第24章 商品采购管理制度与表格(1)

（第一节）商品采购人员岗位职责

一、采购部经理岗位职责

⑴全面负责采购部的工作，提出企业物资采购计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务的按时完成。

⑵调查研究企业各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，做到供需心中有数。

⑶督促指导下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。

⑷审核年度企业各部门呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有限的资金，保证最大的物资供应。

⑸要熟悉和掌握企业所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对企业的物资采购和质量要求负有领导责任。

⑹监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。

⑺按计划完成企业各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。

⑻认真监督检查各采购人员的采购进程及价格控制。

⑼在企业部门经理例会上，定期汇报采购落实结果。

⑽每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，报呈企业总经理及财务部经理，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。

⑾督促指导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。

⑿负责对下属员工的教育与培训。

二、采购部主管岗位职责

⑴协助采购部经理办理企业的采购事宜，以保证企业物品的正常供应。

⑵与供应商建立良好的合作关系，确保以最合理的价格采购到符合标准的物品。

⑶对采购物品的出入库手续和数量进行监督，并及时解决有关的技术问题，尽量压缩费用开支。

⑷合理安排下属员工的工作，全面安排采购计划，保证采购工作的顺利进行。

⑸随时了解市场信息，比值论价，降低费用开支。

⑹检查并监督进口物品的报关工作，做到手续齐全，资料齐备。

⑺协助采购部经理检查月末盘点工作。

⑻按时完成上级指派的其他工作。

三、采购员岗位职责(一)

⑴随时掌握企业各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，掌握财务部及采购部对各种物资采购成本及采购资金控制情况，熟悉各种物资的采购计划。

⑵严格审核采购合同中的款项，订购业务必须上报经理或主管，经过研究后才可以付诸实施。

⑶对于采购物品，要做到在物美价廉的基础之上，尽量选用优质产品；对于季节性的物资，如果部门尚未提出申购计划，应及时提供样板、信息，供经营部门参考。

⑷经常到各部门了解商品的销售情况，以销定购；积极组织适销对路的货源，防止盲目进货；尽量避免积压商品，提高资金周转率；经常与仓库保持联系，了解库存情况，全面掌握库存商品的情况，有计划、有步骤地安排好各项事务。

⑸严格把好质量关，对不符合质量要求的物资要坚决拒收；根据销售动向和市场信息，积极争取定购货源，按“畅销多进、滞销不进”的原则，保证充足货源。

⑹各部门急需的物品要优先采购，并做到按计划采购；认真核实各部的申购计划，根据仓库存货情况，定出采购计划；对常用物资按库存规定及时办理，与仓管员经常沟通，做好物资使用的周期性计划工作。

⑺严格遵守财务制度，遵纪守法，不索贿、受贿，在平等互利下开展业务活动；购进物资要尽量做到单据(发票)随货同行交仓管员验收，报账要及时，不得随意拖账、挂账。

⑻努力学习业务知识，提高业务水平，接待来访业务要热情有礼，外出采购时要注意维护企业的礼仪、利益和声誉，不谋私利。

⑼严格遵守企业的各项规章制度，服从上级领导的工作安排。

四、采购员岗位职责(二)

