2.2 计划采购与订单采购的理论分析
2.2.1 计划采购相关理论
在生产导向的市场环境下，企业采购的目的在于保持一定的库存水平以维持正常的生产经营活动。为将采购行为规范化，预防购入产品批量过大，造成积压或产品过时；或者购入产品的次数太多，不能形成一定的批量，使单位成本增加，于是产生了计划采购方法。在计划采购工作中，采购活动是企业管理的一项重要工作，它关系到企业的生产经营活动是否能正常进行，也关系到企业流动资金占用的多少。
1.计划采购的含义
计划采购是一种传统的事前采购，是以库存为驱动的采购方式。在未知确切需求的情况下，对采购活动进行计划和预测，在采购价格为外生变量的情况下，研究最优订购量和最佳订货周期，以达到最少采购费用和最低库存占用的目的。
2.计划采购的特点
计划采购这种采购模式尽管在一定程度上可以降低企业的采购成本，但由于采购部门与生产、销售部门相分离，使得供产销三个环节的信息不对称或滞后，致使采购物料的时间要么过早要么过晚、采购物料的数量要么过多要么过少，从而导致采购物料的时间、品种、数量与生产所需的时间、品种、数量不吻合，而生产的时间、品种、数量与销售所需的时间、品种、数量也不吻合。这样导致采购管理出现许多问题，如采购时间过长、库存过多、资金利用率低等。此外，传统采购中的议价、招标采购等过程烦琐，增加了许多不增值的业务环节。而且由于买卖双方的合作关系是临时或短暂的，一旦供需关系不稳定，合作可能解除，最终造成采购上的浪费，增加了生产成本。
综上所述，传统计划采购的特点主要表现为：
（1）传统采购模式是典型的非信息对称博弈过程；
（2）验收检查是采购部门的一项重要事后把关工作，质量控制的难度较大；
（3）与供应商的关系是临时或短期的合作关系，且竞争多于合作；
（4）响应用户需求的变化能力较差。
3.计划采购的发展及应用现状
企业采购管理的历史演进紧密地伴随着社会经济、科技的发展步伐，在科技和管理水平相对较低、以生产为导向的市场环境中，企业生产什么就卖出什么。计划采购多属于分散的采购模式，企业的采购管理是基于一方企业生产、经营成本节约的角度，以最小化库存占用为目标的经济订购批量决策问题。目前，我国一些企业的采购部门还沿袭着这种传统的采购方式，采购业务与生产、销售缺乏联系性和整体性，使得采购业务不能发挥应有的效率。
随着科技进步和市场环境的变化，生产供应有了一定的增加，需求的多样性显现出来，企业之间出现了一定程度的竞争，而从采购、生产到销售的整个环节，各节点企业之间又不得不相互依赖。为了在竞争中取得优势，此时的计划采购向集中化、协同化、专业化、全球化发展。例如，中国联通公司由分散采购向集中采购的改造，大大降低了采购的成本。西门子的全球采购策略，也大大降低了采购成本，增强了企业的国际竞争力。
2.2.2 订单采购相关理论
随着市场环境由生产导向型转变为需求导向型，需求的多样性呈现了出来。企业的生产经营活动不仅依赖于原材料、半成品、商品及服务的供应，还面临着最终市场的竞争。在如今供大于求的状态下，“为订单而采购”则成了一条重要的规律。在市场经济条件下，过大库存是“万恶之源”，零库存或少库存成了企业的必然选择。于是，以订单为驱动的订单采购方式应运而生。
1.订单采购的含义
订单采购是在供应链管理模式下产生的，订单采购方式与传统计划采购方式有极大的不同，订单采购就是由客户订单驱动的采购方式。采购活动是以订单驱动方式进行的，制造订单是在用户的需求订单的驱动下产生的，当生产部门接到制造订单时，采购部门就产生一个采购订单需求，供应商随即着手物资的准备工作，在采购部门积极准备详细采购计划时，生产部门也进行生产的准备工作；供应商一旦接到详细的订单，就要求在较短的时间内交给用户。当制造订单发生变化时，它会驱动采购订单发生变化。订单采购是一种“按客户订单组织货源”的运营模式。
准时制（JIT）采购就是一种先进的订单采购模式，JIT采购是一种直接面向客户需求的采购模式，也是一种先进的管理模式。其基本原理是以需定供，即供方根据需方的要求（或称看板），按照需方需求的品种、规格、质量、时间、地点等要求，将物品配送到指定的地点。
