2.2 管理信息系统概述

任何企业的运营活动都会产生大量的数据和信息，它不仅反映特定交易活动的发生和处理结果，而且是运营管理决策的依据。从交易的原始信息转化为适用于管理决策的信息，需要经过特定方式的处理，这一过程包含资料输入、处理和信息输出，构成特定的管理信息系统。

2.2.1 管理信息系统的定义

管理信息系统（Management Information System, MIS）是20世纪中后期才逐渐形成的一门新学科，其概念至今尚无统一的定义。20世纪30年代，柏德曾强调了决策在组织管理中的作用。20世纪50年代，西蒙提出了管理依赖于信息和决策。管理信息系统最早出现在1970年，由瓦尔特·肯尼万给出的定义是：“以书面或口头的形式，在合适的时间向经理、职员和外界人士提供过去、现在、预测未来的有关企业内部及其环境的信息，以帮助他们进行决策。”此定义只强调了管理，而没有涉及计算机技术。直到1985年，管理信息系统的创始人高登·戴维斯才给管理信息系统下了一个较为完整的定义：“管理信息系统是一个利用计算机硬件和软件，模拟手工管理作业，利用分析、计划、控制、决策模型和数据资源的一个人机系统。它能提供信息以支持企业或组织的运行、管理和决策。”

笔者对管理信息系统的定义为，管理信息系统是以信息基础设施为基本运行环境，由人、信息处理设备和运行规程组成的，通过信息的采集、传输、存储、加工处理，并以企业战略竞优、提高效率为目标，支持企业高层决策、中层控制和基层运作的集成化的人机系统。

上述定义说明管理信息系统不仅是一个利用信息技术的技术系统，也是一个由人积极参与的人机管理，并对企业进行全面管理的综合系统。

上述定义指出管理信息系统由人、信息技术设备和运行规程三个要素组成，其中，人不仅是管理信息系统中的组成元素之一，而且是站在系统之外对管理信息系统进行管理，并利用管理信息系统提供的信息进行决策的信息系统使用者；信息技术设备按照一定的结构集成为机器系统后，提供了管理信息系统运行的物理环境；运行规程主要规定了管理信息系统本身的运作规则，并用来明确人与信息技术设备之间的关系。如对系统的控制和使用规则、安全性措施、对系统的访问权限等，特别是给予所有信息系统的使用者一些使用管理信息系统时应共同遵守的规则。

上述定义规定管理信息系统以企业战略竞优、提高效率和支持辅助决策为主要目标。管理信息系统必须能够根据企业战略决策和管理的需要，及时提供有关信息，帮助决策者做出决策。

上述定义指出管理信息系统的基本功能是信息处理，具体包括如下功能。

（1）信息采集：解决信息的识别、信息的收集及如何将收集到的信息表达为管理信息系统可以处理的方式等问题。

（2）信息转换和生成：完成原始数据到可利用信息的转换，具体来说有分类、排序、计算、压缩、比较和汇总等基本处理活动。

（3）信息的传输和交换完成：一是准确、快速地传送信息，涉及信息传输线路的传输速率和抗干扰能力；二是确切地表达信息的意义，涉及信息的编码和译码问题。

（4）信息存储：保存信息以备将来使用，它强调存储的作用、存储方式和存储介质等问题，特别是信息的存储时间是管理中的重要问题。

（5）信息的加工处理：将采集到的信息按事先规定好的业务处理逻辑自动进行加工处理，它是管理信息系统的基础和核心功能。

（6）信息更新和维护：保证信息处于可用状态，即保证信息的及时更新、适当分布，以及信息的安全性、完整性和一致性。

（7）信息检索：按照用户的需求查找信息，由于用户需求是多种多样的，因此还需要进一步加工处理和分析信息。为此在执行检索时，还需要利用一些模型和方法。如预测模型、决策模型、模拟模型和知识推理模型等，从而得到针对性较强且满足各类用户需求的决策信息。

2.2.2 计算机环境下的管理信息系统

如前所述，管理信息系统由人、信息处理设备和运行规程三个要素组成，其中，在计算机环境下的信息处理设备包括计算机硬件平台、软件平台、应用系统和数据文件。

1．硬件平台

计算机硬软件平台是管理信息系统开发及生存的运行基础和环境。

管理信息系统的计算机硬件平台是计算机、网络、数据输入和数据输出等设备按一定应用体系结构组成的运行支持环境。和企业的管理水平一样，硬件平台的建设方案也是管理信息系统能否成功的关键因素之一，它们在很大程度上决定着管理信息系统的发展空间和生命力。

