子项目3 做一个好秘书

项目任务

画一个淡妆，穿上职业装，进行一次班级内职业形象设计暨应聘面谈大赛。

事件回放

三月的一天，窗外春光明媚，但天骏公司的会议室里却充满了凝重、严肃的气氛。会前，总经理李丰给大家讲了这样一件事：

有一次，肃静的会议室里，公司与港方的谈判即将进行，双方将就今后的合作达成协议。谈判开始后，大家发现坐在李总一旁的薛秘书穿着非常休闲：一件胸前印有图案的T恤衫，蓝色的牛仔裤，白色的旅游鞋。负责送茶水的助理秘书更是花枝招展，耳环闪闪发光，手镯晃来晃去，高跟鞋叮叮作响。每当她进来送水，会谈都不得不停歇片刻。香港客人开了个玩笑：“李总，最好让这位漂亮小姐参加选美去。”

港商的话，除了赞美，还有别的意思吗？李总把问题留给了大家。

任务分析

一个职业秘书，不仅要是专才，更要是通才，必须在道德修养、专业技能、气质风度等方面都有较高素质。如果你参赛，你将会为完成项目任务做哪些准备工作？

相关知识

（一）秘书必须具备的良好职业道德

以德为首、德在能先，这是我国几千年来衡量一个人素质的重要要求。传统文化观念如此，现代企业管理观念也是如此。秘书，因其岗位和工作内容的特殊性，对职业道德要求尤为严格。

所谓职业道德，是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度，从而促使人们不断增强职业道德观念，提高服务水平。秘书人员的职业道德素养，主要有以下几个方面。

1．忠于职守

秘书人员应忠于职守，大而言之，是忠于国家和人民利益；小而言之，要忠于本职工作。忠于职守的另一个含义是对工作认真负责，一丝不苟。忠于职守还意味着恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不越权或滥用职权。

2．严守机密

秘书人员接触的内部文件多，参加的重要会议多，在领导身边的机会也多。总而言之，秘书人员接触的机密多。因此，秘书人员要严格遵守企业制度，严守商业机密，以免给企业造成损失。

3．讲求效率

秘书人员一定要注重工作效率，在日常工作中，当场可以办理的事，就不要说“研究研究”；当日可以处理完的，就不要推到明天；急办的事就要立即去办。总之，要把公文处理的时间压缩到最短。“雷厉风行”应该是秘书人员的工作原则和应有作风。

4．善于合作

秘书人员工作头绪多，涉及面广，又往往环环相扣，非单枪匹马所能完成，如果一环疏忽，就会前功尽弃。秘书人员要善于同他人合作，密切配合，步调一致，才能顺利完成任务。善于合作既要求尊重和理解同事，也要求公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任。

5．恪守信用

秘书工作严谨缜密，责任重大，必须在工作中忠于职守，在人际交往中恪守信用，包括约定会晤、安排会议、组织联络、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如不能近期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括绝不轻易允诺别人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允诺就应该尽一切力量去办到。

6．文明礼貌

秘书人员在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方，谈吐文雅，面带微笑。

（二）秘书的职业素养

{L-End} 案例1.3 {L-End} 小琳是北京万通机械股份有限公司总裁办的秘书。由于机械加工行业的利润率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润增长点。这天，公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事过去都是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽管技术总监用原子、电子负荷等理论解释了好久，大家仍然感到有些云里雾里。眼看着会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责会议记录的小琳悄声问他是否可以让她来解释一下什么是纳米。总裁马上点头，于是，小琳用非常通俗的语言解释了什么叫做纳米、纳米产品的功效……会议收到了预期的目的。会议结束时，总裁宣布让小琳负责公司整个纳米项目的协调工作。

小琳的表现让总裁和公司的其他董事对她刮目相看，但对小琳来说，这实际上是水到渠成的事。小琳是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办工作，平时也只是打杂，如接电话、取文件、写通知等。但是，她并不认为自己是大材小用，感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己的。过去她对“纳米”也没多少了解，上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，说自己刚给技术总监打过电话。技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开开玩笑，说说笑话，向他们请教有关纳米方面的一些问题。见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然乐意讲解。久而久之，小琳不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早已胸有成竹了。

