技巧性进行领导时间管理

秘书的时间管理主要分为两个部分：第一个部分是替上司掌控时间，即为上司制订好时间计划；第二部分是规划好自己的时间，避免时间分配不均的情况出现。按秘书工作的特性来说，秘书只有在将上司的时间安排好之后，才有可能集中精力做好自己的事情。

世界上那些最出色的管理者们大多拥有一个出色的秘书。素有“股神”之称的巴菲特有一位名为黛比的女秘书，可以说，巴菲特多年来可以一直沉浸在投资的海洋中的同时，还能够收获如此多的荣誉与赞赏，并能抽出时间来参与各种活动，黛比功不可没。

有一次，黛比曾受邀代巴菲特进行演讲，有记者问起她是如何帮助巴菲特进行时间管理的，她的回答非常耐人深思：“我想，我做的不过是为他挡挡那些他没有必要见的客人、信件与电话，让他有几个小时的时间去思考一些更重要的事情。”

规划上司的时间并不是一件简单的事情，黛比能够在工作中如此出色，毫无疑问有着许多技巧。对于一名普通的秘书人员而言，你必须明确的是，你的上司需要一部分时间去处理比接电话、会客更重要的事情，这些事情很可能关系着你们公司的前景与具体走向。从这一点来说，秘书能否依据上司的个人习惯，制订出针对上司的恰当时间管理计划，是个人工作能否成功的另一主要方面。

1．为上司安排出不同颜色的文件夹

秘书可以为上司准备几个不同颜色的文件夹，这些文件夹并不是为了好看而制定的：红色代表特急文件，上司需要立即处理；绿色代表需要上司批阅的；橘色代表今天需要去注意的一些文件；黄色则为一周内需要批阅完成的文件，白色文件表示在周末前必须做出决定的事情，黑色则表示他必须签名的文件。

这种文件管理方式看似麻烦，但实际上却能帮助上司节省大量时间。为了让上司记住每一种颜色，秘书可使用便签贴在上司的桌子上，方便其查阅。

2．了解上司的个人工作规律

想要对上司的时间进行管理，秘书需要对上司的日常工作、近期的业务重点进行详细的了解，同时更需要明白上司的作息习惯，以便找出他的最佳工作时间：将最重要的事情安排在最佳的时间内，并为上司留出1～2个小时的免打扰时间，是帮助上司获得更高工作效率的关键。

在这一免打扰时间里，秘书应该协助上司：为他挡去一些他没有必要会面或是可以延期会见的客人；除非有紧急事件，否则不要让电话打扰他的工作，以此来确保他能够完完全全地投入到自己的工作中去。

3．按上司日程进行日程表整理

一般而言，上司的日程大部分都是固定下来的，每天的计划、应召开的会议、应出差的时间、应接待的人物等，将这些计划内的事情预先写入日程中，并及时对日程表进行调整，以避免不同安排间出现冲突。

在这一过程中，秘书人员需要注意的是，上司的日程表应与其进行沟通之后再进行确定。同时，秘书需要将双方的要求、可能遇到的情况与处理原则进行协调，以利于工作的顺利展开。日程表不宜安排得过满，否则，在有突发事情时，整个日程表便会被扰乱。具体的标准是，安排上司全部时间的60%即可。

4．把握一些技巧性经验

在针对上司进行的时间管理中，秘书应注意以下要点：

·周一、出差前后一个工作日，不应安排过多的事务；

·在两个约会之间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给上司留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；

·根据上司习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；

·对于上司的各项安排熟记于心，及时提醒已确定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与上司核对日程，保证各项安排与上司日程表内容一致；

·控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；

·掌握近期要回避的人物。

在针对上司进行的时间管理中，秘书必须做到统筹兼顾，在现实工作中，领导的平日活动都会非常繁忙。很多时候，上司的时间安排往往会涉及多方面的时间相互协调，这种情况下，秘书便应学会与其他方面进行协调，以将时间错开，避免上司出现两头跑的情况。