恰当应对领导电话

由于电话早已成为了当今社会使用最普遍、最便捷的通信工具，因此，秘书与领导的沟通与交流也同样离不开电话。在接打领导的电话时，你应如何应对？

小蕾在办公室中做了三年的行政秘书之后，终于正式升职为了总裁三大秘书之一。

也许是为了与另两位老秘书竞争，也许是为了给总裁留下深刻的印象，小蕾在接到了一名孙姓女子的电话之后，并未与另两位秘书商量，便将总裁的新手机号给了对方。

第二天，总裁非但没有对她的行为表示任何嘉奖，反而阴沉着脸，将她大骂一通。原来，该孙姓女子是总裁前女友，现在二人已经分手，但对方苦苦纠缠，迫不得已之下，总裁才换掉了自己原来的手机号。

小蕾的错误在于，在未弄清事情的情况下，便轻易地做出了决定。其实，在处理那些找领导的电话时，秘书应该按以下方法进行处理：

1．立即转接领导愿接的电话

一般情况下，若是熟人找领导，并且领导也在的话，秘书应先看一下对方是否在领导等待的来电名单之中，若对方在其中的话，则应立即转接。

2．规避领导不愿接的电话

若领导并不愿意接电话的话，秘书则应灵活地应对，恰当地把握讲话的分寸，按领导意图进行处理，使领导避开那些浪费时间、不必要的电话。具体方法如下：“对不起，先生，我们经理刚刚离开了办公室。”“我也不清楚他什么时候回来。”

3．若领导无法接电话

领导正忙或者处于无法接电话的状态时，秘书可让对方留话，并表示会主动与之联系，同时，记下以下留言内容：

·何时、何人来电；

·具体何事；

·是否需要回电；

·需要回电话的对象是谁，怎样称呼；

·对方是否会再次拨打；

·对方的电话号码。

在记完之后，秘书要重复一遍，并告知对方自己一定转告，同时将留言条放在领导的桌上，以便其回来便能看到。

如何接领导的电话

在现实工作中，秘书也有可能需要通过电话与领导进行联系。在接领导的电话中，秘书应注意以下几个方面：

1．确认领导打电话意图

在领导打电话时，他们一般都有重要的事情，此时，秘书需要将上司打电话的内容用笔记下来，若是有不明白的地方，一定要问清楚；在领导决定挂电话时，应该重复一次领导交代的事情的重点。

2．对不明确的指示应谨慎对待

有时候，电话沟通往往会造成领导交代不明确，这种不明确很可能是因为秘书不了解事情真相，也有可能是领导本身也并不了解事情的真相而导致的。所以，在面对此类指示时，秘书应向相关的主管或同事进行咨询，同时向领导提供有可能的答案与建议，供领导解决问题时参考。

3．不要立即着手办事的情况

虽然很可能上司在电话中已经向你交代了事情，但是，在以下三种情况中，秘书最好不要擅自做决定：

·资料不完整时

比如，当领导告诉你，他将请客户一起吃饭，时间也已确定，但是费用却未确定时，你若不清楚领导的消费习惯，最好不要轻易下决定。

·领导情绪不佳时

人在情绪不佳时往往会说一些气话，这些气话往往是犯错的开始，比如，你的上司气愤不已地告诉你，一定要将某位员工开除。此时，秘书便应暂缓下令，待上司情绪平静之后，再进一步做出确认。

·沟通不彻底时

当你并不清楚事情的缘由、不知如何处理事情才最佳时，最好不要立即去做上司交代的事情，否则很可能会产生误解，从而导致事情向着坏的方向发展。

如何给领导打电话

在给领导打电话的过程中，秘书需要注意的事项有以下几种：

1．注意打电话时的情境

在上司休息、出席重要会议时，最好不要打电话，除非是上司专门交代过的事情，或是发生了紧急事件必须向领导汇报。

2．特定情况下打电话要及时

对于上司急于了解的事情，秘书在知晓缘由之后，应尽快给领导打电话；在受上司之托外出办事时，也应及时向领导进行工作进展情况汇报；在突发重大事件时，需要打电话进行及时报告。

3．把握电话沟通的内容

不管是什么事情，在向领导进行汇报时，秘书都要事先打好草稿，明确表达思路，尽量以清晰的条理、简明扼要的叙述向领导进行明确的报告。

另外，对于一些能够自己妥善处理的鸡毛蒜皮类的小事，秘书应尽量自己处理。在进行相关事实的陈述时，秘书也应实事求是，不可带有过强的主观情感色彩，更不可妄加评判、谎报虚报。