第25章 商品采购管理制度与表格(2)

⑵“物资供应部意见”栏所列“发单部门自购或物资供应部采购”是指物资供应部经理对某些急需物料是否同意发单部门自购时签注的意见。

4．对预算外需求单的审批，除执行以上审批手续外，一律报总经理审批。

5. 各部门需要进行采购时，凡没有按上述审批手续审批的，财务部将拒绝付款。

四、物品采购制度

⑴物品库存量应根据企业货源渠道的特点，以控制在一个季度销售量的一倍为宜。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。

⑵坚持“凡国内能解决的不从国外进口，凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。

⑶各项物品、商品及原材料的采购，必须遵守市场管理及外贸管理的规定。

⑷计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。

⑸凡购进物料，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。

⑹高额进货和长期订货，均应通过签订合同的办法进行。

⑺从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇的，不论金额大小一律必须取得总经理的批准，方可采购，否则财务部应拒绝付款。

⑻凡不按上述规定采购者，财务部以及业务部门的财会人员，应一律拒绝支付，并上报给总经理处理。

五、物品盘查管理制度

1．物资、原材料在盘点中发生的溢损，应对自然溢损和人为溢损分别作出处理。

2．自然溢损

⑴物品、原材料、物料采购进仓后，在盘点中出现的干耗或吸潮升溢，如果在破损率合理的范围内，可填制破损报告，经主管审查后，视“营业外收入”或“管理费”科目处理。

⑵超出合理破损率的损耗或溢余，应先填制破损报告书，查明原因，说明情况，报部门经理审查，按规定在“营业外收入”或“管理费”科目内处理。

3. 人为溢损

人为溢损应查明原因，根据单据报部门经理审查，按有关规定在“待处理收入”或“待处理费用”科目处理。

六、能源采购管理制度

⑴企业油库根据各类能源的使用情况，编制各类能源的使用量报告，制订出季度使用计划和年度使用计划。

⑵制订实际采购使用量的季度计划和年度计划交总经理审批，同意后交采购部按计划采购。

⑶按照企业的设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况，定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批同意后，由能源采购组办理。

⑷超出季度和年度使用计划而需增加能源的请购，必须另填写请购单，提前一个月办理。

⑸当采购部接到工程部油库请购单后，应立即进行报价，将请购单送总经理审批同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组。

七、食品采购管理制度

⑴由仓储部门根据企业的销售需要，订出各类正常库存货物的月销售量，制订月度采购计划，交总经理审批，然后交采购部采购。

⑵当采购部接到总经理审批同意的采购计划后，仓管部、食品采购组、采购部经理和总经理室各留一份备查，由仓管部根据食品部门的需求情况，定出各类物资的最低库存量和最高库存量。

⑶为提高工作效率，加强采购工作的计划性，各类货物采取定期补给的办法。

八、国内物资采购管理制度

⑴物资计划管理。根据各部门上报的年度所需物资计划及库存情况，每年第四季度统筹做好第二年的物资供应计划，力争按时准确上报公司年度材料计划。

⑵物资订购合同的管理。物资合同的签订是一种经济责任，必须由物资供应部统一对外签订，其他部门不得对外签订合同，否则财务部拒绝付款。在签订合同前应主动征求有关部门和生产单位的意见，尽量做到采购回来的物资符合质量要求，使用部门满意；同时要对购货合同进行登记，便于办理提货和及时付款手续。每年第一季度要根据年度的计划，寻找供应商，签订全年的大宗工程，维护物资的供货合同，以保证大宗物资供应的稳定可靠性。

⑶签订合同的物资由供应室根据库存和工程、维护用量情况实行分批进货。常用零星物资要根据需求部门的需求量和库存情况进行分散进货，做到物资无积压，数量品种充足、齐全。

⑷物资进库实行质检员、仓管员、采购员联合作业，对物资质量、数量进行严格检查，做到货账相符，把好物资进库质量关。

⑸采购业务工作人员要严格履行自己的职责，在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后报领导核准，不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资．做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、账务工作。

⑹为随时掌握市场供需行情，物供人员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。

⑺物资供应工作必须始终贯彻执行有关政策法令，严格遵守本企业的各项规章制度，尽职尽责，秉公办事，不谋私利。

九、设备引进管理制度

1. 原则

⑴为了保证企业设备引进工作的顺利进行，使引进工作正常化、规范化，特制定本规定。

⑵引进设备是一项重要、严肃的工作，各级人员必须高度重视，以严肃的态度进行此项工作。

⑶引进设备必须遵循上级主管单位及本企业的有关规定。

⑷引进工作必须坚持原则，秉公办事，维护公司的利益。坚持综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面，并择优选取。

