2.1 管理信息系统知识

会计信息系统是企业管理信息系统的一个重要子系统，因此在学习会计信息系统前，有必要首先学习和理解管理信息系统。

管理信息系统是一门跨学科的综合科学，它涉及管理学、信息学和系统论的综合应用。本节在讲授管理信息系统前，简单介绍管理学、信息学和系统论的有关基础知识。

2.1.1 管理学基础知识

1．什么是管理

管理的内涵和定义有许多说法，笔者认为，管理是指为了达到某种既定的目标，按照某种管理思想、理念、理论和方法体系科学地计划、组织、指挥、协调、约束并控制他人的行为，有效地调度各种资源，包括人、财、物、设备、技术和信息等，以求得用最小的投入获得最大的产出。

2．著名管理学大师的主要论点

20世纪初，“科学管理之父”泰勒在总结了前人的管理思想和本人的一系列工业管理的实践后，发表了《科学管理原则》一书。书中第一次把科学原则用于管理领域，并把管理带进科学殿堂。泰勒把科学管理的基本原则归纳如下。

（1）以科学办事来代替以经验办事。

（2）集体行动协调，避免不相合拍。

（3）彼此合作，而不是个人主义的混乱。

（4）追求产值最大，而不让它受到约束。

（5）尽最大可能培养工人，使他们和公司都取得更大的成就。

以上思想构成了现代管理学的基本思想。

法约尔是现代经营管理理论的创始人，他在1916年出版了《一般工业管理》一书。书中提出了对企业主管人员的体质、智力、精神、教育、技术方面的品质要求和培训，并且提出了如下14条管理原则。

（1）劳动分工。

（2）职权、职责及权贵相关。

（3）纪律、尊重协议、服从、尽力并重视声誉。

（4）命令统一、一个上级。

（5）计划、指导统一。

（6）个别利益服从整体利益。

（7）报酬公平。

（8）集中程度。

（9）等级清晰。

（10）程序，各有其位、各就其位。

（11）公道、公正。

（12）使用期稳定。

（13）首创精神。

（14）团结精神。

迈约也是行为科学派的代表人物。行为科学认为人是社会的人，企业应当为社会做贡献，应关心职工，并认为职工有权在产出中获取生活资料。

哈默是企业过程再造（Business Process Reengineering, BPR）思想的主要创始人之一。BPR以企业过程为对象，从顾客的需求出发对企业过程进行根本性的改造，并以信息技术和人员组织为源动力，以求达到企业关键性能指标和业绩的巨大提高或改善，从而保证企业战略目标的实现。

3．管理的组织

（1）组织。

组织指由一定人员和资源组成的群体，以实现特定的目标。管理组织是保证管理目标实现的重要手段，是管理的重要问题。由于它和信息技术相互影响又相互支持，所以它与管理信息系统有密切关系。在现实生活中，组织的种类很多，规模大小不一，经营活动的内容各异。一般而言，根据运营目的不同，组织可划分为企业、非营利组织和政府机构等。

（2）企业的组织结构。

组织结构指不同作业层次管理者和员工的职责权限、领导和服从关系，以及隶属报告机制等，是企业主管人员指挥和协调各项经营活动的重要手段。从古代的作坊到现代企业，多数采用如图2-1所示的直线式组织结构。直线式组织结构的主要特点是：企业的运营作业以纵向管理层次划分，分别赋予明确的领导与隶属职责关系，低层管理者或员工必须服从上级管理者的指挥，且对其所属的上司直接负责和报告。直线式结构明确反映各级管理者所管辖的下属作业单元及其数量，有利于规定各级管理者的职责范围。

