全院书目数据库建设问题

一 书目数据库建设的总目标

根据院领导的要求，用5～7年时间，将全院300多万册中文图书的书目数据全部按标准化、规范化的要求输入计算机，在形成各片及各馆机读书目数据库的基础上，同时形成全院范围内一套完整的中央机读书目数据库。

二 目前院馆回溯编目进展情况

从院图书馆（以下简称“院馆”）来看，实际上中文图书的回溯编目工作早在1995年初统编部刚刚成立时就已经开始。编目部自1995年1月1日正式成立以来，一方面，及时完成采购部转来的包括购买、赠送和与外馆交换来的中外文新书的编目工作；另一方面，还完成大量旧书的回溯分编任务。从1995年1月至1997年6月，已完成88875册中外文图书的分编任务。其中，日文图书5287册，俄文图书2428册，学位论文10517册（其中包括1986～1993年的共计1361册）。再加上1994年8～12月录入的4000册中文新书的编目数据，编目部在2年零10个月的时间里，完成了95288册中外文图书的分编工作，这相当于保质保量地完成了一个中小型图书馆的包括分类和主题标引在内的编目建库任务。

另外，在人员不多，且不断减员的情况下，仍想尽一切办法提高编目的质量和数量。例如，到目前为止，我们已经减少6位编目人员。但即使在这样大幅度减员的情况下，仍保持编目总量不断上升的趋势。例如，1995年全年完成29277册，1996年全年完成33734册，1997年1～5月完成18847册（照此比例，1997年全年完成45000余册）。这是我们通过不断引进先进的技术和做深入细致的思想工作，使得编目工作的效率不断提高所取得的成果。另外，我们没有只顾追求数量而不顾编目质量，恰恰相反，我们一直把保证数据质量放在首位。因为质量是数据库的生命，而返工是最大的浪费。不注重质量也是最不能保证数量的做法，而这种形式主义的表面上完成工作任务的做法，也只能暂时应付一下上级领导，它经不住时间的考验，经不住将来上互联网的考验，更经不住历史的考验。

我们在抓质量方面主要做了以下几项工作：①引进国家图书馆目前已经出版的1975年至目前的全部中文社科书目数据光盘和软盘；②注意积累编目实践过程中出现的诸多复杂的解决办法并每两个月召开一次业务研讨会，向所有的编目人员提出统一要求，不断提高大家的分编业务水平；③加强数据校对工作，这包括：编目员录入完一条数据后首先用电脑自动校验程序，即对MARC格式进行校验，然后对编目内容自校一遍；三级账户将工作库数据灌入中央库之前对数据逐条进行校对；在正式打印中外文新书通报之前再由编目部负责人对库内数据进行逐条逐字地校验等。通过这样三级把关，基本上可把各种错误避免掉。

三 书目数据库建设的安排与进度

1．准备阶段（1997年2～6月）

（1）筹备和酝酿阶段

经院文献信息中心领导决定，年初成立了全院书目数据库建设领导小组。

1997年2月21日和26日，在院馆分别召开了馆长会议和全院书目数据库建设领导小组首次工作会议。李惠国同志参加了第一次的馆长会并做了重要讲话。经过这两次会议的讨论，提出了有关全院机读书目数据库建设的若干方案和建议。

1997年5月31日和1997年6月2日，全院书目数据库建设领导小组和外片图书馆工作协调指导小组组织了为期两天的有关《中国社会科学院中文普通图书机读编目手册》的讨论。

（2）人员培训阶段

为了搞好对外片图书编目人员的培训，早在1997年3月，编目部就开始起草将来作为讲义和编目手册使用的《中国社会科学院中文普通图书机读编目手册》。到5月中旬为止完成初稿，我们遂于5月下旬先组织编目部内部对该初稿进行讨论，并于5月28日完成修订稿。接着马上组织外片的同志联合对该修订稿进行讨论，并于6月5日定稿。为6月下旬到7月上旬组织好全院的编目业务培训打下良好的基础。

