子项目1 定位现代秘书
项目任务
为自己准备一次商务秘书招聘面试。
事件回放
天骏秘书咨询服务公司（以下简称天骏公司）是一家面向机关、企事业单位提供各类秘书服务、咨询工作及钟点秘书服务的公司。
天骏公司总经理办公室，李总正在和行政部经理高明谈话。
李总：“高明，现在公司事务较多，办公室工作都挺忙的，为了让各部门的工作更有条理，公司打算招聘三位秘书，主要让他们做一些基本的办公事务。上个周末在人才市场初步挑选了六位应聘者，你准备一下，这个星期进行业务面试，确定的人选要及时进行岗前培训。”
高明：“好的，我一定认真面试他们。”
高明回到办公室，立刻电话通知相关人员三天后进行面试。
任务分析
我们的工作任务看似比较简单，但是实际上要做的工作不少。应聘者要根据秘书的岗位职责和招聘单位的人才需求，制订面试计划。在面试过程中，招聘单位既会考察应聘者的学识、技能和应变能力，还会考察应聘者的职业意识。因此，应聘者必须明确现代秘书的定位，制订较完善的面试计划，做到有备无患。
相关知识
（一）秘书一词的由来及含义
“秘书”一词，古已有之，今天人们谈到的秘书，往往与文书、领导的助手、智囊、参谋等联系在一起。
1．国际通用秘书的含义
① 英语中的“秘书”（Scretary）这个词来源于拉丁语，原意为“守密的人”，指那些被国王和王后雇用来保守国家和私人秘密的人。
西方国家认为“Scretary”一词的含义有三个：职位、从事这一职业的职员、官员。
② 全美秘书协会对秘书的定义是：高级官员的助手，掌握机关职责，并具有在不同上司的直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。
③ 国际秘书联合会对秘书的定义是：秘书应是上司的一位特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。
④ 综合国外关于秘书种种定义的共性可以看出：秘书是一种社会职业，而不仅仅是一个官职名称；秘书主要是为领导服务的人员。
2．国内关于秘书一词的解释
这曾是我国秘书学界争论的一个热点问题，秘书学界曾经多次专门对秘书的定义展开大讨论，但各种观点之间依然存在着一定的分歧。虽然是众说纷纭，但归纳起来，这些观点大致可以分为两大类，一类是传统的观点，一类是现代的观点。
① 传统的观点是以传统的秘书工作为依据的，其最大的特点是把秘书工作同文书工作捆绑在一起，以文书工作作为界定的核心。
具有代表性的是1979年出版的《辞海》的解释：“职务名称之一，是领导的助手。秘书工作是一项机要性工作，它的任务是收发文件，办理文书、档案和领导交办事项。”
这一注释明显地突出了秘书的文书工作，旁及到的也只是“领导交办事项”。《辞海》对“秘书”一词的解释代表了20世纪80年代以前学术界的观点。目前还有少数学者坚持这种看法。
② 20世纪90年代以来，新时期秘书工作的变化及发展趋势越来越引起秘书界的关注，众多专家学者发表了自己的见解，提出了秘书的含义。
翁世荣先生在《秘书学概论》一书中把现代秘书的概念定义为“秘书是辅助领导层或个人实施管理和处理日常事务的人员”。
刘祖遂、王守福在《通用秘书学》一书中认为：“秘书是社会职务的名称之一，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的公务人员。”
1990年袁维园主编的《秘书学》一书中讲到秘书“是广泛的社会职业之一”，是“一种行政职务”。
在目前新出版的秘书职业资格考试全国通用秘书学教材中，对狭义秘书的定义是：“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”广义秘书的定义是：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并处理各方面的事务与信息。”
综合研究国内外对秘书的定义及现代社会对秘书人员的要求，可以将现代秘书这样定位：
① 秘书是一种职业。
② 从事秘书职业的人员，是“直接为领导工作服务”的，其服务的根本对象是领导者。
③ 秘书工作，是“协助领导处理政务及日常事务”，秘书活动的根本性质是辅助管理。
④ 秘书活动的基本方式，是处理信息和事务。
（二）秘书的历史演变过程
从秘书职位的角度来看，秘书职位经历了从“神权”走向世俗、从官职走向职业化的转变过程。
1．从“神权”走向世俗
（1）最早的“秘书”名称
在我国，“秘书”一词最早出现于汉代。它最初的含义是指物而非指人，即宫廷秘藏图书和典籍。至东汉后期，秘书不仅指物，也指机构和人员。朝廷设秘书令、秘书监等官职，具有掌管图书典籍的职能。那时的秘书，并非现代意义上的秘书，其工作性质相当于皇家图书馆长。
（2）最早的秘书工作
秘书工作是个古老的职业。秘书的出现，必须具备两个条件，一是管理组织的出现。在原始社会，生产力低下，没有领导和被领导之分。随着生产力的发展，出现了社会管理组织，出现了领导和公务活动，这就需要秘书协助领导处理公务。所以说，秘书与领导有着天然的联系，先有领导，后有秘书。二是文字的出现。有文字才能有公文，而公文的制作、传递和管理，是秘书工作的重要内容。因此，秘书同文字和公文是密不可分的。
根据考古学家证实，我国现存最早的公文是商朝的甲骨文书，距今大约4000年；而使用和撰写甲骨文书的“巫”，则可以说是我国最早的秘书。
巫，在上古时期，具有“沟通上天”的神通，他们以占筮的方式，发出“神谕”，帮助帝王解答疑难，出谋献策。当时的巫所做的工作，相当于秘书工作。只不过那时的巫所代表的是天意，是上神，所以，凡占筮的结果，可比为“神谕”。巫的身份，相当于神的代言人。
