GTD帮助实现无压工作

有人说，身为秘书没有压力不大的，这一点从小榕的遭遇中就能够看出来：

毕业后，小榕一直在广东某大型企业中担任秘书工作，由于工作出色，几年之后，她便被升职为董事长秘书。虽然自己入职多年，但是因为董事长秘书需要处理的工作更多，所以，小榕一直处于忙碌状态下。

最近，因为公司要与其他企业进行并购，摆在小榕面前的工作越来越多。看着眼前堆积如山的工作，她竟然有了“力不从心”的感觉。不过，这种情况在她运用了GTD时间管理方式之后，得到了一定的改善。

GTD即Get Thing Done的缩写，其意为“将事情做完”，GTD时间管理方法的核心理念非常简单，概括起来即：你必须将自己需要做的事情记录下来，然后进行整理，并按自己的安排一一执行。

对于秘书人员而言，这样的做事方法显然更具有直接性，但是，GTD方法做起来需要一定的程序与指导来帮助秘书人员做好自我工作。

与其他时间管理方式不同的是，GTD时间管理法并不会将重点放在设置任务的优先级别上，而是力求让你在心理上只跟踪需要完成的事情及其最终结果。这种方法力求让个人对任何事情都准备好，从而实现无压工作。也正是因为这种特征，GTD时间管理法特别适合于突发事件多的秘书人员。

GTD的五大原则有着明确的先后顺序，将信息从脑海中拿出来、记在纸上，是GTD具体实施的首要步骤。

1．收集

将自己脑海中的相关任务、想法与项目记录从自己的大脑中清除出来，并记录到自己随身携带的小本子（或者任何适合你的工具）上，形成具体的待办列表，使自己的大脑得以空闲，而此时工作任务已摆在了自己可以看得到的地方。

在这一过程中，你可能会需要一些记录的小提示：你应该优先将那些上司派给你的最直接、最重要的任务分辨出来，因为毕竟协助上司做好工作是你的最基本职责。

2．整理

将待办事务进行整理，并将任务分类；做到这一步，需要三大技巧：

·不将任何信息重新放回大脑中，每完成一件任务，便立即在其前面画上对钩；

·若是任何一项工作需要你去做，便马上去执行，但其前提为“少于两分钟”，多于两分钟者，应委托他人完成，或是将其延后。否则就将其进行存档或是删除，或是为其定义更加合适的目标，以便下一步具体执行。

在整理事件的过程中，“两分钟原则”极为重要，其实，这一原则可以更细地被规划为“1秒+2分钟原则”：用一秒钟对事情进行评估，在两分钟可以解决的问题，立即就去做。若是事情无法在两分钟内解决，就进行下一步的处理。两分钟处理完一件事情后，便立即回到主要任务上来。

3．组织

组织是GTD中最关键的一点，主要分为对下一步行动的组织与对备份资料的组织，具体实践时，可以分为以下三点：

·等待处理清单

此单上主要记录那些能够委派他人去做的工作，比如，若有邮件询问，确认此事由谁处理，你可立即将其转交给相关者；对于秘书而言，在委派他人办事时，需要遵循具体的程序来做。

·将来处理清单

此单记录那些已延迟处理且未能给出具体完成时限的未来计划。

·下一步处理清单

指具体的下一步工作，而且，若是一个任务涉及多个步骤的工作，那么，秘书人员便要将其具体成各个项目——在GTD中，无法在两分钟内完成的事情，都属于项目行列。

4．回顾

每日、每周、每月对工作情况进行总结，以获得GTD系统的具体效应。

GTD系统中的回顾应理解成对个人成长的一种方式，在每周回顾中，你应该对比自己的年度目标，回顾在过去一周里自己所取得的进步，并找出不足、总结经验，同时制订出下一周的计划。

5．执行

执行对于GTD系统是最简单的，同时也是最重要的，想要做到执行，唯一的要求就是需要你持续地集中精神去贯彻。

若说GTD时间管理能够帮助秘书什么的话，其作用就是，它能够让秘书从繁忙的工作中形成自己的时间管理程序，但又不会导致过大的压力。与其他时间管理方法相同的是，GTD方法虽然真的可以实现无压工作，但它一样需要你长期、持续地去坚持。