⑴随时掌握新采购的商品的名称、规格、型号、特点、产地、进价、售价、销售和行情等情况。

⑵了解并掌握商业行情、市场信息及营销情况，掌握本企业的实际状况，按商品销售的特点和规律进行采购。

⑶对于一些价格昂贵的商品，要严格按计划进货，做到既不积压，又不脱销，供销对路。

⑷根据门市的营销情况有计划地进行采购和进货，保证供销。

⑸要与供货单位保持良好的贸易关系，讲究职业道德，遵纪守法，不索贿、受贿，不以次充好。

⑹采购的形式有两种：一是购销，二是代销，在采购业务活动中，能够代销的最好不要购销。

⑺采购的货款也有两种：一是人民币付款，二是外汇付款，在采购业务活动中能用人民币付款的最好不要用外汇付款。

⑻客户要求对畅销的商品以购销的形式，或要用外汇付款，要按购销协议办理有关手续。

⑼在进行大宗商品订购时必须有经理和财会人员一起参加洽谈、签订协议，并严格按协议执行，讲究信誉。

⑽进货后，要按物品的毛利率，根据进价决定售价，但对不同的物品可根据它们的销售情况和毛利率、品质、下浮或上浮。

五、采购部文员岗位职责

⑴负责收发各种文件、信件，每日上、下午各一次到总经理室取公文、请购单、采购单，及时交给经理审阅批示，做到不积压、不拖延各类文件。

⑵熟悉和了解本部门各个环节的工作情况。

⑶催办落实上级的指示，并将领导的政策和经营方针及时传达到本部员工，做到上传下达，使本部门工作能顺利进行。

⑷协助经理搞好调查研究，及时向经理提供建设性意见。

⑸做好各类文件的登记与存档，做好往来业务单据的登记，协助领导检查采购过程。

⑹接听电话并认真细致做好记录，接待来访客人，文明待客，做好会议记录及存档。

⑺协调内部员工关系，做好部门考勤和工资发放等工作。

六、采购商品录入员岗位职责

⑴在采购部经理的领导下，协助处理采购部日常具体事务。

⑵负责采购部新合同、新商品资料的电脑录入工作。

⑶负责供应商资料，商品资料的修改、维护工作。

⑷负责商品的调价、快讯及店内促销的维护工作。

⑸负责整理业务档案及相关文书工作。

⑹负责将商品变更资料传送知会相关部门。

⑺按时完成采购部经理交办的其他工作。

七、收货主管岗位职责

⑴严格遵守企业有关收货的各项规定。

⑵负责检查收货员工的出勤状况及仪表仪容。

⑶负责维持正常的收货秩序，收货工作所有问题的解决不超过24小时。

⑷负责协调并维持与供应商及送货人的良好合作关系。

⑸负责调配收货员工的收货工作。

⑹严把商品质量关，特别是生鲜品的收货，必须按企业的规范执行质检程序。

⑺严格要求收货员工，按收货流程执行验收工作，特别是严格执行扫描程序收货，对无条形码的商品，必须在收货部区域内粘贴完毕才可以收货，指导供应商正确地粘贴条形码。

⑻负责保管所有的收退货资料及单据，并及时归档整理，使档案管理整齐、有序、完整，便于查档。

⑼检查地磅是否准确。

⑽负责所有叉车司机的培训管理和各种电动、手动叉车的保管使用。

⑾负责对收货周转仓库的管理；指导仓库货物的合理摆放；确保所有商品的码放安全；收货、退货区域的清楚划分；杜绝闲杂人员进出收货区、周转仓。

⑿负责所有收货门口的控制管理。

⒀负责所有本部门员工的培训、评估、升迁等工作。

⒁负责本部门区域内的清洁卫生、安全消防、安全作业，避免工伤事故和商品损坏事故的发生，做好安全防火、防盗工作。

⒂负责与其他部门的协调工作，包括电脑中心、生鲜部门、精品部门、客服部门、家电部门等。

⒃保证所收的货物及时运送到楼面相应位置。

⒄保障收货办公区、收货区、周转仓干净整洁。

⒅接受供应商及楼面和财务人员的查单。

⒆负责指导本部门所有用具的正常维护和安全操作。

⒇核对收货报表、解决遗留问题。

21．主持收货组的晨会，布置工作及重点品项的检查。

22．协助做好顾客服务工作。

23．协助做好盘点工作，特别是年度大盘点。

八、收货文件审核员岗位职责

⑴按照送货清单，对全部供应商实行送货电话预约，预约具体的送货时间。

⑵受理所有供应商的送货订单，检查商品订单是否符合连锁企业的规定。

⑶登录收货控制单，核发收货标签。

⑷完成笔记本电脑终端与主机的数据交换，核查收货资料是否正确，并对已经完成的收货进行确认。

⑸对每一单收货进行严格的对单工作，确保所有的收货无误。

⑹负责当日所有的收货，并进行系统的定案确认。

⑺负责保存、整理、分类、归档所有的收货单据。

⑻与供应商保持良好的合作关系。

⑼负责执行收货更正的电脑系统操作。

⑽为供应商提供查询服务。

⑾负责收货办公室所有电脑设备的维护、保养和终端使用的管理工作。

⑿负责做好收货办公室的清洁卫生。

九、收货员岗位职责

⑴根据企业的规定和要求，认真有效地检验到货物品是否符合企业要求的质量标准。

⑵办理验收手续时应按照采购单的内容和数量进行。

⑶验货时如发现质量不符合要求、数量差错，应拒绝收货并及时报告主管。

⑷在办理验收手续后应及时通知有关部门取货。

⑸填制每日收货汇总表。

⑹协助采购部经理，跟踪和催收应到而未到的物品。

⑺有条理地做好采购单的存档工作。

⑻积极提出改进工作的设想方案，协助领导做好本部门的工作。

⑼服从分配，按时完成领导交办的任务。

十、退货员岗位职责

⑴接受楼面、客户服务部送来的退货，办理退货手续，将商品退给供应商。

⑵按采购部的指示进行批量的商品退货。

⑶接受安全部送来的空包装商品，进行电脑库存更正。

⑷对各个部门送来的报损商品，统一执行报损程序进行报损。

⑸统计每日报损金额，归档退货文件，在系统中对已经办理完毕的退货进行定案确认工作。

⑹将所有需要退货的商品分类别、分区域进行整理。

⑺负责退货工作区域的清洁卫生。

十一、验收班班长岗位职责

⑴对主管负责，主管验收班工作。

⑵确保企业各项规章制度在本班组内贯彻落实。

⑶配合主管协调验收班与其他各班、各职能部室驻配送中心人员、分店理货员及供应商的工作。