后来，随着时代进步，神权逐渐没落，皇权日益稳固。在中国二千多年的封建时期中，巫早已消失，各级官员大臣帮助帝王进行国家管理。历代为皇帝起草文书、掌管印玺、提供参谋意见等从事现代意义上“秘书”一职的人，有各种不同的官职名称，如史官、御史大夫、尚书、长史、主簿等。那时从事秘书工作的人，其实是协助朝廷处理各类事务的官员，诸如蔺相如、诸葛亮、张良等人，虽有门客、军师之名，最终还是走向了官场。
明清时期，我国的秘书工作真正走向世俗化。
辛亥革命后，随着孙中山先生任命宋庆龄等为秘书，帮助处理文书和日常工作，现代意义上的秘书产生了，秘书职位与秘书工作得到了统一。
2．从官职走向职业化
（1）国外秘书工作的社会化、职业化发展
从英文“Secretary”的含义就可以看出，秘书作为一种社会职业，在西方较早就开始确立。在Secretary首字母“S”为大写的时候，秘书意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员；首字母“S”为小写的时候，秘书就泛指受雇用在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员。
资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。另外，国外私人秘书的发展历史也相当悠久。贵族成员多喜欢雇用私人秘书为他们处理信笺、账目和邀请函等。商人也有秘书，他们通常被叫做“办事员”。例如，英国著名的政治学家和哲学家约翰·洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书；16世纪英国的著名诗人约翰·邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。
到了近代，秘书职业开始有了自己行业的协会组织。成立于1942年的美国国际行政专业秘书协会，原名美国全国秘书协会，是世界有名的跨国性职业组织。该协会总部在美国密苏里州开普斯城。会员除美国的在职秘书外，还包括欧、亚、拉美各洲30多个国家和地区的在职秘书。该协会的宗旨是：作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益；通过连续教育，提高秘书人员的素质和水平；介绍最新技术，增强业务技能，提高秘书的职业地位。
（2）我国秘书的社会化、职业化发展
从古代皇帝的左丞右相，到今天的领导身边的左右手，我国的秘书职业已经从古代的政府职员演变成今天的职业白领。秘书职业的角色发生了翻天覆地的变化。
我国的私人秘书始于明清时朝，称幕客，也称西席、馆师、宾师等，俗称师爷，由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄，不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书。
辛亥革命以后，秘书从名称到含义得到了统一。但是，在相当一段时间里，秘书还是一种行政职位，由政府任命。
改革开放以后，随着经济的发展和社会的需求，秘书的工作性质和含义发生了较大的变化。私人秘书、商务秘书逐渐出现，行政秘书角色开始向社会化、职业化、市场化转变，职业秘书逐渐形成。
（三）定位现代秘书
1．明确秘书的职业角色
（1）从属性地位
有人说，秘书从属于领导。这个说法并不正确，应该说，秘书职业是从属于管理活动的，任何有管理存在的行业，就需要秘书来协助。只要有一个行业，就要有这个行业的秘书，所以人们称秘书为第“三百六十一”行。反之，管理活动消失，秘书职业就不存在了。
（2）辅助性作用
秘书的职业是协助管理，在管理活动中起辅助领导、服务领导的作用。秘书是领导的“外脑”、“智囊”，是领导的左右手，在管理活动中为领导提供信息，出谋献策，处理日常事务。
2．明确秘书的活动范围
秘书活动是围绕领导活动展开的，为领导服务是秘书第一位的基本职能，秘书活动是领导的附属和补充，领导活动规定了秘书活动的基本范围和工作方向，所以，领导活动的范围就是秘书活动的范围。
3．明确秘书的工作核心——领导意图
领导意图是指领导人、领导班子或领导机关在指导其社会组织实现目标的过程中所提出的意见和企图的实质，是领导提出的工作意见，是领导工作思想的具体体现。
领导意图的形成过程，实质上是领导决策的过程。领导意图的具体表现形式往往都是通过命令、指示、决定、通知等正式文件或部署安排、签批意见、口头要求等非正式文件的形式进行传达和贯彻的。秘书的工作要围绕领导意图进行。正确领会、贯彻、执行领导意图，是秘书工作的一个基本出发点。
（四）秘书的种类
秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。
1．从服务对象划分（见表1.1）
表1.1 按服务对象划分
这类秘书目前数量不多，但有很可观的发展趋势。
2．从工作领域划分（见表1.2）
表1.2 按工作领域划分
其中，商务秘书主要服务于企业，他们活跃于经济领域，擅长处理各类商务活动，是现代秘书的生力军。商务秘书已经成为秘书职业发展的主要趋势。
3．从层次级别划分（见表1.3）
表1.3 按层次级别划分
国外秘书也有分类，其中美国秘书分类最细，日本秘书则是官职，德、英、法等其他各国也各有特色。
相关链接
美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件：
① 像心理学家一样善于观察和理解人。
② 像政治家一样有灵敏的头脑。
③ 像外交官一样有潇洒的风度。
④ 有调查各种棘手问题的丰富经验。
⑤ 有良好的速记能力及文字功底。
⑥ 谙熟各种商业往来中的法律关系。
⑦ 能熟练地使用各种办公自动化软件。
⑧ 具备相当的金融和税务方面的知识。
⑨ 能熟练地对各种文件资料进行整理。
随堂检测
1.名词解释
现代秘书 商务秘书 领导意图
2.仔细阅读《三中演义》第七十二回描写的杨修之死，分析杨修（主簿，属秘书之职）因何失误致死。