第5章 会议召开(3)
（14）意见对峙的出现很正常，只要不出现义气之争，不必阻拦。
（15）少数人的意见必须尊重，适当时候我们还可以为了少数人的意见，而适当的牺牲我们的意见，当然，牺牲的当然是表层的东西，核心的意见不能为了维护团结而牺牲，否则大多数人来开会的目的是什么呢？
测一测：从时间上划分的。
提升训练：会议的策划包括许多内容，最主要的是收集信息，这包括确定会议的性质，解决问题的性质，根据这些性质来选择谁来参加会议，在哪里举行会议，在什么时间进行会议等等；
第三（节）永久性大会
关键词：永久程序议事规则
学习作用：永久性会议的第一届会议和第二届会议时非常重要的，如果将两者更好的完成，日后的会议将非常顺利地进行。
思想来源：《罗伯特议事规则》第九条第四十八节
永久性大会本质上就是法定的会议，例如《公司法》中确定的股东大会、股东代表大会、董事会、监事会等等。它们有一套必须要严格执行的程序和要素，如果程序和要素有缺失，那么会议将成为不合法的会议。即使会议的决议正确也将因不合法而被宣布无效，因此应该明确永久性会议的召开程序和要素。
【深入理解】
永久性会议和临时性会议的召开不但在具体的工作语言上是相同的，而且在程序上也大同小异，临时性会议基本运作流程正如上节所述。永久性会议比临时性会议复杂的地方就在于：第一次会议的召开是关键，因此极为重要。
永久性会议的第一次会议往往涉及如下问题，制定组织章程、议事规则等问题。组织规模较小的情况下，第一次会议往往就是第一届会议。下面我们将具体介绍：在召开永久性会议的第一次会议时需要确定的几个关键问题。
如果临时性会议进行完毕之后，就是永久性会议的第一次会议，那么本节所说的第几项工作的顺序，应该再加上第一节的五项工作，即本节的第一项工作为第六项工作。
1.第一次永久性会议工作的第一项工作：议程的确定
议程是指会议将要讨论的议题顺序。无论是临时会议还是永久性会议都要考虑议程的问题。议程有时候很简单可能只有一两个议题，但有时候则可能有多项议题。这时候就需要按照会议的时间和性质来确定讨论的顺序，是先讨论难的还是简单的议题。议程一旦确定，没有特殊原因不能打乱。例如下面的议程：
讨论总经理的年度工作报告。
讨论增加管理层年薪的问题。
讨论对竞争对手实施反击的问题。
讨论增加监事问题。
讨论增加董事问题。
2.第一次永久性会议工作的第二项工作：日程的确定
如果会议讨论的问题比较复杂，确定召开时间也很长，那么会分几次来召开会议，每次会议需要讨论的问题安排就是日程。例如：
本届会议第一次会议（星期一）日程如下：
总经理年度工作报告；
各分公司分组讨论总经理年度工作报告。
本届会议第二次会议（星期二）日程如下：
各分公司分组讨论总经理年度工作报告。
讨论通过总经理工作报告。
讨论增加管理层年薪的问题。
讨论对竞争对手实施反击的问题。
3.第一次永久性会议工作的第三项工作：章程的制定
章程就如同生活中的宪法一样，组织以及组织会议都要以组织的章程为基准。各项制度和原则都不能和组织的章程冲突，否则没有效力。
4.第一次永久性会议工作的第四项工作：议事规则如何确定
议事规则是会议进行过程中的基本制度，总体上说它包括会议如何举行和召开、议案如何提出、对议案如何讨论、表决方式的选择、采取什么样的议事方式等问题。
如何举行和召开。既然会议分为临时性会议和永久性会议，那么什么情况下应该召开临时性会议，什么情况下应该召开永久性会议应该明确。会议召开的间隔有无确定，确定召开时间和间隔的就是永久性会议，不确定召开时间和间隔的就是临时性会议。二者的召开由谁来召集和主持，什么样的情况才是符合召开二者的条件？无论是临时性会议还是永久性会议都要确定法定人数，那么法定人数的确定方法是什么？什么样的人符合参加会议的条件，什么样的人不符合参会条件？允不允许列席会议的人员和情况是什么等等情况都应该明确。
议案如何提出。议案由谁提出？是由会议的召集人提出，还是由参会人员分类别提出，或是由参会人员个人在大会上提出。
如果由会议的召集人提出，在什么时间发出通知，允不允许参会人员提出；
如果参会人员可以提出议题，那么提出的时间如何确定？是在会议通知后就可以向召集人提出，还是在会议上提出。提出后大会采用什么方式进行接收？提出后是由专门挑选议案的委员会进行甄选，还是由会员在大会上提出经大会同意后进行讨论？
