多学多练，进行写作基本功训练

秘书写作能力的高低决定着个人服务质量的好坏，而决定写作能力高低的关键在于基本功的好坏。在日常生活中，秘书工作者能否从最基本的东西学起，将有关写作的一些小事做好，将会直接影响其日后写作质量的高低。

写作公文入门是许多新秘书普遍关注的方面，以下是能够帮助训练个人写作基本功的一些要诀：

1．按范文进行模仿

其实，人的许多本领与知识最初都是靠模仿获得的，初写公文，模仿是一个较为便捷的途径。公文的内容虽然各有不同，但是它们在结构、框架、文章层次与运用语言等方面有着大致相近的模式，初学者最初大可以采用“拿来主义”进行模仿，并不断地在学习范文内容的基础上积累自我写作心得。

某机关秘书小李在刚进单位时，领导让他将先进表彰大会上的两篇经验材料当成先进事例写成公文，但是，小李并没有接触过公文，情急之下，他只好从过去的报纸中找了两篇稿子进行模仿。虽然后来上司对其中的一些错误进行了指正与批评，但是对小李的笔风却大为认可。

同类材料一般在模仿几次之后便能熟能生巧，从而逐渐学会创造，形成自己的东西。因此，刚接触公文的秘书人员不妨在平日里积累一些所在机构中经常使用的范文，这样，你在写作时会更具有针对性。当然，这种模仿仅仅是在最初时应用的写作方法，在一段时间之后，秘书人员必须学会依靠自己独立成文。

2．跟着机构中的“高手”进行学习

某公司准备召开新员工动员大会，需要给总经理起草一篇讲话稿。该讲话稿由办公室主任牵头，带着公司中的几位秘书一起起草。最开始时，主任先是要求各人看资料，并考虑这个讲话稿应该怎么写。

某个刚进入公司的秘书写过的讲话稿并不多，所以，在老秘书们的谈话过程中，他将大家的意见与建议一条条地全部列了下来。随后，主任要求每人写出一份演讲稿时，没有想到，新秘书竟然按老秘书们的讲话内容写出了一篇极其出色的稿件。

由此可见，向老秘书们学习也是训练基本功的有效途径。每一个秘书机构中都会有善于书写公文的高手，公文初写者应自觉将他们当成老师，不断地学习他们的写作方法，研讨他们的写作技巧，在对方不忙碌的时候，还应向对方进行请教。在这一过程中，既要向他们学习具体的写作技巧与方法，同时还要学习他们分析问题的具体着眼点与立足点，并在学习的过程中逐渐地提出自己的意见，形成自己的风格。

3．进行资料的积累

鲁迅曾言，不管是什么事，若是不断地收集材料，积累10年之后，总会成为该方面的学者。这一事实充分地说明，在写作过程中，积累资料有着极其重要的作用。

中国著名科学家钱学森不仅对其长达20多年的学术论文与报告进行了妥善的保存，同时还不断地收集大小会议的发言、简报等。据他的秘书涂元季回忆，钱老在几十年的工作中，仅简报就装了600多个档案袋，塞满了好几个书柜，而他在做报告或是写论文时，也从来不会通过秘书找资料。

好公文从来不是凭空想象出来的，而是通过对已有资料进行二次加工梳理之后得来的。在进行资料积累时，秘书人员应注意：资料不在多，而在于精。资料的主要来源应是各类报刊资料、网络电子信息资料、各类会议讲话记录等。

总体来说，资料收集应做到“三用”“四有”。

三用：用少量时间看大量的文章，从不同的途径获得多种资料，用最快的速度掌握最新的信息。

四有：脑中有目标，遇到问题知道从哪里找资料；手中有本子，专门制作资料摘记本或是情况汇集本；家中有地方，用来专门放置一些必要的基本资料与工具书；灵感有记录，当有突然迸发的思想火花时，应及时记录下来。

4．从“豆腐块”写起

所有的大作家都是从小文章开始写起的，新秘书也应遵循“由少到多、由小到大、由简单到复杂”的规律，从一些简单的公文或者其他的小文章入手。例如，先锻炼着写一些通知或是请示之类难度并不大的公文，这样便能让自己熟悉与了解基本的公文写作要领。

接下来，逐渐地锻炼自己写作一些计划、会议纪要、事迹材料等内容，打下坚实的公文写作基础。在具备了基础之后，再着手写一些如总结、意见与决定一类难度较大的公文材料。

5．坚持勤学苦练

中国南北朝时期的文学家刘勰曾经担任过仁威南康王的秘书，同时还兼任了东宫的幕僚，虽然平日里公务繁忙，但其在写作上却从来没有偷过懒，每日坚持写作的同时，还坚持创作了《文心雕龙》。也正是因为自己的笔耕不辍，其在宫廷文书上的严谨已经到了令人惊叹的地步。

写公文是一项实践性极强的动手活动，仅凭口头阐述是无法达到目的的，想要写出优秀的公文，就必须坚持勤学苦练，一点一滴地从基础做起，让自己每日锻炼。唯有如此，方能让自己对公文写作真正地做到手到擒来、下笔如有神。

没有谁的公文写作能力是一朝便能笔上生花的。作为秘书这一职业的主要工作内容，写作能力的高低决定了你在该职业领域中将会获得多大的发展空间。多学多练，你才有可能成为领导倚重的“笔杆子”。