4.1 会计凭证设计的作用和原则

4.1.1 会计凭证设计的作用

会计凭证，是用来记录经济业务，明确经济责任，并据以登记账簿的书面证明。各个单位每发生一笔经济业务，都应该按照规定程序和要求填制会计凭证。在具体会计工作中，由执行和完成该项经济业务的有关部门或人员，取得或填制证明经济业务内容、数量和金额的凭证，并在凭证上签名或盖章，对凭证的真实性和正确性负责。一切会计凭证还必须由有关人员严格审核，经审核无误后才能作为登记账簿的依据。

经济业务发生后，取得或填制原始凭证并据以编制记账凭证，是会计核算工作的重要内容和基础环节，一方面可以证明经济业务发生的原始材料，另一方面有利于会计监督作用。因此，科学合理地设计各种类型的原始凭证和记账凭证，是会计工作中的重要一环。

真实性原则是会计工作中应当遵守的一条原则，也是保证会计核算资料真实、可查验的关键。在各个企业的会计核算中，货币资金的收付、收入费用及生产成本的计算、往来款项的清算等任何一项经济业务，都必须根据有关的凭证进行账务处理。因此，设计会计凭证，不仅对记录经济业务、反映资金变化、明确经济责任有直接作用，而且影响登记账簿、计算成本、清查财产以及编制报表等会计核算工作，同时与会计分析和会计检查以及内部控制等工作也有直接的关系。具体地讲，设计会计凭证的意义有以下几个方面：

1．记录经济业务的发生，及时准确地提供会计信息

取得和填制合法的、真实的原始凭证，是会计信息唯一的、重要的来源。编制会计凭证，是对取得的会计信息进行加工和处理，使之成为有用的会计信息，并作为记账的依据。因此，会计凭证设计是否恰当，关系到能否及时正确地反映经济业务，能否保证会计核算的真实、完整，能否按规定向企业内部和外部提供准确、公允的会计信息。

2．为登记账簿提供依据

任何企事业单位，要想连续、系统、全面地反映和监督经济活动过程及结果，必须采用登记账簿的会计核算方法。而账簿的登记，必须借助于会计凭证，账簿上记录的各项数据资料，都来源于相应的会计凭证，凭证上反映的各项经济业务，也必须经过整理、归类、汇总登记到有关的账簿中。因此，设计会计凭证，为会计账簿的登记提供了依据。

3．明确经济责任，便于内部控制

会计凭证不仅记录经济业务的内容，而且要明确业务经办人员的经济责任，要求办理经济业务的相关单位和人员签名或盖章，以明确在业务受理过程中所负有的责任。设计得当的会计凭证，能够促使有关人员在自己的职责范围内严格按照规章办事，提高责任感。同时，通过设计会计凭证合理的传递程序，可将业务发生所涉及的部门和个人联系起来，使各职能部门之间以及财会部门内部各有关人员之间形成既相互联系，又相互制约、相互监督的格局，强化和完善会计工作的内部控制制度，保证会计工作的规范运行。

4．为开展会计检查和审计工作提供主要依据

设计恰当的会计凭证，可以证明经济业务真实、正确、合法、合理。因而通过审核和检查会计凭证，可以确定经济活动是否符合国家有关的经济政策、法规和制度的规定，了解有无挥霍浪费、弄虚作假、贪污盗窃等违法乱纪的行为，以保证经济活动的合法合理性、会计资料的客观真实性。因此说，设计会计凭证不仅能保证会计监督职能的充分发挥，而且有利于审计工作的开展，及时发现生产经营过程中存在的问题，针对性的采取措施，改进工作。

4.1.2 会计凭证设计的原则

会计凭证按其主要用途和填制程序不同，分为原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，作为业务办理手续、证明业务发生情况、明确经办人员责任的原始依据，是具有法律效力的书面文件。记账凭证是会计人员根据原始凭证反映的业务内容，运用会计科目加工处理、编制会计分录后作为账簿登记依据的会计凭证。