（{L-End} 资料来源：谭一平.我是职业秘书[M].）

分析所给资料，可以看出，在现代企业中，领导视秘书为左膀右臂，一个职业秘书素质的强弱高低，直接关系到其工作的质量与效率。现代秘书的职业化要求从事这一行业的人员必须具备较高的素养。

1．在知识结构上既博学多才又系统精深

秘书的知识结构通常被称为“金字塔结构”。如图1.3所示。具体而言，包括以下几个方面。

（1）广博、扎实的基础知识

常言道，秘书，要上知天文，下知地理；前知五百年，后知五百年。这就是在说秘书知识的广博性。秘书应该具备的基础知识主要包括以下几类。

① 政治哲学和文化基础类知识，这是从事秘书工作最起码的知识。秘书们一般在小学、初中和高中时就已学了这些基本方面的知识，当然，还需要不断更新和扩展。

② 法律政策类知识，包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作的政策性很强，秘书人员如果没有较高的法律政策方面的知识修养，就无法更好地为领导服务，严重的还会造成法律后果。因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论的基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。

（2）精深系统的专业知识

专业知识指秘书在工作范围、工作职责和工作内容内应掌握的知识。这部分知识是秘书知识结构体系中的核心部分，也是秘书知识结构区别于其他专业人才知识结构的标志。其内容主要有秘书学、文书学、公文写作学、信访学、会议学、调研学、档案管理学以及现代通信知识、办公自动化知识等。

只有精通并能熟练运用秘书学科的专业知识，才能成为合格的秘书人才。

（3）多样的辅助知识

辅助知识对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率，主要包括以下几个方面。

① 管理学知识、公共关系学知识、心理学知识、经济学知识等。

② 秘书所在部门的业务知识。秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书人员写材料不说外行话，提建议不当门外汉，使自己的工作更具有针对性和科学性，当好领导者的参谋和助手。

此外，秘书人员还应掌握一些诸如决策学、咨询学、预测学、人才学、创造学、情报学、编辑学、新闻学、传播学、社会学等方面的知识，扩大自己的知识面，以便使自己在工作中更加得心应手、挥洒自如。

2．优良的心理素质

（1）培养坚定的意志

秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性；在遇到困难和挫折时，要坚韧不拔，勇往直前，不要意志薄弱，半途而废；在复杂的情况下办文办事、协助领导处理问题时，要多出主意，有自信心；发现问题时，要及时上报，做错事及时改正。

对于一个既要参与政务，又要管理事务的秘书，如果不具有这种始终如一的中心意志，其工作就会虎头蛇尾，有始无终，难以令人满意；有了这种贯穿始终的中心意志，就能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。

（2）养成随和的性格

性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，其工作的特殊性，对秘书人员的性格要求也不同，必须具备以下几个方面的要求。

① 豁达开朗。秘书的位置特殊，常常与各种各类人打交道，在处理事务时，常会引起误解和不满。因此，秘书人员的性格中很重要的一方面就是对人对事需要豁达、开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度。对于所服务的领导者要多加体谅，主动热情，细致周到。对同志热情、关心，乐于助人。豁达、开朗还能给人以欢乐，给人以勇气，团结同事共同工作。

② 意志坚强。秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的毅力，克服各种困难，实现自己的职能；要有较强的心理承受能力，对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应付，任劳任怨；在辅助领导的过程中，要能够坚持原则，实事求是，自觉抵制不正之风，做领导忠实的参谋和助手；还要严于自律，自制力强，努力克服自身的缺点和不足，成为一个意志坚强的人。

③ 敏捷应变。秘书不仅要有意志坚强不屈的性格，还要有机敏灵活的性格。秘书工作涉及面广；变化性强，因此，秘书要有敏锐的观察力和迅速的判断力，善于沟通，长于协调，既不丧失原则，又不激化矛盾，特别是在遇到突发事件和复杂情景时，能够机警灵活，随机应变，使问题得到及时而恰当的解决。可以说，现代秘书工作对秘书的适应能力和应变能力提出了很高的要求，那种墨守成规、反应迟钝、不讲求效率的秘书已不能适应现时代的需要了。

