礼貌规范拨打电话

秘书人员拨打电话时所代表的不仅仅是个人形象，而且还代表了本机构或自己的直接上司的形象。虽然电话只是工具，只能传声，不能传情，但是，若秘书在拨打电话的过程中表现得过于不礼貌、不规范的话，便极有可能令他人产生质疑，从而铸成大错。

今天是王雪第一天正式到一品房产公司上班，因为经理上午需要在自己的办公室开一个小型的销售工作会议，所以，作为经理秘书的王雪便担负起了与广告商张兵进行联系的任务。

虽然平日里没少从课本上学习专业的拨打电话礼仪，可是，真正拿起电话之后，王雪的表现却并不好：

“喂，张兵先生在吗？”

“不好意思，他不在。”

“哦，他什么时候回来？”

“我们也不清楚，请问您找他有什么事吗？”

“没什么大事，就是想和他说一下今年的广告合作业务。既然他不在，那我过一会儿再打电话吧！拜拜！”

从王雪的电话中，我们可以看到许多不规范的地方，事实上，在拿起电话之后，秘书人员应该按以下礼貌与规范，进行电话的拨打：

1．在对方接听之后，先将本人姓名与单位名称说出来

为了可以让接电话者听清楚，在自报家门时，秘书应以较慢的节奏说话，并最好报出自己的名字，这种方式不仅可以达到自我推销的目的，更能让对方加深对你的印象。比如，你可以告诉对方：“您好，我是××公司的×××，请问×××经理在吗？”

若接听者也同样为秘书，在本人来接时，你还应将自己的姓名与单位再报一次。

在介绍自己时，你所使用的方法主要取决于两个不同的因素：

·你所拨打的电话是公司内部电话还是外界电话

若是你拨打的电话是外界电话，你又不认识对方，则应进行详细的自我介绍，如：“您好，我是王雪，是一品房产的行政秘书。”

在进行公司内部电话的拨打时，你可以视情况不同，用以下几种方式进行自我介绍：

“我是王雪，李经理的秘书。”

“我是销售部的王雪。”

“张兵先生，您好，我是王雪。”

·你是否清楚接电话者是谁

在电话接通并进行了自我介绍以后，若对方并非你所找的人，在请对方转接时，你的声音应该尽量显得有礼貌一些，并将自己的通话内容进行简明扼要的说明。

2．若对方恰好不在，则应留下自己的电话

打电话时，若是你要找的人恰好不在，或是不方便接电话，秘书则应以协商的口气请接电话者转告，在留言时，要将自己的姓名、所在单位、电话号码一一告知，并简要说明需要对方转告的内容，这是最基本的礼仪。

另外，不要告诉对方，他在什么时间回电话是最好的，在你有可能外出的情况下，提醒对方这一点极其重要。如果对方在外地的话，你应说明自己将会在何时再打电话，若是方便的话，请对方在那时再接听。

另一个需要秘书人员注意的是，在对方记下这些内容之后，一定要记得向对方询问：“对不起，请问怎么称呼您？”在对方告知姓名之后，秘书要用笔记下来，以方便事后进行查找。

3．若对方是你要找的人，则应询问对方是否方便接听电话

若是你在一开始拨打电话时，便已经估计到这次通话的时间可能较长的话，则应在通话开始时便向对方询问，是否方便进行长谈。若是对方愿意长谈，但是恰好此时不方便的话，你则应有礼貌地请对方指定下次通电话的时间。

这样做不仅是为了能够令对方定下心来与你进行事情的商议，同时也事关礼仪：在他人正忙碌的时候去电话既不礼貌，而且谈事的效率也会不高。

若你需要占用一刻钟的时间，你要记住不可只说：“可以占用您几分钟的时间吗？”而是应说：“张兵先生，我希望和您谈一下近期我们合作的一些细节，大概需要15分钟，您现在方便吗？”

若是你不得不在对方不方便的时候打去电话的话，则应表示歉意，并进行明确的说明。

4．注意语言的正确运用

在拨打电话时，秘书人员的具体措辞与语法都应与自己的身份相切合，既不能太随便，也不能太生硬，在称呼对方时，要加上头衔；对方提出要求，或是你需要对对方的要求做出反应时，要保持积极而礼貌的态度，运用一些类似的语言，比如“我很高兴为您找一些相关的信息”，或是“请别忘记下周到公司参加股东大会”等。

5．学会适可而止地结束通话

通话时间过长便意味着你在滥用对方的善意，在结束谈话时，你应将刚才谈过的话题进行一下适当的总结，并说几句客气话，以便让自己的态度显得更礼貌。