4.2 原始凭证的设计

4.2.1 原始凭证的种类

原始凭证又称单据，是在经济业务发生时取得或填制，用以证明经济业务已经发生或已经完成的会计凭证。

原始凭证按不同的标准有不同的分类：

1．原始凭证按其来源不同分类

原始凭证按其来源不同，分为自制原始凭证和外来原始凭证。

自制原始凭证是由本单位人员在经济业务发生时所填制的凭证。自制原始凭证按填制手续不同，又可以分为一次凭证、累计凭证、汇总凭证。一次凭证是指只反映一项经济业务或若干同类性质的经济业务，填制手续一次完成的凭证；累计凭证是在一定时期内反映若干项同类性质的经济业务，填制手续分次完成的凭证。累计凭证大多数只在单位内部使用，必须自行设计。

外来原始凭证是在经济业务完成时，从其他单位取得的原始凭证。如发票、银行进账单。

2．原始凭证按其用途不同分类

原始凭证按其用途不同，分为通知凭证、执行凭证和计算凭证。

通知凭证指命令或要求有关部门办理某项经济业务的凭证，由通知单位设计，而被通知单位不须设计。

执行凭证是证明某项经济业务正在进行或已经完成的凭证，须自行设计。

计算凭证是通过一定的计算手续编制的，提供某项会计指标的凭证。

3．原始凭证按其格式实用性的不同分类

原始凭证按其格式实用性的不同，分为通用凭证和专用凭证。

通用凭证是具有全国性或某一地区、某一系统、某一部门统一规格的凭证，可从市场上购买。专用凭证是指具有专门用途，反映各企业特殊经济业务的凭证，须自行设计。

4.2.2 原始凭证的基本要素

1．原始凭证的名称；

2．发生经济业务的时间；

3．接受凭证的单位或部门；

4．凭证编号；

5．经济业务内容；

6．填制凭证的单位和经办人员的签名或盖章；

7．凭证联次、附件。（有的经济业务需要，有的不需要）

4.2.3 原始凭证设计的基本方法

明确设计步骤，有利于在设计凭证时统筹规划，合理安排，有秩序、有主次地进行，防止重复、遗漏等现象。设计原始凭证的一般步骤如下：

1．根据实际需要，确定原始凭证种类

原始凭证的种类，受经济业务具体内容、管理要求及核算方式的影响。确定符合实际需要的原始凭证种类，是设计原始凭证要解决的首要问题。各企事业单位在设计原始凭证时，首先必须根据本单位的经济业务类型、经营管理要求和会计核算方式等，确定所需要的原始凭证种类，保证单位发生的各种经济业务，都有相应的原始凭证予以反映。

2．按照原始凭证用途，设计原始凭证的格式和联次

这是设计原始凭证的关键步骤和具体工作。不同种类的原始凭证具有不同的用途，用途不同，又使得各种原始凭证的具体内容不同。这就要求企业针对不同用途的原始凭证，按照设计原则，分别设计各种凭证的格式、联次，并规定各联的具体用途。设计时，必须对凭证具备的全部内容作出合理的安排。表格内外各列的项目，有关项目之间的关系，上下左右的布局，规格尺寸的确定，每个凭证须一式几份，各联的区分以及采用的印刷纸质，印成的颜色，印刷的数量等，都应作出合理的设计。

3．制定原始凭证的传递程序

科学合理的原始凭证传递程序，是建立正常的会计业务处理秩序，加强会计工作内部控制，提高真实可靠的会计资料，促进会计工作效率提高的保证。制定传递程序，就是对原始凭证取得或填制后，应当经由哪些部门或个人进行必要的业务处理，直到最后归档为止的全部过程作出规定。原始凭证的传递程序可以通过原始凭证各联次的具体用途或有关单位和个人的签章表明。

4．建立原始凭证的使用保管制度

原始凭证是具有法律效力的经济资料和会计档案，任何单位在设计完成原始凭证后，都应明确规定原始凭证的使用要求，建立规范化的使用制度，保证原始凭证使用的合理合法性。同时，在完成经济业务手续和记账后，必须对原始凭证妥善保管，以便日后随时查阅。未使用的空白原始凭证也应由专人负责保管，特别是事先已经盖章的原始凭证和已经使用的原始凭证“存根”更要加强管理，防止丢失。因此，必须按照《会计档案管理办法》的要求，对原始凭证的保管办法、保存期限、查阅和复制手续、销毁办法等作出明确的规定，建立严密完善的原始凭证保管制度。