类似的组织结构形式还有职能式和矩阵式等。直线式、职能式和矩阵式组织结构较为严谨，清楚地反映了宝塔式的领导和服务关系，但不易于因环境条件变动而及时调整。

如今信息技术飞速发展，企业所面临的经营环境处于不断变化之中，需要企业的组织机构具有较大的弹性和高度的应变能力。为达此目的，许多企业着手设计新型的组织机构，其中网络式结构已逐渐流行。这种结构是指一种互为连接，但并不是从属关系的弹性组织结构。它通常由若干个持续作业或项目单元所组成，分别包括一组作业人员和一位主管。在网络式组织结构中，某些员工可能同时被分配到多于一个以上的作业项目，借以达到资源共享和及时决策的效果。

4．管理循环

管理活动是一个复杂的系统工程，一般来说，各种组织的管理活动包含4项基本功能，即计划、执行、控制和决策。它们构成一个完整的管理循环，其关系如图2-2所示。

2.1.2 信息基础知识

1．数据和信息

数据和信息是管理信息系统的重要组成部分，是管理信息系统的要素之一。信息对组织及其管理者有着十分重要的价值，因为管理循环中的各个步骤都需要应用相关且可信的信息。

数据和信息等词汇由来已久，在过去的很长一段时间里，人们并不明确区分数据和信息的概念。随着社会的发展，对其认识逐步深入。特别是在进入信息社会后，人们开始重新认识数据和信息的本质。

（1）数据

数据是记录客观事物的性质、状态和数量特征的抽象符号，如文字、数字、图表、声音及动画等。数据表示的是客观事实，是一种真实存在。其本身无具体含义，它必须和客观实体及属性联系在一起才对接收者有意义。例如，“42%”、“王五”或“￥”等都是一项数据，但这一数据除了符号的意义外，并不表示任何内容。

（2）信息

在中国历史中，“信息”一词最早出现在唐代诗人李中《暮春怀故人》的“梦断美人沈信息，目穿长路倚楼台”的诗句中。在英语中，信息的拼写为“information”，已无从考证最早的出处，它可以解释为消息、情报、通知和知识等。目前，人们对信息这个概念可说是耳熟能详。其实，信息这个词只是在20世纪50年代才开始随着系统论、控制论和信息论等学科的形成和发展，才渐渐流行起来的。

信息是管理信息系统中最重要的成分。管理信息系统能起多大的作用，取决于是否有足够的和高质量的信息。

当今社会信息无处不在，然而由于研究目的和角度不同，对信息的理解和解释不尽相同：《辞海》对信息的解释是，信息是收信者事先不知道的报道；控制论的创始人维纳认为，信息是人们在适应外部世界并且将这种适应反作用于世界的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称。接收信息和使用信息的过程，就是我们适应外部偶然性的过程；信息论的创始人香农说，信息是用于消除不确定性的东西；决策学的代表人物西蒙则提出信息是影响人改变对于决策方案的期待或评价的外界刺激。

在信息技术应用领域，一般认为信息是经过加工、具有一定含义并对管理控制和决策有价值的数据。由此可看出，信息的表达是以数据为基础的。

【案例】

“12%”是一项数据，但这一数据除了数字上的意义外，并不表示任何内容。而“A企业本年的利润增长率为12%”对接收者是有意义的，接收者知道“12%”是表示客观实体A企业本年的利润增长率这一属性值。因此，“A企业本年的利润增长率为12%”不仅仅有数据，更重要的是给数据以解释，从而使接收者得到了客观实体A企业本年的利润增长率为12%的信息。若再加一条信息“年增长率大于10%即可视为先进企业”，则综合以上两条信息之后，得出一条抽象程度更高的信息，即“A企业被评为先进企业”。

分析：由此案例可见，数据和信息是密不可分的，而信息之间的联系又可以得到抽象层次更高的信息。从中可以看出，如果将数据看做原料，那么信息就是通过信息系统加工数据得到的产品。而且在信息系统的帮助下，还可利用信息技术对信息进行进一步加工处理，得到不同抽象层次的信息来辅助完成不同层次的决策。同时，在信息系统中以数据形式描述信息的各个属性，通过一些标准化的编码方式大大方便了信息的交流。在现代社会中，信息充斥着社会经济生活的各个方面，大至国家和社会，小至家庭和个人。人们随时随地、不可避免地接收、使用，并且提供各种各样的信息。信息可以说是无处不在，无时没有。现代科学研究揭示，信息、物质与能量是自然界三个基本的组成部分，为人类在自然界从事各种各样的活动和发明创造提供了必要的条件。

