子项目2 认知秘书工作

项目任务

前往联系单位走访（观察）一位资深秘书，整理出一份秘书日常工作内容表。

事件回放

毕业于某名牌大学的林英踌躇满志地踏上了秘书的工作岗位，经过一系列的面试竞争，她终于获得天骏公司的秘书一职。今天是她上班的第一天，一路上林英想象着她的工作：在电脑桌前熟练地进行电脑操作；用流利的英文为总经理书写函件；聚光灯下，从容地主持对外活动……

林英兴冲冲地赶到办公室报到，经理淡淡地看了她一眼，然后吩咐说：“请林小姐先把办公室收拾一下。”林英一愣，但立即按照经理的吩咐做了起来，将办公桌上东一堆西一堆的文件整理归位，将茶几上喝过的杯子、装满烟蒂的烟灰缸洗干净，然后对办公室的地面进行除尘工作。这一切做完以后，林英对经理说：“办公室收拾好了，请问经理，还有什么吩咐？”林英心想：“这下该让我起草文件了吧？”可是没想到经理头也不抬地说：“请帮我倒杯水。”于是林英泡了一杯热的茶水端了过去。“对不起，要的是白开水。”经理挥了挥手说。林英赶忙又去换了一杯热的白开水。“对不起，林小姐，我要冷的水。”经理有点不耐烦地说。林英只好去换第三杯水，这才让经理满意。之后，经理又吩咐她去做了很多琐事：寄信、购买打印纸、煮咖啡，等等，一整天就这样匆匆过去了。第一天的工作经历让林英很失落，苦读了四年大学，为了提高英语水平，熟练操作电脑，她甚至本末倒置，白天上课懒洋洋，晚上拼命读夜校，为的就是能获得一份体面的外企秘书工作，没想到现在竟然要像佣人那样为别人打扫卫生、端茶倒水、跑腿。这些不读书也能干的事为什么要让秘书来干？林英的心里充满了困惑。

任务分析

这件事说明了秘书工作的性质具有专业性、服务性、繁杂性的特点。一个秘书，在领导工作需要时必须尽职尽责，不能对职责范围内的工作视而不见，一味地认为自己是专业人才，服务性工作不是自己做的。如果你是林英，你该怎样做好这些事？通过整理秘书工作内容表，你认识到了秘书工作的特性吗？

相关知识

（一）秘书工作概述

秘书工作，又称秘书实务工作，是指协助领导处理政务及日常事务时所进行的各项辅助性工作。这一含义反映出了秘书工作的服务性、从属性、事务性、综合性和专业性等基本特性。

秘书工作的内容几乎与领导工作的内涵相等，但秘书工作的特征却是起辅助的作用并须是提供服务。现代秘书工作与领导活动的关系准确地指明了其服务性和从属性这两个本质特征。

秘书工作总是围绕着领导活动的全过程进行的。有领导活动，就有为领导活动服务的秘书工作。领导的职责是制定并实施决策以掌管全局，而领导者不可能事必躬亲，这就需要秘书人员做领导的助手，为领导处理各项日常事务性工作，这就决定了秘书工作具有事务性和综合性的特征。

秘书工作从属于领导工作，领导的管理活动既综合又专业，为其服务的秘书工作必须有与之相适应的专业能力和技巧，因此，秘书工作又具有专业性的特点。

（二）秘书工作的基本内容

秘书工作的基本内容与秘书岗位职责分不开，秘书和秘书部门承担着对领导层与被领导层之间、职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机关与上、下级机关之间进行中介沟通的任务，是上情下达、下情上报、联系左右、沟通内外的枢纽部门。

从图1.1可以看出，秘书工作的大致内容归纳起来可以分为以下几大类。

1．日常事务办理

日常事务办理是秘书工作的重要内容，包括办公室环境管理、用品管理、常用设备管理、办公室日常事务处理、对外接待与沟通以及对领导临时交办事务和突发事务的处理等。

2．文书工作

文书工作包括：根据领导意图进行的文件撰拟、修改、印制、校对、装订、寄发等发文工作；登记、分拣、拟办、传阅、办理等收文工作；整理、立卷、归档、保管、利用等文书档案的处理工作。文书工作在秘书工作中占的比重很大，有的甚至占秘书工作总量的三分之一。

3．会务操办

秘书工作中的会务操办指的是会前的筹备工作、会议期间的事务服务以及会后的落实、整理和信息反馈工作等。

4．信息工作

秘书的信息工作，是指围绕领导活动和组织管理需要开展的对各种相关信息的收集、处理、传递、储存提供利用、反馈等一系列目的明确、真实可靠、及时全面的信息服务。

5．参谋辅佐

秘书参谋辅佐主要是指秘书在为领导者提供综合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策，提供参考方案及有关依据；在与领导主辅配合的工作实践中，发现决策实施中的不足与偏差，并及时反馈。

（三）秘书的常规工作

秘书的常规工作就是根据上司的日常工作安排和指示，去处理一些非决策性的事务，包括琐碎的杂事，从而使上司能够进行管理和决策。这一类工作的基本形成规律存在于秘书每天的工作常规中。