④ 幽默风趣。秘书工作内容繁杂，压力很大，有时不免产生烦躁、厌倦之情。具有幽默感的秘书，则能以出众的机智和精美的语言化解困境，超越挫折，获得良好的心境，保证工作的顺利进行。秘书在交往活动中运用幽默，可以使人感到轻松，易于沟通情感，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的交际氛围。因此，秘书应该具有幽默的性格。

⑤ 友爱合作。秘书应有友爱合作的性格，宽容待人，助人为乐，不与别人斤斤计较，不因小怨小隙而存嫌。对于所服务的领导者要多加体谅，主动热情，细致周到。对于现代秘书部门的其他工作人员，要开诚布公，谦逊虚心，严格要求自己，维护集体的团结。

（3）保持兴趣

优秀的秘书应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。培养出了良好的兴趣，能使自己在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。另外，秘书还应培养业余兴趣，以丰富生活，陶冶情操，增进身心健康。

（4）调节和控制情感

优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的审美感和高度的理智感。

3．优雅大方的职业形象

秘书部门是企业的窗口部门，秘书形象往往代表着单位的形象，因此，形象对秘书人员至关重要。秘书的职业形象包括个人的仪容仪表、谈吐举止等方面。

（1）仪容

仪容指发式、面容、手脚等身体未被服饰遮盖的部位。秘书仪容的基本要求是整洁有生气，精神面貌充满活力。如表1.4所示。

（2）仪表

仪表指服饰装扮。常言说，服装是人的第二张皮肤，可见服饰的重要性。秘书服饰讲究四个原则，分别是：符合场合、时节、身材和色彩的要求。

国际社交场合，服装大致分为礼服和便装两种。正式、隆重、严肃的场合着深色礼服（燕尾服或西装），一般场合则可着便装。目前，除个别国家在某些场合另有规定（如典礼活动，禁止妇女穿长裤或超短裙）外，穿着趋于简化。

我国服装无礼服、便服的严格划分。一般而言，工作场合，男女均着职业装；社交场合，中国男子通常着上下同质同色的中山装，或着上下同质同色的深色西服并系领带，配穿同服装颜色相宜的皮鞋；女子穿旗袍或礼服连衣裙。非正式场合（如参观、游览等），可穿各式休闲装、民族服装、裙装，配颜色相宜的皮鞋或布质鞋。

（3）举止谈吐

① 规范的姿态。站立有精神、挺拔，如图1.4所示；坐相稳重、端正，如图1.5所示；行走步伐轻松敏捷。

② 规范的表情。保持微笑，目光注视对方。向人致意、鞠躬、介绍、递物、接物等都要诚心诚意，表情和蔼可亲，神情专注。

③ 规范的手势。手势不宜单调重复，打招呼、致意、告别、欢呼、鼓掌等都要注意力度大小、速度快慢和时间长短，不可过度。

握手也有先后顺序，应由主人、年长者、身份高者、妇女先伸手，客人、年轻者、身份低者、男士见面先问候，待对方伸出手后再握。但年轻者对年长者、身份低者对身份高者握手时应稍稍欠身，双手握住对方的手，以示尊敬。男子与妇女握手时，应只轻轻握一下妇女的手指部分。

多人同时握手时，切忌交叉进行，应等别人握手完毕后再伸手。男子在握手前应先脱下手套，摘下帽子。握手时应双目注视对方，微笑致意。

（三）秘书的职业能力

1991年年初，以美国为代表的西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件：具有领导、筹划和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和沟通人际交流思想的能力。以下所说的是一般秘书应具备的能力。

1．办事能力

秘书活动具有强烈的事务性特征，办事成为秘书的一项基础性和经常性的工作，因此，精敏的办事本领是秘书素质之一。要具有一定的办事能力，必须做到“知识面广，头脑清楚，思维敏捷，手脚勤快，经验丰富”，这是基础。办事能力是多种能力综合而成的，如理解和领会能力、分析能力、应变能力。

2．交际能力

秘书部门是沟通上下左右的枢纽部门。秘书每天都要接触各种人，与他们相处。秘书只有善于交际，才使人容易接近，也容易被人依赖，办事的成功率才会高。人的社会性决定了人际交往的必要性，人际关系是双向的、互惠的，要在积极主动的交往中形成发展，而交往方法的正确与否往往影响工作的成败。美国成人教育家戴尔卡耐基在调查了无数明星巨商、军政要员之后认为，一个人事业的成功，只有15%是基于他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处世技巧。