A．培训内容：

a．分类—主题一体化标引；

b．中文图书机读编目规则。

B．培训安排：

①6月23～25日，为分类—主题一体化标引培训阶段；

7月3～4日，为中文图书机读编目规则培训阶段。

②经过第二阶段培训后的大楼外各片图书馆的编目人员，尚需在院馆编目部实习三个月。只有这样才能基本上保证他们回到本所图书馆编目时能独立完成高质量的编目工作。这当然也为尽快完成大楼片的回溯编目任务提供了一定的人力支持。

2．正式实施阶段

院馆从1995年初已经开始回溯编目了，大楼外各馆从结束培训后开始。

（1）各馆从1997年7月份开始一律按照新的要求进行中、西文新书的计算机编目工作。各馆在编目过程中必须使用“全院机读书目数据库建设方案”中统一规定的分类法、主题词表、著者号码表、机读目录手册、编目规则等进行符合标准化、规范化要求的录入建库工作。具体如下：

①分类法：《中国图书馆分类法》（第三版）；

②主题词表：刘湘生主编的《中国分类主题词表》；

③中文著者号码表：刘湘生主编的《中文通用著者号码表》；

④西文著者号码表：卡特编的《卡特著者号码表》；

⑤日文著者号码表：植村长三郎编的《著者号码简明表》；

⑥俄文著者号码表：哈芙金娜著的《俄文三位数著者号码表》；

⑦机读目录手册：《中国机读目录通讯手册》（新版）、《中国社会科学院中外文图书分编工作单填写规则》和《中国社会科学院中文普通图书机读编目手册》等；

⑧编目规则：国家文献著录标准、《中国社会科学院图书资料工作条例和规章制度（附文献分类编目手册）》和今后有关编目规则方面的新规定。

（2）各馆经培训后须按照统一标准进行本馆中外文图书的计算机编目工作，并做好和院馆之间交换数据的准备。以后院馆编目部除了要将国图源书目库和院馆中央库的编目数据源源不断地提供给各片图书馆外，还要将各片交来的本馆自编的书目数据经校验、整理后再提供给其他各片使用。这样，我们就不再是原来意义上的编目部，而变成名副其实的统编部了。

（3）全院书目数据库建设领导小组从1997年8月份开始不定期地到各馆检查中文图书编目工作的质量和进度。

四 对全院中文旧书进行回溯编目的组织实施方式

这方面笔者认为不外乎以下两种方案。

第一种方案：由院馆编目部统一进行组织和实施。采取全院合作进行，以集中编目为主，统一调配和使用全院编目人员。对全院各片及各馆的藏书按照轻重缓急和各馆条件，有步骤地组织实施。这样做的好处是：①有利于计算机编目工作的标准化和规范化，可最大限度地保证编目质量；②容易出成果、见成效，可赢得时间，能在国际互联网上迅速见到我们自己的产品；③能有条不紊地进行工作安排和组织实施，避免“打乱仗”; ④先进行回溯编目的馆完成的编目数据可百分之百地供下一个进行回溯编目的馆使用，从而避免了各馆同时编目的数据不能互相利用的弊病；⑤有利于回溯编目人员业务水平的提高；⑥使用同一种软件进行统一编目，可避免很多问题以及可能在某一方面出现不兼容现象给我们带来麻烦。

对全院各片中文图书进行集中编目的安排次序是：先突击分编院馆的图书，然后再有步骤地分编大楼外各片馆的图书。因院馆编目部无论在软硬件条件，还是在人员、工具书等方面都是最好的，所以在编外片图书时，仍可以院馆编目部为工作基地，外片图书馆只需将需编目的图书运来，过一段时间再将编好的书运走即可。

第二种方案：统一和分散相结合进行的方式。这实际上是上面提到的各馆编目人员由编目部统一进行培训后，再轮流在编目部实习三个月，其余编目人员同时在本馆进行回溯编目工作。

（原载于《中国社会科学院图书馆体制改革理论与实践》，李惠国、吕其苏主编，中国社会科学院文献信息中心，1998）