如果在大会上参会人员可以自行提出议案，那么提出议案时需要采用什么样的用语，需不需要附议或联署等等问题。
对议案如何讨论。在大会进行议题讨论时有没有次序的要求，是按照谁先举手谁先发言还是支持或反对的轮流发言？在讨论时需要注意什么，如果出现谩骂或侮辱的情况，应该如何处理？在讨论中无论支持还是反对某个议案，发言时间有没有限制，如果违反了各种开会的规则如何处罚等等。
表决方式的选择。表决方式有许多种，例如举手表决和起立表决等多种方式，那么什么样的情况下应该采取什么样的表决方式。例如所有议题都用举手吗？这显然不合适，当选举组织领导的时候，参会人员可能慑于某种威严而不敢真实表达自己的观点，因此，就需要采用无记名投票的方式。表决的结果如何评定，什么样的表决结果是通过，是要求过半数还是要求三分之二以上票数通过等等问题。
5.会议中的两个重要技巧
会议召开中还有两个重要的小技巧，一是如何利用精神领袖；二是关于迟到早退的问题。
精神领袖。参加会议除了为组织考虑解决某种问题外，还有保护自己利益诉求的因素。利益诉求除了物质利益外，还有一个精神诉求。在这一点上，精神领袖的地位无人可以替代。面对精神领袖的言论，许多会员会放弃一些不太重要的利益诉求。因此我们在开会前，一定要仔细考虑：“我们参加会议的这些人中间，有没有什么精神领袖？”
精神领袖包括：知识领袖，这个人的知识渊博，见解非凡，因此它常常是意见领袖；道德领袖，这个人品德高尚，德被天下，他的话往往被人认为是公正的意见。有些会员中如果有宗教信徒，还要看一看有无宗教领袖。对于一个组织来说，正式的行政级别作为主要的联系当然是主要的，但是对于诸如职工大会或股东大会这些“百姓”可以参加的大会来说，行政级别联系往往会成为某种阻碍，他们也许认为“行政官员”的意见代表的是“行政者”的利益。这时候，民间的精神领袖则会感染许多人。
例如股东大会中，有一位是大学教授或深受人们尊敬的人，往往他的话比企业的经理还要管用。大多数股东在一般情况下，很少与管理层接触，对其能力和品德等都不甚了解，因此大学教授的理论联系实际的批驳，可能导致对管理层的集体不信任。这种情况在中国经济界已经不是新鲜的事情。
因此企业的领导者或者持人，要在会前透彻的研究精神领袖的意见。
会议的官员重视精神领袖的表现主要是：进入某个委员会或者给于较高的荣誉，他们发言时要认真地听取。这不是说其他人的发言不用认真听取，而是说精神领袖在进行发言的时候，一定要用十足的精神来听取，不能违反规则更不能伤害尊严。
迟到早退问题。这个问题是我们每个人几乎都有过的经历，它不是件小事情，尤其是临时会议。临时会议的召开往往是因为急迫的事情出现，而进行的对策研讨会。如果主要当事方迟迟不来，或者决策方因为自己的私事过早的离去，那么问题将如何解决！
在我们现实中由一个有趣的案例，因为联想当初是由中国科学院出资兴建的公司，学者气氛很浓厚。为了加强管理，公司明确制定了开会迟到者要罚站的制度，柳传志本人也被罚过站。对于高级知识分子来说，被罚站将是很痛苦的事情。无独有偶海尔也有这样的故事。其实有时候柳传志是故意来晚，就是为了罚站，这样做的目的就是要塑造一种遵守纪律的气氛。
【实战练习】
1.训练练习
请你根据表格1.3的内容自己组织会议，请注意：每种形式都要练习。在练习中针对表格内的注意事项，写出自己的心得体会。
2.选择题
（1）审议性会议是需要经过讨论和表决形成某种决议的会议形式，请挑选出哪些会议是审议性会议。
A.纪念大会B.庆祝大会C.表彰大会D.命名大会
E.宣审大会F.动员大会G.现场介绍会H.总结大会
I.学术研讨会J.产业务虚会K.人民代表大会L.政治协商会
M.中共十六大N.职工代表大会O.董事会P.常委会
Q.厂务会义R.座谈会S.新闻发布会T.报告会
远程会议
利用电视电话和广播网络等传输手段，打破时间和空间的限制，节省时间和经费。
注意设备的运转情况。
如果没有相应的条件，可以采用网络电话或视频聊天等形式。
移动场所形式
由于有两个以上的议题，会议召开的时间比较长，因此为了使参会人员更好的休息而移动场所。
这种形式往往因为有“游山玩水”的嫌疑，因此若想真正的解决问题并减少不必要的误解，应尽量少用。而且移动场所不宜多过3个。
组合会
