35．废弃文件要妥善处理

废弃文件，顾名思义就是对工作再无意义的文件，这些文件并不应该像生活垃圾一样可以随手扔掉。因为文件上所记录的信息一旦流失很可能会影响工作的正常运行。在一些大的企业当中，废弃文件的处理，是企业日常工作当中的重要一环。

在我们的生活当中，会产生很多垃圾，通常我们对这些垃圾的处理方法都是直接扔到垃圾筒里面，然后由环卫工人对其进行分类处理。在工作的过程中，因为时间的推移、项目的完成、工作内容的改变，都会产生一些过期的、无用的废弃文件。那么这些文件是不是随手扔掉就可以了呢？

废弃文件和生活垃圾并不一样，尽管它对公司已经没有任何实用价值了，但是废弃文件里面往往记录着大量的信息，这些信息处理不好，可能会对工作产生极为不利的影响。

微软公司在运营过程中最大的对手不是同行的竞争企业，而是美国政府。为了防止个别公司垄断市场，影响正常的市场秩序，进行不公平竞争，美国政府出台了一系列反垄断的法律，甚至还设有专门处理企业垄断行为的司法部门。

微软是世界上最大的软件业巨头，高份额的市场占有率使其吸引了反垄断部门的密切注意。微软本身也很清楚这一点，所以相关的保密工作做得十分到位，尽管相关部门一直怀疑，但是苦于拿不出有力的证据，也只好让微软为所欲为。

正当微软在市场竞争当中大展身手的时候，比尔·盖茨的桌面上出现了一张美国司法部的传票。在这场官司当中，司法部出示的证据让比尔·盖茨大吃一惊，很多证据都是微软公司的高度机密信息，如果没有内奸的话，外人根本就无法掌握。

最后，微软虽然依靠着强大的经济实力和世界上最优秀的律师逃脱了这场官司，但是也伤了不少的元气。这以后，比尔·盖茨马上组织人员调查机密是如何泄露的。

经过整整3个月的严格盘查，最后终于找出了消息泄露的原因——问题竟然出在一个清洁工身上，原来这个清洁工被微软的一个商业竞争对手高价买通，每天他把微软总部各个办公室的废弃文件都收集起来，甚至是一些小便条都不放过，然后经过分类整理，交给对手。

正是从这些废弃的文件当中，对手掌握了很多关于微软垄断经营的证据，并把它偷偷地交给了司法部，打了微软一个措手不及。

随着先进科学技术在生产当中的广泛应用，企业相关信息的保密性要求也就越来越严格。企业的机密一旦泄露，轻则在竞争中失去优势，或者损失大量利润，重则可能导致企业全面崩溃，走到破产的境地。而收集废弃资料是商业间谍窃取企业机密的主要手段之一。所以对待工作中的废弃文件，千万不要粗心大意，处理废弃文件应该成为工作当中的一部分，而且是相当重要的一部分。

废弃文件处理不当也可能会给个人带来不必要的损失。

一天，小李到银行去取钱，却发现自己账户上的8万多存款竟然不翼而飞。他欲哭无泪，只好报了警，一个月过后，案件侦破了，原来是别人冒用他的名字制作了假身份证，取走了存款。

小李感到很奇怪，自己的身份证号码和银行账户从来没有向别人透漏过，为什么犯罪分子会有这些重要信息？

原来，小李平常取钱的时候把存根和填写失误的废弃表格都直接扔进了银行的垃圾筒里，犯罪分子正是从这些看似无用的废纸当中找出了小李的身份证号码和银行账户。

如上面例子中所说，一些携带有个人重要信息的废弃文件，一定要彻底销毁，以免留下安全隐患。银行一般没有碎纸机，要把存根和失误的废弃单据撕碎然后扔掉，或者带回家烧掉，以彻底消除安全隐患。在公司这类废弃文件要用碎纸机粉碎以后再丢弃。

档案，是企业文件当中的最重要的部分，所以对过期的废弃档案处理要更加慎重。

张师傅一天下班回家，发现自己家的邮箱里放着一张催款单，上面写着他共拖欠养路费6000多元，加上罚款4000多元，限期到交通管理部门交齐，不然就法院上见。

看着这张催款单据，张师傅哭笑不得：自己有3年多都没碰过车了，哪来的什么养路费？疑惑之下只好去交警队查询。查询的结果让张师傅大吃一惊，交警队的档案里明确写着，他有一辆私人轿车，3年以来一直都没交养路费。张师傅这才想起来，自己以前确实有一辆轿车，不过3年前出了交通意外，车被撞毁了，当时还是交警队处理的。

他赶忙把这个情况反映了过去，交警队一查资料，果然如此。当时处理完交通事故以后，张师傅的车辆档案一直没有销毁，后来交警队内部人事调动，就更没有人管了，结果才会闹出这么一出笑话。

幸亏3年前的处理记录还在，不然张师傅可真是百口莫辩了。废弃档案的处理不当很可能引发严重的问题。一家国有企业的一位老职工，退休以后厂里每个月都会按时把退休金打到账户上。后来该职工去世了，家人也向厂里打过招呼，按正常处理步骤，该职工的档案应该废弃销毁或者封存了。可是厂里却疏忽了，每个月照样往原来的账户上打钱，职工家属还以为是厂里给的福利，心里都很感激，一直过了5年，工厂转制，彻底清查废弃文件的时候才发现，这时候已经给这个早就不存在的退休职工发了接近10万元的退休金了。

那么，究竟怎样处理工作当中的废弃文件呢？首先，个人废弃文件和日常工作当中产生的垃圾文件，要一天一处理，先用碎纸机粉碎，然后集中处理掉。

对于企业的重要文件，如来往商业信函、员工档案、工作计划、产品档案等等则需要建立完善的文件废弃管理规章制度，安排专人进行处理。

为了加强对过期档案、废弃文件的鉴定销毁工作，可以成立过期会计档案鉴定销毁工作小组，负责日常工作。

废弃文件、过期档案的鉴定工作业务性很强，必须做到认真细致，严格把关，决不能走过场，更不能按保管时间搞“一刀切”。如果对鉴定标准把握不准，档案专业能力和力量不够，可以委托专业性中介机构进行鉴定。

经鉴定后需要继续保存的档案和文件要重新装订，重新划定保管期限，单独排列编号后集中保管。经鉴定需要销毁的档案和文件要仔细清点并造具详细清册，销毁之前要做好详细记录，存档备查。大量销毁废弃文件的时候，为了安全、保密，应该加强监督，应该实行定点、集中销毁。