第26章 商品采购管理制度与表格(3)
⒀储运组主管核章后的进货验收单第三联自存，根据良品总数转存至电脑。
⒁进货验收单第二联送会计作为付款的凭证。
3．报废作业制度
⑴报废管理的目的为有效地控制和计算原材料的成本。
⑵报废品的定义。
原材料无法继续使用或转做他用而必须丢弃。
凡正常加工过程中所丢弃的残物不应报废而属损耗。
研发人员的正常研发所丢弃的残物料。
⑶报废品的区分。
材料的品质验收未能落实或规格与实际需求不符，致使无法使用且不能退货者。
仓储人员保存不当，致使材料损坏无法使用者。
研发人员的研发停止，致使该批材料无法转作其他用途者。
因运送或搬运不当，造成材料破损污染而无法使用者。
原材料、成品过期而无法使用者。
⑷报废品的处理。
报废品应存放于暂存区，以便随时资料查询及更正。
所需报废的货品应由权责单位于月底填写报废单一式二联。经由品质管理人员确认，并经经理核准后，会同会计部门进行清点，清点完毕，报废单第一联自存，第二联交会计。
经核准报废的货品由储运组统一销毁。
报废品若是原料，以采购时买进的价格计算；若是商品，则以出货价计算。
十一、收货文件管理制度
⑴收货办公室是存放所有收货文件的规定地方。
⑵收货文件的原件必须提供给财务部，收货办公室保存文件的副本。
⑶收货文件必须按时间、按部门、按收货号的顺序进行排列，分柜进行存放；查询时必须经过收货部人员的同意。
⑷所有收货资料保存至少一年。
⑸所有的文件必须在当日工作结束后进行整理、归档；凡有问题的文件，必须做记号说明原因，并交接到明日进行处理。
十二、收货办公室管理制度
⑴供应商不得进入收货办公室。
⑵未经授权，楼面人员不得进入收货办公室。
⑶收货办公室在工作结束后实施门禁。
⑷收货办公室必须保持干净、整齐。
⑸收货办公室不是员工或叉车司机的休息场所。
⑹收货办公室禁止吸烟、随地吐痰。
十三、商品验收管理制度
1．仓管人员和理货人员应严格按商品质量验收标准对所有货物进行检查。
2．清点检查。重点检查数量、包装质量及其完好性。
3．抽样检查。应按相应验收标准，采用随机抽取法取出代表样商品进行检查。
4．合格证检查。检查产品是否有合格证及其是否有检验机构和检验员签章。
5．索证。
⑴按随货通行证书的管理程序操作，向供应商索取有关质量证明，并与采购订单的内容进行对照检查是否一一对应，准确无误。
⑵质量证书应及时转交指定连锁企业质检员存档，按随货同行证书的存档操作进行管理。
6．标志、包装检查。
⑴对所抽样品进行标志检查时，严格按照商品质量验收标准进行检查验收。检查包装是否牢固，是否可能因包装不良而使商品受损及包装本身是否受损。
⑵对有使用期限的商品应重点检查其生产日期、进货日期是否符合商品质量验收标准的规定。
7．感官检查。对商品进行感官检查，根据标准或经验判定产品质量。
十四、物料发放管理制度
1. 领料
⑴使用部门领用物料时，由领用经办人员开立领料单，经主管核签后，到仓库办理领料。
⑵领用工具类材料时，领用保管人应拿工具保管记录卡到仓库办理领用保管手续。
⑶进厂物资检验中，因急用而需领料时，领料单应经主管核签，并在单据上注明，方可领用。
2. 发料
由生产管理部门开立的发料单经主管核签后，转送仓库依发料日期备料，并送至现场点交签收。
3. 材料的转移
凡经常使用或体积较大须存于使用单位的，由使用单位填制材料移转单到资料库办理移转，并于每日下班前依实际用量填制领料单，经主管核签后送材料库冲转出账。
4. 退料
⑴使用单位对于领用的材料，在使用时遇有材料质量异常、用料变更或剩余时，使用单位应在退料单内注明，再连同材料一起缴回仓库。
⑵材料质量异常欲退料时，应先将退料品及退料单送质量管理部门检验，并将检验结果记于退料单内，再连同材料一起缴回仓库。
⑶对于使用单位退回的料品，仓库人员应依检验退回的原因，研判处理对策，如原因系由于供应商造成的，应立即与采购人员协调供应商处理。
（第三节） 商品采购管理常用表格
一、采购程序表（采购与供应链管理规范141页）
如表10-1所示
二、采购作业授权表（采购与供应链管理规范142页）
如表10-2所示
三、商品结构登记表（商品采购管理p105）
如表10-3所示
四、请购表（内购）（采购与供应链管理规范143页）
如表10-4所示
五、请购表（外购）（采购与供应链管理规范143页）
如表10-5所示
六、购买申请表（采购与供应链管理规范144页）
如表10-6所示
七、采购单
如表10-7所示
采购项目序号品名规格说明数量单位估计单位需用日期备注
询价记录供应商厂牌单价总价采购意见裁决预订交货期
总经理
采购部部门经理使用单位仓
库申请人
八、采购登记表
如表10-11所示
产品名称规格说明生产数量
序号物品名称物品编号标准用量本批用量供应商单价订货日期交货记录