准时制采购由准时制生产发展而来，基本思想为在适当的时间、适当的地点、以适当的数量、适当的质量提供适当的物品。只有按客户订单驱动采购才能实现这五个“适当”。这种准时制的订单驱动方式使得采购物料直接进入制造部门，减少了采购部门的库存占用和相关费用，供应链系统得以及时响应用户的需求，同时降低了库存成本，使企业的业务流程朝着精细化方向发展。
2.订单采购的特点
在订单采购方式下，采购工作必须做到准时制，即供应商要按照买方所需物料的时间与数量进行供货。从而在适当的时间、地点，以适当的数量和质量提供买方所需的物料。其中，对供应商的选择和质量控制是关键。采购方式是订单驱动，用户需求订单驱动制造订单，制造订单驱动采购订单，采购订单再驱动供应商。这就使供产销过程一体化，采购管理由被动（库存驱动）变为主动（订单驱动），真正做到了对用户需求的准时响应。
订单采购的主要特点为：供应商与制造商之间建立了战略合作伙伴关系，使交易成本大大降低；销售、制造、采购、供应计划同步进行，能快速响应用户需求的变化；订单驱动的采购方式简化了采购工作流程。
3.订单采购的应用现状
JIT采购是订单采购在实际中应用最为普遍的现代先进采购模式。JIT采购的基本思想是：保持物料流和信息流在生产中同步，实现将正确数量的物料在正确的时间投放到正确的需求点，并持续地降低成本、提高效率。为实现这一目标，JIT主要强调两点：其一，尽量消除所有浪费；其二，强调在现有基础上持续地提升管理水平。
例如，海尔的物流改革是一种以订单信息流为中心的业务流程再造，海尔按单采购来生产所需的商品，也就是按订单来进行采购、制造等活动。实施了JIT采购，从根本上消除了呆滞物资，消灭了库存。海尔集团每个月平均接到6000多个销售订单，这些订单的品种达7000多个，需要采购的物料品种达26万余种。在这种复杂的情况下，海尔物流自整合以来，呆滞物资降低了73.8%、仓库面积减少了50%、库存资金减少了67%。
又例如，上远船供公司采用JIT采购，避免了传统的在仓库保留库存的做法，各部门更集中于商品的销售。上远船供公司基于供应链管理环境下VMI和JIT配送的优化采购模式，是订单采购更高级的发展，实现了“供应商管理存货”（Venders Man-aged Inventory，VMI）和“准时供货”（Just-in-Time，JIT）相结合。JIT配送属于定时配送的一种，它强调准时，即在客户规定的时间，将合适的产品按准确的数量送到客户指定的地点。JIT配送多采用小批量、多频次的送货方式，减少了库存和浪费，满足客户多样化、个性化需求。
2.2.3 计划采购方式与订单采购方式比较
1.订单采购方式较计划采购方式的优点
可以说，订单采购方式，是在供应链思想出现后，为改进以前传统计划采购方式的不足而产生的。
传统的计划采购，就是为了补充库存，为库存而进行采购。采购部门的主要工作是申报和落实计划，采购数量的多少主要根据预测或运用经济订购批量模型来确定；采购时间的确定主要依据采购提前期；供应商的确定采取货比三家、招标投标等方法。传统的计划采购尤其注重对各供应商的价格比较，在供应商和采购部门之间经常进行报价、询价、还价等反复的谈判，最后从多个供应商中选择一家价格较低者签订合同、形成订单。而质量、交货期等都是通过事后把关的办法进行控制，如到货验收等。采购部门也较为独立，主要与库存部门联系，根据其需求进行采购，不关心企业的生产过程，也不了解生产的进度和产品需求的变化。
由于市场需求的多变性和不确定性，提高对客户订单的响应能力日益成为企业迫切需要解决的问题。订单采购是缩短供应链整体响应周期、实现供应链的敏捷运作的重要途径。传统的采购模式采用提前采购方式，易造成大量的库存，库存的增加不仅会带来生产运作及产品质量上的问题，而且带来高额的成本，而订单采购正是消除企业与供应商之间各种浪费、缩短客户订单响应时间的一种高水平的运作管理模式。理想的订单采购是直到需求发生时才进行订购和少量多次的配送，且要求高水平的供货质量，以避免不必要的检验浪费。
总体来说，订单采购方式相对于计划采购方式的优点主要有：