⑸引进工作必须根据企业制定的发展规划和技术发展趋势，结合企业实际，有计划地进行。

规定主要适用于引进较大的项目，其他小项目的引进购置，可参照本规定执行。

2. 机构

⑴设备引进工作在企业总经理的统一领导下进行。由总工程师主持项目的招标和谈判工作，企业设立设备引进小组，由总工程师任组长，总工办、工程部、物资部、维护部派代表参加。

⑵总工办是引进工作的职能部门，其职责是根据需要提出各专业引进项目，报总经理批准立项后，由引进小组搞好引进项目的技术谈判和招投标和商务谈判。

⑶不同专业的设备引进项目，可根据实际需要，临时吸收相关部门的有关技术人员参与项目的招标和谈判。

3. 方法和程序

⑴设备引进项目由总工办提出，然后交引进小组审定，报企业总经理批准后，由引进小组组织总工办及有关技术人员进行项目的招标和谈判。

⑵需要招标或询价的项目，必须通过讨论确定招标、询价的对象。总工办制定和发放招标书，并妥善保管外商的投标资料。

⑶引进小组组织项目的开标和议标，并确定谈判对象及有关事项。

⑷引进小组负责通知供应商谈判。谈判时引进小组成员一般不少于总人数的四分之三。

⑸开标、议标和谈判必须指定专人记录，记录资料必须妥善保存。

⑹物资部负责编制合同书并完成其他商务事项。

4. 注意事项

⑴引进项目的招标、询价和谈判，必须严格按照有关规定和程序进行。

⑵引进工作人员必须严格遵守企业的有关情报和机密。任何人不得单独与供应商接触谈及引进项目的实质性问题，更不能向对方泄露公司拟定的标底和谈判策略，任何人不得将我方的重要信息以任何方式告知对方。

⑶在引进工作过程中，除正当的业务或礼节需要接受少量价值不高的纪念品外，不准单独接受超额馈赠礼品，确实难以拒绝的应交公司处理。

⑷对于违反上述规定者，视情节轻重，给予相应的纪律处分；触犯刑律的，交司法机关追究其刑事责任。

十、订购进货管理制度

1．订购制度

⑴采购组每日检查库存，如果到了请购点时，需填写请购单，经主管核章后办理采购事宜。

⑵采购组查询货品供应商的其他货品库存状况，以简化作业并符合规模经济。

⑶采购组依据厂商资料表制作《订货单》一式二联，以传真或电话通知厂商，并将《订购单》第二联交储运组备查，第一联自存。

⑷采购组于每次确认订购单后，当日发出通知，依照与各家厂商协议的时间，送货至请购单位，进货时间安排在每日上午10：00～11：30，下午3：00～ 4：30。

⑸紧急采购经部门主管核准后进行，事后需补填请购单。

⑹储运组也须与采购组共同依照储位大小、经济订购量及安全库存等设立采购量，采购量的最小数量须事先与厂商协议。

⑺采购组应在进货验收单上每日核查应送的物品，如发现过期而未到的订购单，应立即查询货品延误的原因，并催促尽快发货。

2．进货制度

⑴厂商送交货物时必须填写进货验收单一式三联，详细写明送货内容及订购单号码，连同所送的货品送到指定的收货处，并由储运组收货人员进行验收。

⑵储运组核对进货验收单与订购单无误后，在进货验收单上签章，将第一联退还厂商作为送货的凭证。

⑶储运组将进货验收单的号码抄录在货品上，同时在订购单上填写进货验收单号码与收货日期。

⑷储运组根据进货验收单检查及证明下列各项。

货品编号。

品名规格。

交货者名称。

交货数量。

实际接收数量。

收货日期。

⑸储运组若发现送来的货品混有其他货品或其他特殊状况时，必须在进货验收单接收状况栏内写明，作为品质检验的参考。

⑹储运组在进货验收单上填入必要内容并核章后进行货品质量检验工作。

⑺验收注意事项。

货号。

品名。

规格。

数量、重量。

包装。

品质。

有效日期。

进价。

⑻验收无误的商品，再由储运组以彩色笔将该货品的储位，于验收时书写在货品包装上，以便于存放定位。

⑼储运组于验货时如有溢收数量，应通知采购部视实际情况决定是否补开《进货验收单》，否则拒收。

⑽储运组应依据《进货验收单》，每日提出应交未交的物品，供采购组跟催，次月5日前应提出超支、欠货资料，供采购、会计、管理部门参考。

⑾储运组将交货实况填入《厂商资料卡》交货资料各栏后办理入库手续。如验收后发现不符所需，则通知厂商进行退货处理。

⑿储运组核对货品数量与良品总数是否相符，安排货品进入仓库后在进货验收单二至三联良品总数栏盖仓库接收章，再送至储运组主管处核章。