办公空间的清理运动

有研究表明，每个人每天平均会花费28分钟的时间去寻找自己所需要的东西，一年下来，大约会有两星期的时间被用于找东西。为什么会找东西？其原因就在于，自己办公空间里没有用的东西太多了，有用的东西混在了没用的东西里。对于秘书人员而言，做好自我与上司工作空间里的清理工作，对于时间管理同样有效。

在单位的一次业务交流研讨会上，公司公认的最出色秘书小米向大家介绍了一条自己不算经验的“经验”：每天下班后，她一定会抽出十几分钟，将自己与上司的办公桌整理一遍。批示完毕的文件转交出去，不留在自己桌上过夜；没有用的文件存入档案柜中，不杂乱地摆在眼前；需要处理的文件，则放在办公桌显眼的位置。整理完毕文件，就相当于对自己一天的工作进行了一次小总结。

也许，同样身为秘书的你也可以拿出十几分钟来整理自己的办公桌。千万不要小看这不起眼的十几分钟。整理好自己与上司的工作空间，其实就是一个简单的打理日常工作的过程。在这样的过程中，“清理运动”也许会给你提供更多的帮助：

1．整理

办公室的物品不能杂乱无序，对于那些正处于混乱状态下的物品，你需要为它们都找一个合适的位置。花费十几分钟的时间，列出一个放置物品的计划吧：你所做的都有哪些文书工作？你能够用哪种柜子和容器保存这些物品？你要保存哪些物品以及你准备如何放置它们？

2．整顿

整顿即彻底地清理你与上司的办公桌，在整理时，你可以用一个能够循环使用的盒子、垃圾桶或是垃圾便利袋。把你所有的东西从办公桌上和抽屉里拿出来，堆成一堆，然后清扫桌子。这样做会让你觉得很爽。不要在乎现在堆成一堆的东西，因为它们再也不可能和以前那样杂乱无章、胡乱摆放了。

3．清扫

清扫意味着当你把桌子清理干净的时候，把不需要的东西都丢掉。因为你存放的物品越少，你就越可以节省自己的时间。你只需扔掉那些你清楚地知道你不想要的东西。如果有些东西你不能确定是否还用得着，还是把它放在那堆东西里吧。

4．分类

把最显眼的物品和你需要马上处理的文件或者信件放进指定的盒子里。把你每天都要用到的物品放在身边容易看到的地方。在你离开的时候，你应该把那些没用的东西扔掉。在你完成这些工作后，你还是有一堆东西堆着，但是你的办公桌确实已经能够正常运转了。

5．调整

清理完成后，你需要的是对你的工作空间进行调整，到周末的时候，你的办公室可能已经不再是良好的状态了，但还是比先前的情况要好很多。你也许发现你用来装待办工作资料的盒子没有放在比较方便的地方，或是那个盒子装得太满了，但是至少你有一个存放待办工作资料的盒子。根据你的优先事项原则不断地进行调整，你也许需要把两个类别合并为一类，或是把一个大类别分成两类。现在你有了固定的存放物品的盒子，只是调整一下盒子比重新整理一大批东西要容易得多。

工作无序、没有条理，在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找，这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。而整理你与上司工作空间的意义就在于，它将最大限度地节省你们的工作时间，提高工作效率。不过，你需要谨记的是，在对上司的物品进行丢弃的时候，你要事先询问对方，否则很可能会弄巧成拙，丢掉上司还需要用的东西。