4.2.4 原始凭证设计举例

不同的经济业务需要不同的原始凭证反映，按照经济业务的种类，原始凭证大致可以分为“（1）反映货币资金业务的原始凭证；（2）反映工资业务的原始凭证；（3）反映固定资产业务的原始凭证；（4）反映采购业务的原始凭证；（5）反映存货业务的原始凭证；（6）反映成本核算的原始凭证；（7）反映销售业务的原始凭证；（8）反映其他业务的原始凭证等等。现就各类经济业务所需要的原始凭证设计分别介绍如下：

1．货币资金业务的原始凭证设计

货币资金业务主要是指企业的现金、银行存款业务。反映此类业务的原始凭证具有以下特点“既有自制原始凭证，又有外来原始凭证；既有专用凭证，又有通用凭证；而且都是一次凭证。银行存款业务的原始凭证如支票、商业汇票等都实行通用化，不需要自行设计，而反映现金业务的各种原始凭证如借款单、收据、差旅费报销单等大多需要自行设计。所以，现金业务原始凭证是设计重点。

常用的现金业务的原始凭证设计参见表4.1、表4.2。

“现金收据”一般设计一式三联，一联作为存根备查，一联送交付款单位（或个人）收执作为报销凭证，并加盖或加印税务部门的签章，另外一联会计凭以记账。

“差旅费报销单”只设计一联，属于汇总原始凭证，由报销人和会计主管人员共同填制，经有关人员签章后，会计据此及所附各原始凭证进行账务处理。

2．工资业务原始凭证的设计

工资是以货币形式支付给职工的劳动报酬。工资业务主要包括工资的结算和工资费用的分配等。为了防止在工资结算和工资发放过程中弄虚舞弊行为的发生，必须设计严密的控制程序。反映工资业务的原始凭证有“工资单”、“集体计件工资分配表”和“工资分配汇总表”等。

“工资单”是由劳资部门和财会部门按车间、职能科室、工段或小组编制的记录发放工资的原始凭证。设计一式三份，一份由劳资部门和会计部门存留备查，一份由会计部门进行账务处理，另一份连同工资一起发给职工。具体设计见表4.3。

“集体计件工资分配表”是在按照生产小组、产量和计件单价计算出小组应得工资后，分配小组成员应得计件工资的原始凭证，一般按小组内各成员工资等级和实际工作时间进行分配。具体设计见表4.4。

“工资分配汇总表”是对各车间或部门的工资费用按用途进行归集和分配的原始凭证。具体设计见表4.5。

3．固定资产业务原始凭证的设计

由于固定资产业务不太频繁，此类原始凭证也不经常使用，所以一般没有固定格式，多采用书面说明的办法或者自行设计专用凭证。但是因为固定资产业务比较复杂，需要在凭证上反映的内容较多，因此设计此类凭证比较麻烦。现将原始凭证内容设计如下：

（1）“固定资产验收单”，用于投资者投入、企业购进不需要安装的固定资产业务，通常由固定资产验收小组填制后，交财会部门结合其他有关资料进行账务处理。具体设计见表4.6。

（2）“固定资产报废单”通常设计一式两联，由固定资产管理部门或使用单位提出报废申请，按报废对象填制，详细说明固定资产的技术状况和报废原因，经有关部门审定批准后，送交财会部门一联，作为组织固定资产清理核算的依据。另一联留归固定资产管理部门或使用部门存查，并登记固定资产卡片。“处理意见”栏各部门审查后加注意见并签章。具体设计见表4.7。

4．采购业务原始凭证的设计

采购业务发生后，必须首先取得供货单位的“发货票”、运输单位的“运单”、银行的结算凭证等有关凭证。采购业务的会计核算任务是计算材料的实际采购成本以及反映材料入库的实际情况。由此决定需要设计的原始凭证，一是“材料入库单”，一是“材料采购成本计算单”。具体设计见表4.8、表4.9。

