惜墨如金，将公文写短的小技巧

为文简短，以最少的文字，写出最优秀的文章，是国人历来提倡的优良文风。古人作文时，皆以短而精为贵，明太祖朱元璋曾经明确地向自己的大小官员提出要求：“许陈审实，不许繁文。”这种追求公文简短的作风在中国革命家中也颇受认可。

彭真是我国杰出的国务活动家。有一次，他受命要在全国政法工作会议上作报告，时间从上午的9点半一直到下午的1点钟，在3个多小时的演讲时间里，彭真同志一直站着讲，没有休息。

在讲完之后，他又将多达3万字的记录稿提炼成了8000多字的讲话“要点”。在正式印刷之前，他又进行了反复推敲，一直修改了9次之多，最终才印成了正式的文件。

这种事情在彭真同志的一生中有过很多次。他曾经主持起草过很多法律法规。在起草这些法律法规时，他总是会反复地进行推敲，以求在最短的篇幅中呈现出最准确、最清楚的法律条款。

公文行文贵简洁。所谓简，即要做到简明扼要的精粹；所谓洁，即语言文字要洗练、纯净。洁是对简的补充与强调，其意旨在追求惜墨如金的基础上，使公文做到“文约而事丰”。想要做到这一点并不容易，在实践工作中，秘书应具体为“四要四不要”。

1．要突出重点，不要面面俱到

公文皆有其主题在内，这一主题是公文的灵魂，统率着整个材料，同时也是写作的中心与重点。想要使公文简短，必须首先明确主题，突出重点。如写年终总结时，秘书应只如实将主要工作与具有指导意义的经验与教训总结出来，而不应事无巨细。

这就要求秘书人员在写作前要深入调查，力求全面掌握情况、详尽地占有材料，然后使用辩证的眼光，做好去粗取精、选取典型，舍弃不必要的材料，以求形成公文的鲜明观点。

2．要开门见山，不要过分装饰

公文是进行意见与问题陈述的文件，它要求结构平实、直陈其事，不管是何种类型的公文，都应开门见山，以形成总体概念，使读者注意。公文最忌的就是短话长说，因此在进行公文的草拟时，开头应该将一些通用型的口号、原则精神与不必要的引经据典减少或是删去：在向上级报告与请求的文件中，减少相关的道理陈述；在向下级进行工作部署的文件中，减少相关重要性的陈述，以求缩短公文篇幅，提升其效用与质量。

3．要言简意赅，不要浮文虚辞

古人写公文，力求“意则期多，言唯求少”，现代公文同样如此，公文是需要及时阅读、执行与发生效应的，有些还需要在公众场合进行宣读与张贴。所以，其行文更应追求言简意赅，多使用有力而干脆的短句，使段落的意思与事情的缘由得到浓缩，做到用最短的文字表达出最丰富的内容。

4．要反复推敲，不要草率定稿

反复推敲是使公文中的字句达到删繁就简的具体过程，特别是公文具有极强的政策性与思想性，再加上其实践性又极强，所以，秘书人员更应谨慎定稿。

在公文修改时，秘书人员应从以下两方面入手：

·围绕公文中心思想定稿，将那些与主题无关的空话、套话与废话删去，把多余的、非典型的材料删除，以求公文主题更鲜明、更突出。

·对公文语言进行逐字锤炼，解决行文啰唆、文字粗糙的问题，令公文语言变得更加精炼，使篇幅变得更加简短。

当然，在将公文写短的同时，秘书人员也应注意防止出现“为短而短”的现象，避免出现因为过度追求简洁而导致文字艰涩难懂、意思表达不清的现象。