公文写作，把握“六应三不应”
公文是秘书进行上传下达时的主要工具，也是规范成员行为的重要准则，更是调动方方面面积极性、完成各项任务的重要保证。公文具有如此的重要性，进行公文写作便成为了秘书个人工作的一大主要方面。
曾任国务院副总理的余秋里对秘书的公文写作能力就极为看重，有时候，他会将秘书写好的公文拿到手边进行仔细修改。修改时，他很注意以下几个方面：公文中的内容是否与中央的精神相符合；引用的材料是否准确；提出的解决问题措施是否有力；用语是否恰当；语句是否通顺。
余秋里反复强调：公文一定要实实在在，不能只讲空话；应通俗易懂，不要搞花里胡哨的东西。这些也正是秘书在公文写作过程中应尽力达到的标准。
鉴于公文写作本身所具有的程式化特征，我们总结了公文写作过程中最有用的写作技巧与方法。研究公文写作的方法与技巧具有极其重要的现实意义与推广价值，这些公文技巧并非是通过空想与臆造形成的，而是人们在长期公文写作实践经验的基础上，总结出来的带有规律性的方法与规则。以下就是在现实工作中可能会运用到的公文写作“六应三不应”：
1．应明确公文写作目的，确立内容与主旨
公文是应实际工作需要而制发的，是为了解决现实问题而进行的，因此，公文写作之初，第一步工作就是要对行文目的进行明确界定，使公文主旨得以确立：
·为什么要写这篇公文？
·该公文是写给谁的？
·写这篇公文的目的是为了解决什么问题？
只有明确了这三个问题，秘书才能下笔行文，否则便很容易出现写不下去或者“下笔千言、离题万里”的情况。
2．应了解不同的公文种类，选择适用的行文方式
现行公文种类繁多，主要包括了命令、决定、指示、通告、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等不同类型。不同文种的公文功能各异，适用的范围也有所不同，因此，在公文写作之前，应先进行文种选择。只有选对了适用的文种，才有可能使公文的效用得到尽可能大的发挥。
3．应理清写作思路，遵循思维规律
公文写作具有较为明显的程式化特点，同一文种、同一类型的公文写作，其思路大致是相同的，它们都需要遵循共同的规律，而这些规律的存在，也令公文的构思与写作形成了定式的基础，如：
·祈使类公文的目的与作用是使受文者得知：发文者想要做某事，并要求受文者有具体的帮助、执行或遵从。所以，其写作思路就是：为什么做——做什么——怎么做。像命令、决定、请示、批复、意见与大部分的通知、通告类祈使性公文都可以运用此类方法进行构思。
·告知类公文的目的与作用是为了让受文者知道某事的发展或结果，而不要求有所行动，所以，其写作思路便为：为什么做——是什么——怎么样。像公告、报告、通报一类的公文可以运用此方法进行写作。
绝大部分的公文写作都可以将思路分成这样前后相互关联的三个步骤，该法也被称为“三段思维法”。当然，这只是就大类而言的，若是具体到了某一文种或是某一小的类型，写作的思路还可以划分得更细。
4．应遵循结构模式，进行逻辑写作
一般公文写作逻辑可概括为“缘由——事项——要求（或结语）”三部分，这三部分的常见写作方法如下：
·开头部分主要说明发文的目的、原因，开宗明义，提起下文，让受文者知道为什么要发文。
·事项部分则主要围绕行文的基本意向来展开内容，进行情况的详细叙述、问题的分析、决策的制定，并给出解决问题的方法、相关措施与具体的实施原则，让受文者明白自己应如何做。
·结尾处则要提出要求、期望与号召，常用一些带有强调式、总结式的模式作为正文的结束。
5．应按公文惯用语，进行明确表达
公文属于实用类文体，写作时效性一般要求比较严格，写作者不能如同搞创作一样，进行文笔渲染与夸张，而是应使用规范化、定型化的公文专用语，以准确的语言来表述公文内容，并力求增强公文简单、庄重的语言风格。
·开头常用语包括“根据……”“为了……”“由于……”“当前（目前）……”“经……研究”等；
·过渡常用语有“现通告如下”“特作如下决定”“拟采取如下措施”“为此……”“综上所述……”等；
·结尾的常用语主要有“特此批复”“特此通知”“以上报告，请审阅”“请认真贯彻执行”等。
6．应选择好书写材料，保持纸面整洁
公文书写材料一般包括公文载体材料与公文字迹材料两部分：
·公文载体材料：最好使用单页十六开纸（190毫米×265毫米），并在纸张左侧留出装订线，横写横排。书写时应保持字体工整清晰，不可过于潦草，若是改动过多使稿面过于凌乱的话，则应重新誊抄。
·公文字迹材料：应尽量使用黑色的碳素笔或钢笔，而不是使用铅笔与圆珠笔。另外，不管是抄写文件底稿还是打印文件，都不可使用复写纸。
除“六应”原则以外，公文写作还应参考“三不应”原则：
1．不应含糊用词、偏离职权
公文写作最忌用语、语气与作者的职权、所代表的机关与发文目的不一致，遣词造句用语偏离本分。公文表述应在中肯、准确的基础上，简明、明确，不生歧义，无漏洞、失当之处，否则会造成收文者思想、行动上的偏差。
2．不应一文多事
一文多事只会造成公文主体不明确。公文写作应开门见山、突出主题，在写作时，遵循“一件公文、一个主题”的原则。在写作过程中，材料取舍应由主题而定，运用语言、事例皆要紧扣主题，以突出“唯一事件”来甄选材料。
3．不应动辄制发文
公文写作有极强目的性与针对性，撰写公文需要根据机关管理活动的实际情况而定，机关、企事业单位在运用公文时，应秉承“有必要才制发公文”的原则。那种没有特别的需要、动辄制发公文的现象，不仅会导致“公文堆积如山”，更有可能造成人力、物力资源浪费。
作为企业、机构权力代言的公文，表达什么、强调什么，以及其如何表达、如何强调等，必须严肃、严谨，严格地按照要求与客观事实写作，不得有半点马虎。