（1）供应商同采购方建立了战略合作伙伴关系，双方基于以前签订的长期协议进行订单的下达和跟踪，不需要进行再次询价报价的过程；
（2）在同步供应链计划的协调下，制造计划、采购计划、供应计划能够同步进行，缩短了用户响应时间；
（3）采购物资直接进入制造部门，减少了采购部门的库存占用和相关费用；
（4）进行了企业和供应商之间的外部协同，提高了供应商的应变能力。
2.计划计划与订单采购的流程比较
传统的计划采购方式下，需方先根据库存制订采购计划，需方同供方经过洽谈后，要下达采购订单，供方要把需方从采购订单转变为客户订单，安排生产。在这个过程中，需方要不断跟踪，甚至派出专员常驻供方监督生产。供方在产品生产后要进行质量检验，先储存在自己的成品库，然后发货到需方。需方在接到货物后，还要进行一次检验，然后入原材料库或配件库，等生产需要时再发料到生产部门。
计划采购流程图如图2-2所示。
图2-2 计划采购流程图
在订单采购方式下，需方和供方是合作伙伴关系，供应商是经过资格认证的，质量和信用是可信的。采购作业通过信息平台，一次把需方的采购订单自动转换为供方的销售订单；质量标准经过双方协议，由供方完全负责保证，不需要二次检验。由于信息畅通和集成，采用供方管理库存的VMI方式，把供方的产品库和需方的材料库合二为一，仅在需方生产需要时，才把供方的产品直接发货到需方的生产线，并进行支付结算，减少供需方各自分别入库的流程。
订单采购流程图如图2-3所示。
图2-3 订单采购流程图
订单采购的流程与计划采购的流程相比，减少了许多不增值的作业，如订单的下达和接受转换、生产跟踪、质量检验、入库出库和库存积压。这里的采购业务流程重组已经不仅局限于一个企业的内部，而且延伸到企业外部的合作伙伴，体现供应链管理合作竞争的特点。依靠信息技术的支持，使经营模式发生了根本的变化。在这个模式下，信息沟通、经营成本、库存等都有明显的改善，提高了供应链的竞争力，这也是协同商务的一种体现。
总体来说，从流程上看，订单采购和计划采购方式的不同之处在于买方不需要对采购产品进行比较多的检验手续。
3.计划采购与订单采购的比较
订单采购与计划采购的不同之处表现在以下几方面。
（1）供应商的数量和合作关系不同。传统计划采购常采用多头采购，供应商的数目较多，企业与供应商的关系是通过价格竞争而选择的短期合作关系。订单采购模式下，企业与供应商是长期合作的战略伙伴关系。
（2）交货时间的要求不同。订单采购要求准时交货，能否准时交货是用户评价供应商的一个重要标准。而计划采购主要按提前期进行采购和交货。
（3）选择供应商的标准不同。在计划采购中，通过价格竞争来选择供应商，当发现供应商不合适时，可以通过市场竞标的方式重新选择供应商。但在订单采购中，供应商的合作能力在很大程度上会影响到企业的经济效益，因此对供应商选择的标准也就比较严格。评价的标准包括产品质量、交货期、价格、应变能力、诚信程度及地理位置等。一旦确定了合格的供应商，则倾向于长期的合作。
（4）确定采购批量的策略不同。计划采购是采购部门根据资源供给情况、生产保障需要和自身采购规模来确定采购批量。而订单采购旨在消除原材料和外购件库存，这种模式下的生产需要必然是小生产批量的，因此采购也是小批量的。
（5）信息交流的需求不同。订单采购要求供需双方信息高度共享，需要保证信息的准确性和实时性，以便出现问题时能及时处理。而在计划采购模式中，供需双方各自的信息是相对独立的。
（6）采购的职能目标不同，在订单采购中，采购是企业战略的重要组成部分，在采购行为与企业的其他战略目标相冲突时，其合理性要以是否有助于企业总体战略目标的实现来衡量，而且企业的采购行为应该最大限度地保障或促进企业战略目标的实现。在传统的计划采购中，采购计划仅仅是一项业务计划，采购目标的制订是相对独立的。
计划采购与订单采购的比较如表2-1所示。
表2-1 计划采购与订单采购的比较
4.订单采购带来的新问题及解决方法