九、原料订购表（采购与供应链管理规范145页）
如表10-12所示
十、材料分批交货登记表（采购与供应链管理规范145页）
如表10-13所示
十一、材料合并采购交货登记表（采购与供应链管理规范146页）
如表10-14所示
十二、材料采购记录表（采购与供应链管理规范147页）
如表10-15所示
十三、物资采购环境分析表（采购与供应链管理规范148页）
如表10-16所示
十四、国外采购控制表（采购与供应链管理规范148页）
如表10-17所示
十五、新商品市场调查登记表（商品采购管理p106）
如表10-18所示
十六、供应商情况登记表（商品采购管理p107）
如表10-19所示
十七、供应商商品明细表（《餐饮店经营管理》392页）
如表10-20所示
十八、供应商进货数量统计表（《餐饮店经营管理》393页）
如表10-21所示
十九、供应商变动表（《餐饮店经营管理》393页）
如表10-22所示
二十、新供应商评估情况登记表（商品采购管理p108）
如表10-23所示
二十一、供应商退场申请表（商品采购管理p119）
如表10-24所示
二十二、供应商投诉情况登记表（商品采购管理p132）
如表10-25所示
二十三、采购部月报表（商品采购管理p130）
如表10-26所示
二十四、供应商预约情况登记表（商品采购管理p138）
如表10-27所示
二十五、采购谈判登记表（商品采购管理p130）
如表10-28所示
二十六、进货日记表
如表10-29所示
部门总 进 货进货折让折价回扣净进货额备注
笔数赊购笔数现金
合计
累计
部门经理： 经办人：
二十七、采购进度控制表
如表10-30所示
表10-30 采购进度控制表
日期请购单号码供应商地点代理订 购付款条件需要日期交货记录备注
日期数量单价余额
二十八、交期变更联络单
如表10-31所示
原料编号品名
规格
请购单编号请购量原需要日预到日急要日采购部门答复
部门主管： 经办人：
二十九、订货表
如表10-32所示
表10-32 订货表
企业名称电 话
地 址负责人
品 名型号/规格单 位数 量单 价总 价
合计
承办人客户签单
三十、采购认证计划表（采购与供应链管理规范158页）
如表10-33所示
表10-33 采购认证计划表
三十一、采购订单计划表（采购与供应链管理规范158页）
如表10-34所示
表10-34 采购订单计划表
三十二、采购订单合同（采购与供应链管理规范159页）
如表10-35所示
表10-35 采购订单合同
三十三、采购认证合同（采购与供应链管理规范159页）
如表10-36所示
表10-36 采购认证合同
三十四、采购付款申请表（采购与供应链管理规范160页）
如表10-37所示
表10-37 采购付款申请表
三十五、每日进货接收记录表
如表10-38所示
表10-38 每日进货接收登记表
编号 供应商供应商供应商名称发票和退还记录的编号收货员名称在发票和退还记录上的商品总金额备注
进入离开
收货员签名：
三十六、商品退货申请表
如表10-39所示
表10-39 商品退货申请表
部门： 表号：
订单号码促销期数验收单号
订单日期退货日期终止日期
厂商编号名 称
电 话传 真联 络 人
备 注
货 号品 名规格退货单位退货数量实退数量备注
备注： 装箱/件数：
经理主管经办人电脑输入
三十七、退换货通知单
如表10-40所示
表10-40 退换货通知单
填报部门： 日期： 单位： 元
物品编号物品名称单价(售价)数量供应商编号供应商名称生成码
合计
备注
财务审核：收货部门：
经办人：退货部门主管：
经办人：
以下表格源自《超市与大型商场》
三十八、供应商交易登记表
如表10-41所示
表10-41 供应商交易登记表
三十九、采购通知表
如表10-42所示
表10-42 采购通知表
四十、订货计划表
如表10-43所示
表10-43 订货计划表
四十一、收货登记表
如表10-44所示
表10-44 收货登记表
四十二、收货清单
如表10-45所示
表10-45 收货清单
四十三、商品入库表
如表10-46所示
表10-46 商品入库表
四十四、商品验收登记表
如表10-47所示
表10-47 商品验收登记表
四十五、请购验收表
如表10-48所示
表10-48 请购验收单
四十六、验收报告表
如表10-49所示
表10-49 验收报告表
四十七、商品退货登记表
如表10-50所示
表10-50 商品退货登记表
四十八、淘汰商品登记表（商品采购管理p135）
如表10-51所示
表10-51 淘汰商品登记表
四十九、订购管理月报表（采购与供应链管理规范168页）
如表10-52所示
表10-52 订购管理月报表
五十、采购管理月报表（采购与供应链管理规范168页）
如表10-53所示
表10-53 采购管理月报表