及早做好电话准备

不管是何种形式的人际交流，最终是否能够取得成功，往往取决于交流双方是否在交流之前做好了准备，以及所做的准备是否足够充分，接打电话同样如此。秘书人员只有在通话之前做好充分的准备，才能够令通话得以顺利进行。这也是使通话者明确阐述观点、及时传递信息从而最大限度削减分歧的前提。

1．内容准备

拨打电话之前，秘书人员应该做好以下准备：

首先要了解与明确自己所要通话的对象的一般情况，包括受话人的姓名、性别、年龄、职务，以避免发生尴尬。同时，进一步明确受话人的电话号码，仔细地核实，再谨慎地拨打。

将自己所需要的资料放在触手可及的地方，以避免在打电话过程中东翻西找。

对自己需要传达的信息、需要阐述的要点有明确的把握。最好的办法是，将这些内容写在便签纸上，给自己整理出一个条理清晰的提纲，这样一来，电话一通，你便能够依照提纲有条不紊地阐述，不至于将要点遗漏，更不会出现语无伦次，或是因为一时想不起来说什么而尴尬僵住的情况。

准备好自己要说的话，一般来说是做两个准备：如果接电话者就是你需要联系的人时，你该如何沟通；若不是，又应如何通过接电话者来找到自己需要联系的人。

将对方有可能提出的问题一一罗列出来，若是你无法做到随机应变的话，可以先将答案写出来。

2．记录准备

秘书应该明白，每一次的公务来电都有可能是一次重要的信息传递，因此，每一个秘书人员都应在自己或是公用的电话旁边配备完整的记录工具，并养成只要一听到电话铃声，便拿起笔与纸的习惯。

为了避免因为记不住或是记不清楚打电话者所传递的信息而一再要求对方重复，甚至将信息要点遗漏的情况出现，秘书应在接听电话时进行适当的要点记录，以避免话语反复，从而最大限度地节约双方的时间。若是有可能的话，可请部门制作统一的来电记录表。

3．补缺准备

因为工作繁杂，有些情况下，秘书会需要在办公时间暂时离开自己的办公桌，去处理其他的要事，以至于自己无法接听他人的来电。此时，秘书人员可以采取以下两种应对措施：

·委托他人代为接听自己的电话，并嘱咐对方将来电者的姓名、单位与具体的电话号码记录下来，并让其转告对方，自己会在回办公室之后立即回复电话。一般情况下，不宜要求对方隔时再来电，否则很容易给他人留下“摆架子”的印象；也可以请他人在对方同意的情况下，将来电内容记录下来。

·进行电话录音的设置，在进行录音预留时，应尽量令自己的发音表现出谦逊友好的一面，其基本内容大致如下所示：“您好，这里是××部门，现因工作人员外出，请您在信号声过后进行留言，或是留下您的电话号码，我们将会尽快与您联络，谢谢。”

秘书人员必须明白的是，你所接听或是拨打的每一通电话都是非常重要的，人生的机遇也往往会在不经意间产生，因为你并不知道哪个电话才是最重要的。时刻做好准备，将自己最佳的状态通过话筒传递给对方，你与所在机构的良好形象便已然在电波中得到传播。