（1）“材料入库单”应设计一式三联，一联留在仓库登记材料卡片，一联退给交料单位进行业务核算，另一联交给财会部门进行账务处理。

（2）材料如果按实际成本计价，“计划单价”栏应按实际成本计价。

5．存货业务原始凭证的设计

存货是指企业用于销售或生产消耗的各种物品。为了正确反映存货的收到、发出、结存情况，应设计“领料单”、“产品入库单”和“存货盘点报告单”等原始凭证。具体设计如下：

（1）“领料单”用于车间或部门从仓库领用材料的业务，一般设计四联。一联由领料单位保存备查；一联由审批单位进行业务核算；一联送交财会部门报账；一联留归材料仓库登记材料卡片。具体设计见表4.10。

（2）“产品入库单”是用来记录已经生产完工，经检验合格送交仓库准备销售的产品的原始凭证。一般设计一式三联，一联仓库盖章后生产部门留存，一联仓库登记存货账，一联送交财会部门进行账务处理。具体设计见表4.11。

（3）“存货盘点报告表”，存货盘点有两种情况，一是采用实地盘存制的企业在期末进行的盘点，另一种是采用永续盘存制的企业为了保证账实相符而进行的盘点。两种盘存制所采用的报告表也不同。

采用实地盘存制时，进行盘点是为了通过确定结存数计算本期发出存货的数量和金额。其盘点报告表的内容包括存货的名称、规格、期初数、本期收入数、本期发出数、期末结存数等。具体设计见表4.12。

采取永续盘存制时，进行盘点是为了对那些账实不符，发生盘盈盘亏的存货进行反映。盘点报告表的内容包括存货的名称、规格、计量单位、单价、账面结存、实际结存、盘盈盘亏的数量、金额和原因等。具体设计见表4.13。

6．成本核算原始凭证的设计

成本核算所使用的原始凭证包括“产品成本计算单”、“材料费用分配单”和“制造费用分配表”。

（1）“产品成本核算单”，是按照产品名称计算企业各种完工产品成本的原始凭证。具体设计见表4.14。

（2）“材料费用分配表”，是对月份内所消耗材料按其用途进行分配的一种原始凭证。具体设计见表4.15。

（3）“制造费用分配表”，制造费用是车间管理部门为组织管理产品生产而发生的间接费用。为了保证产品成本计算的准确性，应将制造费用按照一定的标准分配计入各种产品的成本，具体设计见表4.16。

7．销售业务原始凭证的设计

反映销售业务的原始凭证，主要是“销货单”和“代垫运费清单”。“销货单”一般应设计一式五联。一联由销售部门留存进行业务核算，一联由购货人回单位报账，一联由财会部门办理收款并进行会计核算，一联由仓库保管凭以发货并登记仓库入账，一联交门卫留存查验。具体设计见表4.17。

“代垫运费清单”是采用发货制方式销售产品时，由销货单位代替购货单位向运输单位垫支运费后，再与购货单位计算款项所使用的原始凭证。一般设计三联“一联加盖公章后，随同运输单位开具的货物运输收费单送交购货单位；一联送交财会部门进行会计核算；另一联留归销售部门存查。具体设计见表4.18。

各类原始凭证的设计注意事项如下：

1．反映货币资金收支变化的原始凭证

此类原始凭证，用来反映和记载现金、银行存款的收支情况。设计时应注意以下问题：

（1）为了保证资金的安全，防止伪造，凭证除了设置小写金额外，还应设置大写金额栏。

（2）设计经济业务说明栏，记录经济业务的内容。

（3）有关负责人的签章必须齐全。

2．反映财产物资增减变动的原始凭证

此类原始凭证，用于反映和记载各种固定资产、材料、产成品和低值易耗品的增减变动情况。由于对各种物资的核算，既要进行价值计算，又要进行实物核算，因此，应注意以下问题：

（1）凭证中应设计各种财产物资的品名、类别、规格型号、计量单位、数量、单价等内容。

（2）财产物资的增减变动涉及的部门较多，因此设计的联次应较多。

（3）当交易的财产物资涉及外单位时，应加盖公章，并设计金额大写栏。