把握四法，认清文件与讲话的不同

文件与讲话虽然皆属公文之列，但是两者在措辞、语言上却存在着极大的不同。毛泽东曾经指出，写文章作演讲都是专门去影响他人的，是要去引导他人思想、引领他人行动的，毫无疑问，发文件、作讲话都是出于“影响他人”的目的而作的，其最终结果都是为了对工作进行指导与进一步推动，但是，两者在某些方面又存在明显的区别。

以下是某企业针对中秋节放假所拟定的两篇公文，从这两篇公文中，我们可以明确地看出文件与讲话的不同之处：

2010年公司中秋节放假通知

公司各部门及全体员工：

根据国务院对2010年中秋节的放假通知精神，结合我公司实际情况，现将我公司中秋节放假具体安排通知如下：

2010年中秋节放假调休共3天，即2010年9月22日—9月24日。9月22日（星期三）为法定节假日，9月19日（星期日）、9月25日（星期六）上班。

放假期间，请各部门安排相应值班人员，做好安全保卫工作。

祝公司全体员工节日快乐！

放假期间，公司电话无人接听，业务情况请联系热线手机：×××××

联系人：××××公司

迎中秋联谊会领导讲话

时值金秋送爽、丹桂飘香，我们单位特意在长假之前举办了这次全体员工联谊活动，旨在加强同事之间的了解，增进友谊，以此来凝聚人心，共同建设一支团结、紧张、严肃、活泼的工作团队。

公司成立以来，在各部门的大力支持下，获得了“持续三年盈利20%”的满意成绩。这一成绩的取得，离不开在座每一位员工的艰辛付出和辛勤劳动。在此我代表公司管理层真诚地感谢你们，谢谢大家，大家辛苦了！

在接下来的工作中，谨望诸位：继续以坦荡的情怀和海纳百川的气度，彼此多一些理解、多一些沟通，正确地处理好同事之间的各种关系，共同树立良好的外在形象，促进公司和谐运营。

最后，恭祝大家，与家人同乐，与公司同成长，让我们一起分享美丽的月色和诱人的香饼，再次祝大家中秋愉快！

同样是针对“中秋节”颁布的公文，但是在写作方法与内容表述上，前者令人望之即生严肃之感，后者却令人备感亲切。这也正是文件与讲话的主要不同所在。其实，若是细究，我们就会发现，在具体的写作过程中，两者之间的差异非常明显：

1．文面形式不同

文件往往有版头、文号等，而讲话则没有这些。在署名上，文件署的是组织的名称，而讲话署的是讲话领导的名字。

从行文格式来看，公文——特别是机关公文往往具有特定的格式，严格的格式要求所体现的是公文的统一性与严肃性，令人观之即可对行文中所主张的观点产生认可之感。但是讲话稿在写作格式上便比较灵活，它不像文件一样，行文有那么多的规定。

古人在写文章时有句话为“文无定法”，严格来讲，这句话用在普通文章的写作与讲话稿的起草上是比较合适的，但是用在正式的文件起草上便完全不合适。

2．内容着重点不同

文件往往是传达通知、主张的工具，其中往往以政策性、规定性的内容为主，一般以文件为载体。特别是像“条例”“规定”一类的文件，政策性与规则性含量都极高，在一定的时间与范围内，应该做什么、允许做什么，或者不应做什么、禁止做什么，做了不应当做与被禁止做的事情之后应该如何处理等，都会进行极具体的规定。

讲话的着重点则在对形势的分析与判断，对人心的鼓舞，对指导思想、具体工作思路与政策措施的具体阐述上，对于规则性的东西往往会从“贯彻”这一角度进行适当的强调，而不会进行过于详细的讲解与涉及。由此可知，注重思想传达与表达、注重讲观点是讲话的突出特点。

3．语言使用上不同

文件要求使用平直、朴实而简洁的语言，问题是什么，就讲什么；应当怎样做，就十分明确地讲出来，以求尽量显现出庄重之意。

讲话的用语则更侧重于亲民性与“修辞效果”，讲求令听者入胜、富有鼓动力，并最好带有幽默感。

在1964年苏联大使向我国提出停止公开争论的要求时，毛主席便在对下属讲话时，使用了非常幽默的语言来回敬这位大使：“打笔墨官司有什么不好呢？第一，天不会塌下来；第二，山上草木照样长；第三，女人照样生孩子；第四，河里的鱼照样游，不信，你到河里去看看。”

但是，若是这种语言在文件上表达出来的话，就显得不那么合适了。

4．说理方式上不同

讲话在进行某一问题的阐述时，往往可以大段地进行引文使用，或是领袖的话语，或是曾发生过的历史事件，或是诗句与诗歌等，只要对说明问题有正面的帮助，即可进行引用，但是，文件一般不会这样做。

在文件中，即使有需要对领袖的话进行引用，也一般只写出引用的话，不会写出这句话是谁说的，更不会对所引用的语言加引号。这样做不仅仅是为了达到精简文字的效果，更是为了体现文件特有的风格。

5．用语准确性要求不同

文件的选词与用字往往都是非常重要的，之所以这样做，原因很简单：

·文件是人们行为的重要依据，一旦用语不准确，便很容易令人产生歧义，使文件的贯彻执行受到影响；

·文件是平面的，想要传达机构与领导的意图，只能通过语言的准确表述来进行。

讲话则不同，领导可以借助于肢体与面部语言、讲话声音的高低与急缓辅助表达。

6．内容的时效性不同

“重视当下”是讲话与文件皆遵从的重要原则，特别是领导的讲话，往往是为了解决当下的问题，强调某一政策、原则性问题而进行的，具有极强的时效性。

不过，除电报一类的短时效公文以外，文件不仅具有时效性，更具有长远意义，只要所发机构未对其宣布停止使用，它便一直具有效力。

了解文件与讲话的不同，将会帮助秘书工作者在写作时具有更明确的标准。当然，文件与讲话的不同并不仅仅只有这六点，若是进行仔细分析的话，很可能会更多。这需要秘书工作者在具体的写作过程中进行仔细的归纳与总结，方能做到将文件写得更庄重，将讲话写得更亲民。