合理减少非必要会议

会议是进行正式沟通与协调的一种最有效的方式，但无可否认的是，会议同时也是成本最高的一种沟通方式，在所有的沟通方式中，会议属于最厉害的“时间杀手”。在一些乐于以会议为工作手段的企业中，管理人员的上班时间里，大约有1/3的时间在准备会议，1/3时间在开会，1/3时间在整理会议纪要，由此而产生的资源浪费、成本浪费可想而知。

在会议管理方面，与普通公司相比，日本太阳工业公司所采用的“会议成本分析制度”明显具有极高的实用性。

为了提高开会的效率，该公司实行了具体的成本分析制度，每一次开会时，总是由秘书人员将一张醒目的会议成本分配表贴在黑板上。

会议成本的具体算法是：

会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数会议时间（小时）。

公式中平均工资之所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。

由此，太阳公司得出，参加会议的人越多，成本便会越高。有了成本分析，大家开会的态度便会更加谨慎，会议的效果也会十分明显。

面对过于频繁但是效率极其低下的会议时，秘书人员应该发挥自身的建议作用，以委婉的态度向上司指出哪些会议完全是非必要的，哪些会议则是应该如期召开的。以下几种方式便可有效替代开会的沟通方式：

1．电话会议

如今，许多电话可以实现多方通话，这种电话功能若是用于沟通上，将会大大节约会议成本。利用电话进行交流的优点在于，相比于会议本身，它更加方便灵活，准备的时间更短，回复也更迅速。

不过，此类会议也往往会因为缺乏肢体语言，无法进行互动式的交流，不能进行文本交流与总结，导致大量细节问题被忽视。

2．视频会议

网络时代的到来令视频会议的应用日益普及，它有如下好处：在网速合适的情况下，可以达到声音和图像同时传送，此类交流不会受到空间的限制，在节省了时间、费用的同时，还能够获得较好的交流效果。

但是，不得不承认的是，视频会议的交流往往不够深入与广泛，再加上其前期投入也会很高，因此，此类会议方式在国内中小型企业中还未普及。

3．利用电子邮件或是聊天软件

电子邮件与各类聊天软件的诞生使异地传声变成了现实，在一些较小的问题上，若牵涉人员较少，且只需消息传达与交流便能达到会议目的，可以选择此类沟通方式。

另外，合理减少非必要会议的要点还在于，秘书是否能够协助上级判断出哪些会议是不必要的。在达到此目的前，秘书应帮助上级摒弃那种“动辄开会”的习惯：

·该次会议是否真的有召开必要。会议要针对什么进行讨论？要达到怎样的结果？在会议召开之前，秘书人员应回答这两个问题，当你发现该次会议完全无法解决这些问题时，你便需要协助上级反思：该次会议是否可以省略，或是以其他方式代替？

·是否能够找到替代方式。每次开会之前，秘书都应侧面提醒上级去思考这样的问题：是否能够通过其他方法实现这次会议的目标？若是该次会议的重点仅仅为分享信息的话，那么采用电子邮件、备忘录和非正式谈话的形式，效果可能会更好。

·是否真的需要每一个人都参与其中。开会的主要目的在于与会人员之间的意见交流与情感互动，同时对手头事项建立起统一的思路。只有当这件事情确实需要每一个人都在场以便及时进行信息交换时，这样的会议才真的有必要，否则，电话或是电子邮件就足以达到交流效果。

最成功的会议管理在于：以最少的开会次数，获得了最大的沟通效果。虽然秘书在会议召开的过程中只是充当了助手的角色，个人也并不具备左右会议的能力，但是，通过一系列的合理建议，秘书很可能会帮助所在机构的工作效率更上一层楼。