⑷按配送中心业务流程要求，审核本班组各类单据。

⑸督导验收员按验收规定操作。

⑹指导员工及厂家送货人员按企业规定摆放商品，保证库内、外通道畅通。

⑺跟踪商品的退换货情况，确保退换作业的顺畅。

⑻指导员工严格按企业规定使用库区装卸设备，确保安全。

⑼为库区装卸设备、工具的安全负责。

十二、商品验收员岗位职责

⑴按时参加部门会议，服从收货主管安排的工作，阅读岗位工作日志，做好接班工作。

⑵严格按验收程序进行验收货物。

⑶验收所有的货物，采用开箱抽检、感官检验等方法，参照企业有关质量标准进行。

⑷负责把好收货商品的质量关。

⑸优先验收易坏、易腐的生鲜食品。

⑹确保条形码与商品的对应准确无误。

⑺执行扫描原则，用终端逐一进行条形码检验，保证所有条形码有效。

（第二节）商品采购管理制度

一、采购管理制度

l．制定采购计划

⑴由企业各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核。

⑵计划外采购或临时增加的项目，应制订计划或报告财务部审核。

⑶采购计划一式四份，自存一份，其他三份交财务部。

2．审批采购计划

⑴财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核。

⑵财务部根据企业本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测作采购物资的预算。

⑶将汇总的采购计划和预算报总经理审批。

⑷经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。

3．物品采购

⑴采购人员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量和单位适时进行采购，以保证及时供应。

⑵大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可与有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种等供货要求。

⑶采购人员对餐料、油味料、酒及饮品等，要按计划或下单进行采购，以保证供应。

⑷计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。

4．物资验收入库

⑴无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收。

⑵仓管员验收是根据订货的样板，按质按量核对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。

5．报销及付款

⑴付款

采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款。

支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结账，金额必须限制在一定的范围内。

按企业财务制度规定，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结算，30元以下者可支付现款。

超过30元要求付现金的，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须控制在一定的范围内。

⑵报销

采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。

采购员如果向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。

二、采购业务管理制度

1．按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表。

2．向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案。

3．在主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购。

4．按企业及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购。

5．货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报。

6．货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。

7．将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同。

8．将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。

三、需求单审批管理制度

1．自某年某月某日起，本企业启用新的需求单，同时废止过去使用的需求单。新的需求单分为“计划内采购需求单”和“计划外采购需求单”。

2．各部门分公司在业务、生产、基建、维护中需采购的各类物资、工具、仪器仪表、房屋装修、维修等各类开支，都必须按“计划内采购需求单”和“计划外采购需求单”所列内容填报。

3．审批手续和权限：

⑴发单人必须填写大约价值并提出采购的足够理由，经部门经理 (部门经理因公出差时，可授权副经理)审批签字后，送主管部门审批，主管部门审批后送财务部审批，财务部审批后分类送企业分管领导审批。部门经理审批权限在X万元以内，企业分管副总经理(含同级领导)审批权限在X X万元以内，每份需求单所列合计金额超过X X万元人民币以及购买汽车、摩托车、手提无线电话等贵重物品必须报总经理审批，最后由财务部门送物资部或其他部门执行。