记录会议议程主要内容

记录会议议程的重要性在于，在会议中形成的决定与决议、会议中做出的工作安排，若是在会议后期需要形成文件的话，要以会议纪要为基本依据。就算不形成文件，日后在进行会议决议与工作的具体安排时，也会便于新项目组成人员进行项目情况的学习，而这种记录在纸上的文字能够起到备忘的作用。所以，会议记录的质量如何，不仅会直接影响其日后转化为档案的质量，同时也会左右具体的工作进程，因此，秘书人员必须做好会议记录工作。

以下是某医院公司秘书在举行江西省地区的销售大会时所制作的会议记录：

该次的会议只是最为简短的工作总结形式，因此，会议记录的难度也会相对较小，但是，在大型、多次的会议之后，想要将会议记录做好并不是一件简单的事情。秘书需要明确的是，会议记录并不是将每一个事项、领导们的每一句发言都准确地记录下来。正式的会议记录要点有六项：

1．会议组织情况记录

会议组织情况中应注明会议的名称，开会的具体起止时间，开会地点，出席、缺席和列席人员，主持人与记录者的姓名。

2．会议内容的记录

此为会议记录的最重要组成部分，其中：

·要将发言人的姓名、发言主要内容、讨论的主要内容、提出的建议与通过的决议记录下来，必要情况下，还应记录下具体表决情况，如全体通过还是几人同意、几人有异议、几人弃权。

·将会议的有关动态记录下来，如发言中的插话、领导的点评或是临时中断休会等。

·会议结束后，一般会另起一行写“散会”两字。重要的会议记录应请主持人与记录者在正文结尾右下方签字，以示参会人员审阅。

·会议记录分为详细记录和摘要记录两种，详细记录要求有言必录，主要应用于重要性、决策性的专题类会议，必须记录完整，而且需要清晰明了；摘要记录则是目前最常用的会议记录方式，该种方法强调把一些主要要素记下来，一般性会议都可以使用。这两种方式，到底采用哪一种来记录，需要根据会议的具体性质与内容来确定。

3．会议记录之中应突出的要点

在一篇会议记录中，突出的要点应包括六个：

·会议中心议题与围绕该议题展开的相关活动；

·会议讨论、争论的焦点，各方的主要见解与观点；

·领导或代表人物的言论；

·会议开始时的定调性言语与结束之前的总结性言语；

·会议已决事项，或是未决事项；

·对会议产生较大影响的一些言论与活动。

4．会议记录的技巧

一般而言，会议记录有四点技巧：

一“快”：指秘书在书写时速度要快，字可小一些、轻一些，可多写连笔字。

二“要”：即用最直接的语言择要点记录，要点主要围绕上面提到的六个突出点来进行。就一句话而言，秘书应将这句话的中心词记录下来，修饰语一般可以不记，要注意上下句子的连贯性。

三“省”：即在记录中应正确地省略，如使用简称或者统称。省去句子中的附加部分，较长的成语、俗语也属省略部分。

四“代”：即使用简单的写法代替复杂的写法。如可用姓代替全名，可用笔画少易写的同音字代替复杂的字，可用国际通用的符号代替文字，可用拼音代替生词难字，可用外语符号代替某些词汇。但是在进行会议记录的整理时，则应按规范要求进行修改。

5．会议记录整理原则

在会后进行记录整理时，秘书应忠于讲话人的原意，尽量保持发言人的风格，并力求做到全面而完整，不可遗漏关键句子、关键人物讲话与会场动态变化。

整理时，秘书应尽量做到层次分明，语句通顺，标点符号正确，字迹清晰，不可出现错别字。

6．会议记录应注意的事项

一篇好的会议记录要求具备真实、完整、准确与清楚四大要素，对于秘书人员而言，在进行会议记录时，个人应该注意以下要点：

·根据主题进行记录。开会时间往往会很长，若是多人参与的话，讲话人发言也会很多，记录人员应根据已定的大方向来阐述问题，以最简洁的语言将最真实的发言记录下来。

·区分意见与事实。会议中若是出现了冲突与分歧，秘书应从议题入手，判断出哪方面的意见更准确。若是个人没有能力判断的话，可向会议主持者咨询，能否对今天会议的主题与落实情况进行一下总结，如此即可获得自己想要的信息。同时，在记录此类冲突时，秘书应理性地择语而记，尽量避开非理性的攻击性语言。

·将议而未决类事件挑选出来。有时候会议中往往会出现模糊的意见，这种意见多不具体，而此类争议也多半难以统一，遇到这种情况，秘书应向上级咨询，请其定夺。

在进行会议记录时，秘书需要牢记的一个原则是：记录者不参与任何讨论，记录中不加入任何个人思想。不管你对该次会议有多少意见想要发表，你都应在记录时保持客观而公正的态度，唯有如此，才能令会议记录成为日后上传下达、分析总结的重要依据。