核算制度都会规定，会计人员在做红字分录时要写出错误原因，报经财务领导签字确认。这无异于要求会计人员把错误赤裸裸地曝光，估计没有几个会计人员内心愿意这么做。

第二，图省事。相对于做红字分录，直接删除原错误凭证更为省事。一方面少做了一份凭证，另一方面省去了向领导做解释说明的过程。

如此一来，凭证断号的现象就会客观存在，并且会长期存在。针对这种现象，企业该如何从技术层面解决呢？

最简单的思路是一一改写凭证号。但问题在于，清理断号时往往濒临结账。如果凭证量大，改写的工作量可能会很大。例如，一个月有2 000份凭证，第500号凭证被删除了，等于要把501~2 000号全部改正。此外，会导致之前打印出来的纸质凭证和软件系统里的凭证不匹配，编号对不上。可见，逐一手工修改凭证号，一则不严谨，再则没必要。

真正可行的方法是什么呢？后号前填，意思是把尽可能靠后的凭证提前，填补断号。但这么做有个细节要注意，即“后号”业务发生的时间，在选择凭证填补断号时，要考虑发票和原始单据的时间影响。

如果后面的凭证不适合填补断号，还有一个可行的方法。尽量选择时间因素不明显的分录填补断号。具体言之，可以用诸如计提折旧、费用分摊、计提减值、预提费用等分录填补断号。这类分录一般在月末结账之前才记录，以之填补断号对整个做账几乎不会造成影响。

凭证断号虽是小问题，但有时会折射出大问题。频繁删除凭证本身就是会计基本技能不过硬的表现，有时还会衍生出随意篡改账务、内控不严谨的问题。

凭证断号的出现是不应该的，填不好断号就更不应该了。