从下面两个案例可以具体了解一下秘书工作的常规。

{L-End} 案例1.1 {L-End} 某外资企业秘书的一天

某外资企业秘书，大学英语系毕业，已做了一年的秘书工作，其直接上司是公司副经理，外国人。他一天的工作内容如下。

8:30 到公司马上将空调、电脑、打印机等设备的开关打开，查收E-mail，将传真、信件等进行分类登记，浇花等。

8:45 冲咖啡，与上司简短会面，汇报E-mail内容（一边喝咖啡）。开始工作，与公司的人一起开会，处理国内外的电话，接待国内外的来宾。空闲时间录音，回复传真和E-mail。

9:00 开始工作。（利用耳机）听前一天上司的录音信件并录制，发送信件，复印，接听、转达电话等。

10:00 对收到的邮件进行分类，将需要上司处理的送给上司。

12:00 与上司和其他的外国人去外面吃饭（但通常是和日本女职员在一起）。

13:00 继续录制磁带，继续办公室的工作，接待客人。

14:00 对收到的邮件进行分类，将需要上司处理的送给上司。和秘书商议工作。

15:00 冲咖啡，和上司一起商量上司出差时的要订的饭店，传真，信件的录音等。

15:30 完成要发出的文件，录音，整理文件，接听电话等。

18:30 下班。

其他主要工作：复印在外出差的上司发送回来的信件，并向国内外发信，与上司保持电话联系等。上司虽然不在，但工作仍然很多。另外，要将文件翻译成英文。如果上司准备宴请客人，那么秘书要为宴会做准备（如时间、地点和费用等）。此外，还要帮上司办理轿车手续、上司的住宅物业管理费自动支付手续等一些工作范围之外的工作。

{L-End} 案例1.2 {L-End} 在日本某企业秘书科工作的女秘书的一天

在日本某企业工作的一位女秘书，大专文学系毕业，在人事科工作一年后调到秘书科已三年，其直接上司是公司常务董事。她的一天是这样度过的：

8:00 打扫上司的办公室、接待室等房间，查点备用物品。

8:30 通过闭路电视进行早上碰头会。

8:35 为上司泡茶，确认当天的日程安排，通知秘书科科长在接待室接待预约好的客人。

8:50 有传真的话，根据上司的指示进行回复。

9:00 接听电话，将前一天来访客人的数据输入电脑中的顾客名录，整理报纸杂志和剪报等。

9:45 邮件到达后进行分拣，将紧急的信件和包裹分发给收件人。

10:30 接待客人，给客人沏茶等。

11:40 上司外出，将上司交待的文件处理完。

12:00 午休（秘书科有办公室“午休轮流值班”的制度，但当天她轮休，所以与同事外出）。

13:00 回到办公桌前，整理剪报，接听电话等。

13:10 上司回到公司，给上司沏茶，报告电话留言，领回上司上次出差的单据，核算出差费用。

14:00 根据秘书科科长的指示，复印并打印文件。

14:30 招待客人，给客人沏茶。

15:10 休息。

15:25 回到办公桌前继续起草报告（计划明天写完）。

15:30 为公司常务会准备咖啡。

16:00～16:30 把专务的信写好之后，制作文件信封，并送到邮政局去寄走。常务会结束后清理会场，打印出第二天上司的工作日程表，交给上司。

17:10 上司出门办事，整理未完成的文件。

17:30 下班。

其他主要工作：预订饭店，为上司准备午饭，从银行提取现金，准备婚丧礼品，按指示打扫秘书办公室，给会议准备茶水，等等。

从这两个案例中，可以发现这两个秘书的工作有许多共同点，同时也可以看出秘书工作也会由其上司的国籍、企业的规模、业务种类和与上司的协调程度等不同而又有许多不同。

总结上面两案例，秘书日常工作程序可以用图1.2表示。

随堂检测

1.名词解释

秘书工作 秘书工作特性 事务办理

2.某日上午约十一点左右，天骏公司总经理秘书高明正在办公室起草文件，接到李总电话。李总说下午两点有重要客人来访，客人喜爱龙井茶，叫行政部准备一下。于是高明叫新来的秘书小娜去通知行政部的人准备。小娜一开始打电话给行政部，没人听，于是就亲自去行政部通知，不久就回来了。下午下班前，李总把高明叫到办公室臭骂一顿，问为什么不给客人泡龙井，只上普通的袋装茶。高明回来后问小娜是怎么回事。小娜说，她去行政部时，那里没人，她就在负责接待的人桌面上留下便条。高明说：“既然负责接待的人员不在，你为什么不能自己准备一下给客人用的龙井茶？”小娜脱口说：“我是秘书，不是泡茶的！”这话不久就传到老总那里，几天后，小娜被解聘了。

（{L-End} 资料来源：谭一平.我是职业秘书[M].）

请问，小娜做错了吗？如果你是小娜，你会怎样办理这件事？