3．表达能力

表达能力包括口头表达能力和书面表达能力，能说会道是秘书的“看家本事”。秘书虽然很少去演说，但却经常说话。上传下达要说话，汇报情况要说话，接待来访要说话，打电话要说话。因此，秘书需要具备一定的表达能力。

4．操作能力

操作能力主要包括办公自动化、驾驶技术、摄影技术、多媒体操作等。

秘书职业能力综合表如表1.5所示。

相关链接

① 急事慢慢地说。

② 大事想清楚再说。

③ 小事幽默地说。

④ 没把握的事情小心地说。

⑤ 做不到的事不乱说。

⑥ 伤害人的事坚决不说。

⑦ 没有发生的事不要胡说。

⑧ 别人的事谨慎地说。

⑨ 自己的事怎么想就怎么说。

⑩ 现在的事做了再说。

⑪未来的事未来说。

——美国前国务卿 科林·卢瑟·鲍威尔

（四）职业生涯规划——秘书提升素质技能的途径

秘书事业被称为21世纪最广泛的职业，是办公室的黄金花瓶。但“凡事预则立，不预则废”，作为秘书，同样要进行完美职业规划，使自身事业走向成功。

1．提前确立未来发展方向

因为秘书行业的特殊性，使从事该职业的人一旦年龄过大，易面临诸多危机，尤其是女性。因此，及时确立未来的发展方向就变得势在必行。众多秘书面临困惑的根本原因是：对于未来的职业发展，他们没有提早做好准备。职业方向是职业生涯规划与发展的基础，可以指导个人快速实现自己的职业目标，少走弯路。

2．及时充电，为将来奠定基础

秘书的入职门槛较低，换言之，秘书大都不具备明显的核心竞争力。这一点是造成从业多年的秘书学历退化的根本原因。培根说过，知识就是力量。将这句话运用在职场上，我们可以理解为“知识就是通往职业生涯发展的大道”。想要走出这种困境，身为秘书，必须及时充电，不断地提高自身的素质，用更专业的知识武装头脑，紧跟时代的步伐。

3．工作中注重人脉的积累

虽然秘书并不是一个发展空间巨大的职位，但是这项工作之中潜藏着一个优势：与人打交道的机会。企业中只有经理及以上的人员才可以配备秘书，与他们有工作往来的人大多身居要职。所以，作为领导的发言人，秘书就拥有了和这些人员交流的绝佳机会。留意这些人际资源就是把握了秘书一职的优势资源。他们或许就会成为你明日的合作伙伴。

4．创造机会，鱼跃龙门

秘书工作虽然是服务性、从属性工作，但是由于时刻围绕着领导者的工作环境，不可避免地要与领导接触密切，因此，秘书有机会学会和掌握很多领导艺术和管理方法。这些都为秘书自身的发展创造了良好的客观条件，只要秘书人员把握机会，提高自身的能力与素质，晋职前途就会一片光明。

由于秘书工作范围比较广，需要自己随机应变处理的事情多，与公司高层领导人接触的机会多，因此，他们在激励自我提高的同时，扩充了自己的社会关系网络；在从事多种业务基础上积累的秘书经验，为自己将来转到别的部门发挥自己的优势提供了保证。现在社会上很多有名的政治家和企业家，当初都是以鲤鱼跳龙门的方式从秘书岗位上脱颖而出的。

年纪稍大一些的女性秘书多是转去担任管理秘书部门的工作；通过长期秘书工作的历练，具备了一定的商业意识或其他能力，转调到其他部门，如人事、财务、公关等部门做管理工作的例子也不少；改行甚至开始自己创业的也有，由于长期的秘书工作积累的知识、经验和社会关系，因此成功的也很多。秘书在自己的人生转折点上调去从事管理工作，不单纯是辅助上司工作，而是为自己人生将来的多种选择打下基础，为自己的人生奋斗目标提供可能。

随堂检测

1.名词解释

职业道德 仪容 秘书职业能力

2.有人认为，做秘书不需要多少专业知识和能力，也不必讲求职业道德，只要忠于领导，认真为领导服务就行了。你认为此观点对不对？为什么？