1．原始凭证的设计原则

设计原始凭证，就是按照经济业务的发生情况和内部控制制度的要求，对原始凭证的种类、格式、内容和联次等进行的规划和制定。由于原始凭证具有法律性强、种类繁多、使用范围广、经手人员多的特点，因此，设计时应遵循以下原则：

（1）全面详细地反映经济业务发生情况

作为业务发生最初书面证明的原始凭证，应把业务发生的时间、地点、内容、有关人员的责任等基本情况详细地提供出来，以便充分发挥原始凭证的作用，并加强原始凭证的管理。因此，设计的原始凭证应当具备：

①原始凭证的名称（反映业务种类）；

②填制凭证的日期（反映业务发生时间）；

③填制凭证和接受凭证的单位（表明业务发生地点）；

④经济业务的具体内容；

⑤有关单位或个人签章（表明经手人员责任）。

只有这样的原始凭证，才能保证对经济业务的反映具备全面性和可靠性。

（2）充分满足内部控制制度的要求

企业、行政事业等单位发生的经济业务，除少数外，大部分要涉及若干单位或同一单位的几个职能机构以及相关人员。因此，在设计原始凭证时，必须根据实际需要，合理确定各种凭证所需要的联次数量，并规定各联的具体用途。既要满足各单位、各部门从事经济管理和核算的要求，加强岗位责任制，又要通过连续编号、复写多联等方式使各部门之间相互制约、相互监督，加强内部控制制度。如反映销货业务的“销货单”（发货票），在大中型企业里，最少应设计四联，由销货单位的销售部门、财会部门和仓库以及购货单位各持一联。销售部门留作存根进行业务核算，财会部门凭以收款并进行会计核算，仓库凭以发货并进行实物核算，购货单位作为付款凭证办理采购业务的会计核算。

（3）有利于加快凭证传递，提高工作效率

凭证传递关系到经办业务的各职能部门如何联系和相互制约，以促使他们尽职尽责，积极完成自己承担的任务，简化凭证传递过程，可以提高工作效率，防止产生工作脱节和漏洞的问题。这就要求在设计原始凭证时，科学地规定每一凭证的传递程序，避免传递过程中的迂回或脱节。具体规定哪些凭证联需要经过哪些部门，在传递过程的哪个环节留归相关部门以及各个传递环节的任务，等等。

（4）原始凭证的种类、用途、格式力求标准化和通用化

在企事业单位内部，办理同类性质的经济业务所用的凭证必须统一，并保持稳定，不能经常改变，以方便凭证的填制和审查，同时节约设计和印刷费用。有些凭证应尽可能在部门、系统范围内通用，有条件的还应在地区或全国范围内统一使用，以方便财政、税务和审计等部门的监督工作。

2．记账凭证的设计原则

记账凭证与原始凭证有紧密的联系，又有明显的区别。因此，设计记账凭证，在符合内部控制和力求标准通用化的基础上，还应遵循以下原则：

（1）必须具备记账凭证的基本内容

包括记账凭证的名称，填制凭证的日期和编号，经济业务的简要说明，使用的会计科目（包括总账科目和明细科目）及其增减变化金额，所附原始凭证的张数以及有关人员的签名或盖章。

（2）必须与使用的会计核算形式相适应

不同的会计核算形式，要求有不同种类的记账凭证，如记账凭证核算形式，可以设计“收款”、“付款”和“转账”三种凭证，也可以设计统一的“记账凭证”。但在汇总记账凭证核算形式下，则必须分设“收、付、转”三种，并相应设计“汇总收款凭证”、“汇总付款凭证”和“汇总转账凭证”，才能满足需要。

（3）满足账簿登记的需要

记账凭证是登记账簿的主要依据，由于账簿有总分类账和明细分类账之别，为了能够使总账和明细账的登记都有依据，设计记账凭证时，会计科目必须分清总账科目，子目和细目，以便分别记载它们的增减变化。此外，为了使记账凭证与账簿之间的关系更加严密，清楚反映凭证中的每一项数字记入账簿的页码，应在记账凭证上设计“账页”一栏。