因为议题比较复杂，往往在会议中专门划出一些时间研讨某一个议题。
如果会议没有那么复杂，不要采用，容易延迟时间。
笔谈
因为参会人员距离较远或者不能在一起，则可以通过书信或EMAIL或是QQ等形式
因为双方不相见，应该注意决议的执行，除非组织较固定，议题并不重要，而且笔谈会议的规章制度较为严格外，不要采取这类形式。
站会
为了与传统会议相区别，往往采用参会人员站立的形式。
采用这种方法主要是为了缩短开会的时间，避免没用的发言，但复杂会议决不能采用。
固定场所
所有议题和人员都在一个场所进行辩论
注意时间的紧凑。
（2）在召开大型会议的时候，因为参加会议的人员比较多，为了更好的开好大会，解答参会人员的疑问，往往成立会议的服务机构。请问，您认为以下内容有哪些是会议服务人员应该成立的组织。
A.成立会务组。负责大会的组织和安排以及协调和承办其他事务的工作。
B.成立文书组。负责起草大会的决议，印刷和发放以及管理大会的决议和记录以及信息简报的编写等。
C.成立宣传组。负责大会的宣传，新闻的报道。
D.成立生活组。负责大会的吃穿住行。
E.保卫组。负责会场和住地的安全保卫。
（3）在会议的召开前，为了更好地让参会人员了解大会召开的目的，更快捷的开好会议，往往会发放一些资料，请问这些资料有哪些。
A.大会的主旨文书。包括大会的报告和领导讲话以及开幕闭幕词等。
B.大会的议程和议案文书以及关于两者的说明。
C.事务文书。包括代表名单和生活须知和表决发言规则等。
D.大会的决议文件。
3.想一想
开会的目的是为了解决问题，而不是扩大问题。因此有些情况是不能开会的，请问有哪些情况不能开会？或者开会的结果只是徒增烦恼。
参考答案
选一选（1）KLMNOPQ（2）ABCDE（3）ABC
想一想以下情况不要开会。没有明确的议题需要讨论的时候；问题太多不能确定哪个是主要问题的时候；分歧太大的时候；可开可不开的时候；可以找到其他解决问题途径的时候；以前已经开过几次会议讨论一个问题的时候；
第四（节）会议的进行
关键词技巧关键开好会
学习作用开好会是有关键因素的，只要把它们学习好就可以达到我们的目的。
思想来源
永久性社团的第一次会议非常重要，章程和规则都要在这次会议上明确，尽管如此它仍然不是最关键的，最关键的在于在日后的会议中你是否真的把章程和规则引入运作流程，坚决地有策略地执行。
【深入理解】
参加永久性社团会议的人，必须是有参会资格的人。当然这并不是说我们不能邀请其他人参加会议，例如嘉宾。虽然他可以发表演说并且可以发言，但要记住他们没有表决权。在召开会议的时候，会议的组织者应该明确如下问题。
1.会议中需要注意的事项
会议之中需要注意的事项很多，第一项需要注意的就是检查参会人员是否有参会资格。这一项包括资格的评定，如何检查等等相关问题。
注意事项一：检查参会资格。参加资格主要包括是否是会员，什么样的会员应该参加等等。如果对于参会人员的资格在会议的通知中，已经进行了告知，因此，检查时就是检查是否符合告知人的条件。例如，我们的大会是股东大会，检查的项目就是此人是否是股东。如果是规模较小的股东会，大家都比较熟悉，可以省略此环节。但是有些性质的股东大会，诸如股份有限公司，特别是上市的股份有限公司，股份分散，既有无记名的又有记名的股票，因此需要详细检查。
会议的召集人或工作人员应当依据检查结果，把参会人员的姓名或子公司的单位名称；如果是股份公司的股东会议，还需要登记股东所持有的表决权的股份数等进行统计。对于这些工作应当在会议主持人宣布开会前结束，因为主持人将宣布参会情况，参会情况中即有此项内容，宣布情况后进入会议进行阶段。
在会议的进行中，有三个关键因素需要注意。
注意事项二：会议主持人。会议主持人主持会议的好与坏，是否做到了平等对待会员，是否在会议的进行中有效的利用了各种规则和方法。会议的领导者并非是会议的主持人，但会议的主持人则肯定应该是领导者之一。在会议上会议的主持人应当满足：参会人员表达自己对解决问题方法表示关切的愿望，他应该对会员平等对待。会员的愿望就是在大会上进行发言和表决，这代表着他们对于自己的利益诉求的保护，如果我们不能满足会员的正当要求，为了自己支持的一方或决议，而剥夺了其他人的权利，那么情况将是危险的，因为不能满足自己的利益诉求，参加会议还有什么意义呢？