订单采购的操作一般遵循以下基本原则：①应保持较小的采购批量和严格的交付数量；②较少的供应商，最好每种零部件或零部件组一个供应商；③供应商选择应基于产品质量和交付绩效，而非单一价格；④质量检验应由供应商执行，而非采购商购入检验；⑤包装应适应于标准的容器；⑥书面合同不断减少，并更加不拘于形式；⑦应选择地理分布上更加紧密的供应商。由此，订单采购带来的问题及解决方法如下。
（1）小批量采购带来的问题及其解决。
小批量采购必然会增加运输次数和运输成本，对供应商来说，这是很为难的事情，特别是供应商在远距离的情形。解决这一问题的方法有两种：一是使供应商在地理位置上靠近制造商，如日本汽车制造商扩展到哪里，供应商就跟到哪里；二是配送业务外包，由专业的第三方物流公司来承担多品种、小批量的物流服务。
（2）采用单源供应带来的风险。
采用单一供应商的订单采购模式有很大风险，如供应商可能因意外原因中断交货。另外，采取单源供应，会使企业不能得到竞争性的采购价格，对供应商的依赖性过大等。因此，解决这一问题，必须与供应商建立长期互利合作的新型伙伴关系。同时，要考虑供应链中断的风险，进行科学的供应商决策（关于这部分内容本书其他章节有专门的论述）。
2.2.4 计划采购与订单采购的决策分析
在一些情况下，采购对企业可能具有战略性的意义。企业与供应商建立战略合作伙伴关系，企业可能选择少数几家甚至一家供应商进行采购，即便在这种情况下，企业仍可以采用计划采购模式，也可以采购用订单采购模式。当然，企业与众多供应商合作的情况下也可以开展订单采购。例如，企业职工出行所用车辆，由出行人员自行联系出租车，或者直接在街上搭乘出租车，也就是当有用车需求时根据需求与出租车司机（出租车服务公司）达成一单交易，交易本身并不是按计划开展的采购，可以认为是一种订单采购。但这种多供应商的订单采购有很大的局限性。如果一次出行的人员较多，如数十人同时外出参加集团公司举办的活动，很难想象数十人都在公司门口等候出租车，比较好的做法就是在有集体出行需求时由公司统一联系出租车公司（长期稳定合作伙伴），根据需要安排一辆或数辆大客车提供服务。也就是说，多数情况下订单采购的供应商会相对稳定而且供应商数量比较少，只有当产品或服务具有极强的同质性、极大的可获得性时供应商数量才可能比较多。
因此，可以说计划采购与订单采购的抉择是一种策略层面的决策，其决策的主要依据是策略实施的可行性和经济性。传统上企业采用计划采购方式。企业是否转而采用订单采购方式，首先要论证其可行性，而起决定性作用的因素是经济因素，即采购总成本。关于采用订单采购方式的可行性问题，在某些行业，订单采购具有明显的优越性，例如汽车生产企业现今普遍都采用订单采购方式，家电生产企业也有许多采用订单采购方式。另外，有一些企业无法采用订单采购方式，例如火力发电厂的电煤采购。2007年前后，由于我国经济发展过热，铁路、公路运力紧张，很多电厂的煤炭库存告急，中央政府采取了果断措施确保电煤供应。这从一个侧面说明，如果电厂的电煤单纯采用订单采购方式而不保有库存，那是不现实的，因为电力供应绝对不可中断，因此火力发电厂的电煤供应亦不可以中断，当煤炭产地与电厂处于不同地理区域时，在电厂保有一定的煤炭库存是最有效的手段。一般来讲，除了一些要求高保障程度的行业和企业外，在多数情况下，采用订单采购方式是具有一定可行性的，决定采用哪种采购方式主要考虑经济因素。为此，本章主要从采购总成本甚至供应链总成本的角度来探讨计划采购与订单采购的对比和决策问题。
既然多数情况下企业选择计划采购还是选择订单采购主要取决于成本问题，那么，首要的因素是分析这两种采购方式对采购成本中哪些部分影响较为显著。采用不同的采购方式，可能对采购总成本产生显著影响的项目包括：物料价格、运输成本、存货持有成本、供应商维护成本、质量监控成本、质量损失、交货风险损失等。产品开发中供应商参与成本、收货服务成本与采购方式没有密切关系，在此不予考虑。
为了不失一般性，本章以一个工业企业为例进行分析。工业企业采购的物料通常包括原材料、零部件、MRO物料和设备四类。设备的采购一般不是重复性的多次采购，所以不必讨论订单采购与计划采购的决策问题。原材料、零部件、MRO物料三类物资具有不同的采购特性，它们既可以采用计划采购方式，也可以采用订单采购方式。