三大关键环节，决定公文处理质量

公文往往涵盖着所在企业、机构的政策、规定、大局等方面的内容，把好公文内容关，对于进一步确保公文质量有着至关重要的作用，这是秘书在进行公文处理工作中必须高度重视的核心性问题。

周恩来总理一向对公文处理秉承着“严要求、高标准”的原则。曾任其秘书的赵东科回忆说：“周总理对于公文内容与细节特别注重，不仅会从政策、方针方面进行反复的考虑，就连用语、分寸，也会一一地进行得体的斟酌，甚至每一个标点符号都要力求准确。”

他经常教育身边的秘书人员说，在写公文时，一定要有科学的态度、实事求是的精神，不能使用“大概”“可能是”“差不多”等混淆不清的概念。用词方面一定要力求准确，对于自己不清楚的问题，一定要调查清楚再写入公文之中。

有一次，总参机关向周总理报告情况时，提到了“南岸、北岸”，总理立即指出，这个概念写入公文不合适，因为河流走向始终呈现出迂回、曲折的模样，“南岸、北岸”这两个词语，并不足以反映出正确的地理位置，而应该是“左岸、右岸”。

与此同时，周总理还要求公文的打印应力求规范、美观，没有错别字，给人一种美的享受。在国家政务院建立初期，会议公文总是出现错别字，周总理就提出了建立“公文审核责任制”。在责任制实施过程中，不仅对文件格式进行了统一，而且将错别字消灭在了审核阶段，同时，在文件后面印上了校对审核者的名字。这样一来，公文的铅印质量得到了极大的提高。

从周总理的公文处理态度上，我们可以明确地看到，提高公文处理质量需要秘书人员加强自我要求，从小处入手，从最细微的地方着手，对公文进行“高标准”的修改。结合日常的工作实践，想要让公文处理的质量再上一个新台阶，我们必须从以下三个环节入手：

1．拟稿环节

在拟稿过程中，为了确保质量，秘书需要注意以下几大问题：

·领悟领导意图，定准基调

秘书应在平日里通过留心观察，掌握领导意图，并将意见归纳总结，进一步深化领导意图，同时进行研究分析，使领导意图得到拓展。在起草时应紧扣主题，理清脉络，并安排好总体的框架与结构。

·行文精雕细琢，进行反复推敲

古代诗人贾岛因一字而反复推敲，秘书在日常工作中，也应具有这种推敲的精神，在文字上求精，以达到表述准确、篇幅求简的目的。同时，为了确保公文的内容与用语准确贴切，秘书也应做到草稿不草率，初稿不粗糙。

2．审核环节

公文审核需要坚持三项原则：

·先宏观后微观

所谓宏观，指是否有行文必要、应会签部门是否已签署、公文主旨是否明确、正文布局是否合理；所谓微观，指句子是否通顺、是否存在错别字、体例规格是否规范。在未将宏观问题解决以前，暂不要去处理微观问题，以提高公文处理效率。

·严把关、不包办

指对于内容不成熟或者需要进行大量文字修改的公文，应在提出意见之后，退回拟稿部门进行修改，不可包办代替；对于自己不懂的问题，不可自作主张下定论。

·先学后指导

在公文处理的过程中，秘书应先了解与学习文稿，将文稿的基本精神弄清，在遇到了不懂的地方或者有疑问的地方时，应虚心向相关部门请教，弄清文稿中的内容。

3．催办环节

公文催办即对需要办复的收文、收电，按照办理时限与其他要求，对承办部门的办理情况及时进行督促检查。催办环节事关公文落实，是公文处理工作中的一个重要程序，在该程序中，秘书人员应当注意以下问题：

·坚持责任制

谁承办、谁催办，一手负责，做到自己经手的文件件件有着落、事事有结果。

·确定明确时限

转承其他部门处理的公文，秘书应进行跟踪催办。催办的时间应根据文稿内容的轻重缓急来决定，总原则为：宜早不宜迟、宜快不宜慢。凡是领导指示或者公文中有明确办理时限要求的，应按办理时限进行催办。

·运用恰当催办方式

催办方式有发催办函、电话催办、面对面催办与定期通报等，秘书人员应根据情况的不同，选择正确的催办方式。

·建立起催办报告制度

秘书应每月向领导进行一次公文催办情况汇报，汇报的内容应包括当月办件总数、已办数、未办数、未办原因与催办情况。

总之，公文的修拟稿、审核和催办是决定公文处理质量的三大关键环节，同时也是办公室公文处理工作的三项基本业务，下功夫将这三个环节的工作做好，便能在提升公文质量的基础上，最大限度地提升办公效率。