注意细节，提升公文写作准确性

风起于青萍之末，祸患常隐于微小。细节里的巨大威力往往在无形间被扩张到无以复加的地步。对于经常与文字打交道的文秘人员而言，细节里面不仅有天使，更有魔鬼，关注每一个细节，在公文中杜绝一切小问题，方能成为一个合格的秘书工作者。

一家大型投资公司在为客户进行某项工程的投资资格审核工作，在该次审核中，由江然负责起草该项目的进展计划、运行特点、有可能出现的问题以及具体的工作措施。江然在对客户报来的材料进行了归纳与整理之后，综合分析，写出了《××工作投资资格简析》，并送至行政处经理那里进行审核。

行政经理看过之后指出，材料中的“在该项工程中，我公司计划投资757万元”数字不准确，并要求江然进行进一步的核实。当江然再次翻看客户送来的材料时，猛然发现，上面清楚地写着“在该项工程中，我公司计划投资75.7万元”。由于粗心大意，他将“75.7万元”写为了“757万元”，一个小数点之差，就让他为该项目凭空增加了681.3万元的投资。“差之毫厘，失之千里”。江然在心里庆幸：幸好经理看出了错误，不然事情就大了！

准确性是公文写作的生命线，自古便有“公文炼字”之说，而在现代企业与机构中，公文准确性更显得尤其重要。在公务活动中，公文不仅要尽量使用规范化的书面语言，而且要做到准确无误。所谓准确，就是指公文要使用恰如其分的语言来表达公文的内容，令人一看就知道公文的中心思想与基本精神在何处。可以说，一篇公文的准确程度如何，直接关系到其价值的大小与质量的优劣。

公文写作准确性的基本要求主要有以下三个方面：

1．策见要准确

策见即指政策、见解，它是公文的灵魂所在，具体而言，即指公文要反映与体现出基本的观点与立场，文中所提到的措施、见解、办法与所作的结论必须做到准确明晰，而非模棱两可。

策见准确，要求秘书在公文中对文章所持的观点与态度必须切合实际，并要以恰如其分的语言来进行表达，同时，策见必须符合国家的相关方针与政策，更要与领导意图与指导精神相契合，只有公文策见一针见血，方能确保其拥有强大的指挥与执行效力。

2．事实要准确

事实是指在公文中用来说明与证实观点的事件与情况，要做到事实表述准确，就要求写作者对相关事实的描述从实际出发，做到实事求是，如实地描述事情的发展、经过与过程，不可添枝加叶，更不可搞“合理想象”，夸大事实。一些细微的问题，如相关的时间、名称、人物言论、数字、引言甚至是标点符号的引用，都应该保持确凿无疑，不容出现差错。

此外，事实的准确还要求写作者在举例时用那些具有代表性与典型性的事实，而所举事例要与行为观点或结论之间存在必然相关性。那种以偏概全、以个别事件代表普遍事件的公文往往无法令人信服。

3．逻辑应准确

公文的准确性还应体现在逻辑构思上，正常的逻辑顺序是：先明确“是什么”，再讲“怎么样”，然后“为什么”，最后再讲“怎么办”。比如：

“情况、特点、问题”回答的是“是什么”；

“收获、成绩、做法”回答的是“怎么样”；

“原因、经验、教训”回答的是“为什么”；

“措施、希望、要求、号召”等回答的是“怎么办”。

在具体的写作过程中，这几个问题不可平均用力，而是应根据公文内容的不同有所侧重。若是经验材料，则应讲实“怎么样”，讲透“为什么”，少讲“是什么”和“怎么办”；若是通报，则需要多讲“是什么”，对“为什么”和“怎么办”进行精讲。

准确的语言是公文的生命，公文用字讲究字字千钧。不管是“吟安一个字，捻断数茎须”的古训也好，还是“一字入公文，九牛拉不出”的嘱咐也罢，从中都可以看出，写作公文必须反复地进行斟酌与推敲，唯有如此才能获得得体、确切的表达效果。