做好会场服务工作

在一次会议的举行过程中，秘书人员所起到的作用是毋庸置疑的。有些秘书认为，会议准备工作结束、领导们走入会场、坐下来开会之后，自己的工作便告一段落了，但事实上，这种看法是非常不妥当的。

在Lisa看来，每一次的会议正式开始之后，才是自己真正能够展示自我的时刻。虽然自己在会议中所做的不过是倒倒水、添添纸、递递文件一类的小事，但小事往往更考验个人能力。

Lisa还记得，在一次重要的公司董事大会上，因为要进行新董事长的确立，整个会议氛围极为严肃，大股东们严阵以待，纷纷在纸条上写下自己的选择。当时，有位秘书负责添水工作，做到一半时，意外发生了：或许是因为个人太紧张，她竟然失手将滚烫的热水倒在了一位在公司中德高望重的大股东手上！可想而知，整个大会的秩序顿时被扰乱，而那位秘书理所当然被辞退了。

这件事情之后，Lisa突然意识到，虽然自己的工作非常琐碎，但是，在这个大型公司中，却有着重要的意义，至少，做得好的话，它可以令与会人员能够将所有精力集中在重要的议题上。

的确，秘书人员的会场服务工作是保证整个会议能够顺利进行，并取得圆满成功的重要环节。会场服务工作内容很多，通常包括以下几点：

1．安排好签到工作

与会人员在到达开会地点之后，通常会先签到。在签到过程中，秘书人员应根据具体所选择的签到方式，引导与会者进行签到。

2．引导与会者入座

许多会议——特别是大型会议——与会人员的座位往往都是固定下来的，这种固定的座位多半是事先安排好的。在会议开始前，与会者需要对号入座。这种情况下，秘书人员便需要担任起引导者的角色，为与会者提供方便。

为了减轻会议秘书人员的负担，组织者在事前也可以采用印刷“座次指示图”，同时在会场上设立指示标牌、在签到证或出席证上印制座次号码等方式注明，令与会者可以轻松而顺利地找到自己的位置。

3．将会议材料分发给与会者

会议人员应该及时而准确地将会议中所需要的各类文件材料分发到每一位与会人员的手中。分发会议文件与材料有两种形式：

·会前分发文件与材料。该法可以让与会者在进入会场时，由秘书人员站在会场入口处，将材料分发给每一位与会人员；同时也可以在开会之前，在每一位与会者座位上放好材料。

·会中分发文件材料。指在会议中将会议秘书人员分派到各组中去，令每个人负责本组的文件材料的分发与回收。

若是有些会议材料需要回收，在事前，秘书应在文件的右上角将收文人、收文时间写明，同时在收文时做好登记记录，以避免少收。

4．进行会场内外联系，传递相关信息

在会议进行过程中，会场并非是与外界隔绝的，一旦遇到了紧急情况需要向与会者进行转达，或是有电报、电话与信件需要传递，这些都应靠秘书人员完成。在内外联系与传递信息的过程中，秘书应注意对会议内容进行保密，在保密会议中更需要格外谨慎。

5．维持会场秩序

维持会场秩序主要体现在一些小事上，如制止无证、未受邀人员进入会场，保证会议安全进行。若是在会议进行时发生了混乱，会议秘书人员应及时予以制止与调停，特别是一些重要的、保密类的会议，更应防止有人故意制造混乱，防止发生意外。

6．处理上级临时交办的事项

在会议进行过程中，谁也无法保证会议一定会按原定程序进行，会议秘书人员应及时向领导请示，同时对领导的指示采取相应的应急措施，进行妥善的处理，引导会议回归议题。

7．其他服务工作

除以上服务内容以外，秘书人员还应及时将会议期间所需要的各类物品，如纸、笔等书写用品准备好。此外，会议期间，与会者往往会需要饮料、茶水。以半天会议来计算，冬天每个与会者应供应一瓶250毫升的矿泉水，夏天则应加倍供应。