（3）信息的特征

信息是企业管理活动的基本要素和依据，有管理和决策价值的信息应具有如下特征。

● 信息的客观性

信息是事物变化和状态的客观反映，其表示的内容具有客观性。因为事物变化和状态都是客观存在的，所以对它的反映也应是客观的。但信息的客观性特征是由信息源的客观性决定的，那些不符合客观事实的信息不仅毫无使用价值，而且还有可能依此做出错误的决策而危害四方。

● 信息的无形性

信息的无形性主要表现在信息与物质、能量不同，信息没有具体的形态。它看不见、摸不到，必须借助物质和能量方可得到存储和传播。

● 信息的可存储性

信息是可以存储的，信息可借助于各种载体（如纸、磁盘和光盘等）在一定条件下存储起来，也可依据需要压缩存储。

● 信息的可传递性

信息是可以传递的。信息是物质存在方式的直接或间接显示，它依附于一定的媒体（声、光、磁、语言、表情、文字符号、数据和图像等）进行呈现、传递和扩散。信息是内容，信息的媒体是形式。而信息技术极大地扩展了信息的扩散范围，提高了信息的传递速度。使得信息可以很容易地跨越地理界限，摆脱厂房及机器等有形要素，在全球网络上以数字化形式迅速传播。

● 信息的可加工性

信息可通过一定的手段进行加工，如压缩、分类、排序、统计和综合等。加工是有目的性的，它往往为了某种需要对信息进行加工，加工后的信息反映了信息源和接收者之间的相互联系，并且反映出信息源和接收者之间相互作用后更为重要和更加规律化的因素。

● 信息的共享性

信息具有共享性，信息的交流者不会因为信息的交流而失去信息，反而会获得新的信息内容。信息可通过传递和扩散方式达到共享。由于信息的传播具有无限性，呈扩散状，所以这种共享性无疑会对人类社会的发展起到积极的推动作用。

● 信息的效益性

信息的效益性指信息是具有价值和成本的资源，其价值表现在一方面信息的利用会给使用者带来价值；另一方面，信息的使用将会增加其他资源的价值。但是信息的使用价值的发挥含有一定的主观成分，它与利用次数、时间和使用者的能力有关。

● 信息的时效性

信息的时效性指信息是有寿命的，一般来说，其使用价值与其提供的时间成反比。即信息生成后，它提供的时间越短，使用价值越大；反之，使用价值就越小。同时信息还具有一定的滞后性，因为信息作为客观事物的反映，总是先有事实，再生成信息。因此只有加快传递，才能减少信息的滞后性。

● 信息的可增值性

信息的可增值性主要指信息不但对其他资源有增值作用，而且信息本身也可增值。当大量零散、片面且互不关联的信息经过信息系统过滤处理成为相关信息的有序集合时，信息本身就会发生增值，这也是信息咨询业得以蓬勃发展的原因之一。此外，一种信息在生产和传播的过程中，有不断丰富的可能性，因而可以不断增值。

● 信息的可集成性

信息的可集成性主要指不同的信息之间可以进行广泛的联系和系统的综合，并由此得出全新信息关系和内容。具体表现在同样一条信息与不同的信息联系在一起时，可以得到不同的解释，而这条信息本身并没有发生变化。一种信息可以建立与多种信息的联系，从而产生多种用途。信息的综合并不是对信息的简单堆砌，而是通过人与信息系统协同工作，使得不同实体的各方面信息有机地结合在一起，创造出新的信息。