一个好的硬件平台不仅应体现在能方便地支持现行管理信息系统的运行，而且也应具有安全、可靠、易维护、易升级和保护原有系统资源等良好的性能。

2．软件平台

管理信息系统除了需要硬件和网络平台来支持其运行外，还需要软件平台的支持，包括系统软件和工具软件。其中，系统软件主要用于管理计算机资源，如各种操作系统。管理信息系统常用的操作系统有Windows NT和Unix等。工具软件主要用于提供用户开发应用系统的软件，如各种编译器及相应的程序设计语言和数据库管理系统（DBMS）等。管理信息系统常用的前台开发工具有Visual Basic、C++、Visual C++、Java等，常用的DBMS有Access、SQL Server、Sybase、Oracle和DBⅡ等。

3．应用系统

管理信息系统在安装硬软件平台后，还需要选购或开发符合企业管理需求的应用系统，而应用系统的主体就是应用软件。目前在市场上有许多可供选购的应用软件，包括各种财务软件和ERP软件等。

4．数据文件

安装所有的硬软件平台和应用系统后，为了支持系统的日常运行，必须组织基础数据存放到计算机中。同时，当系统正常运行时会采集和产生许多新数据和信息，也需要组织成数据文件存放到计算机中。在计算机信息系统中，数据文件常用文件系统、数据库和数据仓库的形式来组织和管理数据。

在此后的章节中，管理信息系统指在计算机环境下的系统。

2.2.3 管理信息系统的特征

根据管理信息系统的定义，可以看出管理信息系统具有如下特征。

1．开放性

开放性指管理信息系统与外界环境之间有信息、物质或能量的交换关系，对外部环境变化具有一定的适应能力。

2．集成性

管理信息系统由多个子系统组成，每个子系统完成各自特定的功能，但是服从管理信息系统为信息使用者服务的总目标。因此管理信息系统是一个整体，具有系统集成性和信息集成性。系统集成性有五个层次，即硬件集成、软件集成、数据和信息集成、功能集成，以及人和组织机构的集成。

3．人—机协作性

管理信息系统是一个人—机协作系统，即管理信息系统中人与机器必须相互密切协作并相互适当配合才能发挥各自的作用。忽视了任何一方，管理信息系统的目标就不能很好地实现。这是管理信息系统的重要特点之一，也是管理信息系统应用上的难点之一。

4．现代管理方法和技术手段相结合

现代管理方法和技术手段相结合，指将管理方法与信息技术有机结合起来。要想使管理信息系统发挥充分的作用，不仅要采用先进的信息处理技术，同时也要引入先进的管理手段和方法。因为如果只重视前者，充其量只是提高了工作效率和减轻了管理人员的劳动强度，其作用十分有限。管理信息系统要发挥其在管理中的作用，必须使信息技术与先进的管理手段和方法相结合。

2.2.4 管理信息系统的结构

管理信息系统的结构指管理信息系统各部件的构成框架，目前，管理信息系统的结构描述尚无统一的模式。从不同的视角出发，管理信息系统的结构有多种模式，如管理信息系统的概念结构、管理信息系统的目标任务结构、管理信息系统的功能结构和管理信息系统的软件结构等。本书将介绍前三种结构。

1．管理信息系统的概念结构

管理信息系统的概念结构指从管理信息系统的基本概念出发来分析其组成部分和结构。显然，从概念出发，管理信息系统由信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者四个部分组成，如图2-3所示。

信息源是信息的产生地，负责信息的采集、转换和生成；信息处理器负责信息的传输、加工、存储；信息用户分析应用信息并决策；信息管理者在管理信息系统设计阶段与IT人员协作，负责需求分析及设计验收等，在系统实现后负责运行和维护管理信息系统。

2．管理信息系统的任务结构

管理信息系统的任务结构指从管理信息系统所要完成的管理任务的角度出发来分析其组成部分和结构。企业的管理任务是一个具有四个元素的层次结构，由战略管理、战术管理（管理控制）、运行控制和业务处理组成。

（1）战略管理：包括制定企业的战略目标、政策和总方针、企业的组织层次，并且决定企业的任务。

（2）战术管理（管理控制）：包括资源的获得和组织、人力资源的招聘与训练及资金的监控等。

（3）运行控制：包括有效利用现有的资源和设备及实行预算控制等。

（4）业务处理：其中的管理任务有财务管理和库存管理等。

处于最底层的业务处理具有大量的信息和内容，而居于顶层的战略管理具有最为浓缩的信息。因此相应的管理信息系统的结构具有金字塔形，如图2-4所示。

3．管理信息系统的功能结构

管理信息系统的功能结构指从使用者的角度看是由相互有信息关联的多个功能部件组成的，如一个企业的内部管理系统可以具有如图2-5所示的结构。

从图2-5中可以看出，管理信息系统由具有不同功能或职能目标的一系列子系统组成。这些子系统还可以分解为子子系统，称为“二级子系统”。例如，会计信息系统可分解为总账、应收、应付、成本、存货、工资和固定资产等二级子系统。当把管理信息系统分解为多个子系统时，必须要明确各子系统的边界和接口，这样才能将子系统有机地结合成一个整体。