2．信息与管理

信息对组织及其各层管理者有十分重要的价值，特别是管理循环中的各个步骤都要应用相关的信息。在企业内部，各级管理者处于相应的责任岗位，负责执行生产、营销、财会管理及人力资源管理等组织职能。为了确定各项运营决策，并制订相关的计划和预算，管理者需要大量的相关信息。例如，企业需要定期向主管部门呈报财务报表，为客户寄出销货账单等；营销部经理需要得到企业销售产品及售后服务的信息，包括产品的制造成本、销售价格、提供赊销的条件、广告促销的效用，以及产品的市场分析等；企业的财务总监需要获取企业关于资金的使用情况、不同融资方式的效益和资本成本等信息，以制定长、短期资金筹措决策；总会计师需要获取有关客户的信用情况、往来账户的支付历史、现金流量预测和产品成本等信息，以制定产品销售价格和赊销信用政策等。管理循环中的计划步骤，无论是制定长期战略发展计划，还是制定短期的运营计划，需要参考大量的生产成本、销售价格、销售收入、销售毛利、营业及管理费用和经营利润等信息。管理循环中的执行计划步骤为完成各项既定的运营计划，管理者需要应用各作业的预算和标准成本等信息。例如，通过现金预算协调各个职能部门的现金收支进度，管理者需要分析计划、预算执行情况、产生偏差的原因与影响的信息，以采取适当的措施及时修订计划和预算，或控制费用的发生。总之，企业的有效经营离不开管理，而管理需要信息，信息的产生需要信息化和管理信息系统的支持。

2.1.3 系统科学与系统

为了阐述管理信息系统的基本概念，我们首先应理解系统科学和系统等有关基础知识。

1．系统科学

20世纪30年代，冯·贝塔朗菲（Von Beitalanfy）提出了系统科学的理论，以后由诺伯特·维纳（Norbert Weiner）等人加以发展。系统科学的研究领域包括系统工程、系统哲学和抽象系统科学等。作为管理信息系统的理论基础之一，系统科学的基本思想十分重要。其中包括系统的概念、子系统的划分和系统结构的表现、优化和结合等，这些都是在开发及应用管理信息系统中不可忽视的基本知识。

2．系统

系统是一个具有广泛意义的概念，它可以理解为体系、体制、制度和方式等。对管理信息系统而言，系统是由相互联系和相互制约的一些部件（元素）组成，并为达到某种目的具有特定功能的有机整体。系统具有如下特点：

● 由一些部件组成；

● 具有一定结构；

● 是有目的的，具有一定功能。

任何系统一般都包括目标、环境、制约条件、控制、输入/输出处理流程和子系统等要素。其中，目标指系统的既定目的和动因；环境指界定系统的周边事件或相关要素；制约条件指系统能力的内外部约束因素；控制含监控和管理，指确保系统有效运行的机制；输入/输出处理流程指系统对输入要素进行处理而得出需要的输出结果的过程；子系统指一个完整的系统按一定的原则划分的相互依存又相互独立的下属系统。

例如，教学系统由专业、教师、学生、课程、课本、教室和设备等因素组成，所有成分间的相互影响和作用构成了教学目标。

每个系统总是存在于一定的环境之下，并有一定的自身活动范围，区分系统内外部的部分称为“系统边界”。

3．企业的系统观

从系统论的角度看，企业可以被视为一种复杂的系统。企业由产品、设备、人力和资产等因素组成，所有成分间的相互影响和作用构成了企业的长期发展战略、近期战术和技术目标。企业系统的长期战略目标是满足各方的利益，保持可持续稳定地发展和提高核心竞争力；企业系统的战术和技术目标是通过为客户提供高质量的产品和服务，达到销售和利润的极大化；企业系统的环境要素包括供应商、分销商、客户、竞争对手、主管部门、金融机构、政府部门及产品市场等；企业系统的制约条件包括体制的制约、产品市场的限制、获取和利用生产资源的限制等；企业系统的控制包括的内容很多，如控制实际成本和预算或标准成本间的偏差等。