第4章 会议召开(2)

在组织中较有声望的人。声望是一种资本，特别是品德和知识与能力。即使他不是领导者，在组织生活和会议中都要注意它的言行。

组织的创建者。组织的创建者是理所当然的会议临时主持人。

公司的领导者。领导者往往是股份最多的人、具体行政负责的人等，他也是当然得会议临时主持人。

上次会议的主持人。如果有上次会议的主持人出现，那么此人是第一临时主持人。

在某种程度上，以上会议的临时主持人只是约定俗成的临时主持人，我们把它称为“潜性临时主持人”。与之对应，经过选举而出现的临时主持人称为“显性临时主持人”

会议主持人的选举。因为主持人的重要作用，提请人应该有约定俗成的用语。我们采用比较便于理解的对话形式，讨论主持人的选举。

假设某甲是这个公司的主要创建人，第一次会议由他进行召集，那么他就是临时会议主持人。选举主持人时可以由某甲提名并经参会人员任命，也可以由参会人员提名并任命。我们假设由某甲提名并经参会人员任命。

某甲（以下同）应该说：“我首先提议由某乙先生担任这次会议的会议主持人”。如果没有人提出同意（术语叫做“附议”），那就证明他的提议遭到了否决，需要重新提名其他人，重新提名既可以是某甲本人也可以是其他人。

我们假设有人附议。

某丙说：“我附议。”

那么某甲就可以接着说：“我和某丙已提议和附议由某乙先生担任这次会议的主持人，赞成的请说同意”。

之后就要由负责点票的人，点清赞同人数。点请人数后，点票人或者记录在纸上交给某甲，或者念出，或者只说“点票完毕”。

某甲：“反对的人现在请说不同意。”

点清否定的人数后，如果同意的多余否定的，则会议继续进行。反之，则需要继续提名会议的主持人。我们假定会议可以继续进行。

作为临时主持人的甲就应该说：“提议通过，某乙先生将担任此次会议的主持人”。为了表示对会议主持人的尊敬，提名的会员可以和另外一名会员一起，陪同会议的主持人就座，会议的主持人可以作一个简短的发言，感谢大家给他的荣誉。当然，这要看会议的规模以及性质。如果是小型的会议则没有这个必要。

选举的主持人将作为本次会议或本届会议永久性的主持人，除非在主持过程中违反了主持规则，被参会人员表决废除。

以下便是会议主持人的工作要点，临时主持人应该作为普通会员参加会议。作为永久性主持人的第一项工作就是选举会议的记录人员。

2.临时会议的第二项工作：会议记录人员的选择

选举记录人员的程序和选举主持人是相同的，只不过此时某甲将作为一般的参会人员，某乙将完成上述某甲的任务。

当某乙先生就坐后，他应该说：“现在的首要任务是选举一位会议记录人员。”

在此情况下，可以由某乙任命后参会人员同意，也可以参会人员提名并同意，我们假设由参会人员提名并同意。

选举会议主持人和秘书的时候，如果是参会人员提名，往往会出现有几名会员同时提名几个人选的情况。在这种情况下，应该由主持人依照动议的先后顺序就行表决。主持人说：“某先生，某女士，某某先生三人分别获得了提名，现在请赞成某先生担任这次秘书的请说同意。”之后再请反对的人说不同意。如果同意的人达到半数以上（不包括半数），那么这个人就将成为会议秘书。如果同意的人没有达到半数以上则证明没有通过，大会应该继续进行表决。临时主持人或主持人应该继续说：“请赞成某女士担任这次记录人员的请说同意。”之后是反对的人，如果还没通过，再继续说某某先生。

三人中选出一人后，此人作为会议的秘书就应该坐到靠近主席的地方，担任记录工作。如果会议的人员比较多，可以选出多名秘书，程序同上。

选举出上述两名重要人员后，下一步的工作就是设立“会员资格审查委员会”。

3.临时会议的第三项工作：选举会议机构和委员会

如果会议规模比较大，可以先成立一个“领导机构或小组”，他们的第一个任务就是成立“会员资格审查委员会”。

不成立“会员资格审查委员会”的坏处。在以上各程序中，会员资格的审查是非常关键的。如果审查不得体、不透明、不公正，就会带来各种麻烦。例如大会没有开始，被剥夺参会资格的人也许会前来质问甚至采取激烈的措施；在开会过程中，也许有人会因为某人没有资格参会而进行质问；在会议完毕后，有人也许会以到会人员参会资格有疑问，质疑大会的权威性等等，如果纠缠不清的会员的资格问题层出不穷，那么大会不要说开好，恐怕连能不能开都成疑问。

如果会员的资格由某一个人点名，例如由组织的创建者，那么人们会疑问：“这个大会能称为大会吗？应该说是你一个人的大会吧！”

综上所述，会员资格审查委员会的成立与否极为关键的问题，不能掉以轻心。

“会员资格审查委员会”的人数确定。如果组织的人员较多，参加会议的人员较多，那么审查委员会人员的人数自然也要比较多。委员会的委员应该是在会中具有某种影响力的人，或者是权力型的层级领导或者是精神领袖型的民间领导，甚至是会员资格型的（老会员）或者是贡献型的（对组织的贡献大小）。

委员会工作的原则。对于以上原则的确定，应该做到公开、公正、公平的“三公”原则。资格审查委员会的审查原则确立之后，就应该按照原则来进行挑选会员的工作。诸如：什么样的人拥参会资格？允许旁听人员出现吗？允许所有参会人员都有发言权和表决权吗？哪些人不允许参加会议，为什么？等等。

会员资格审查完毕后，如果会议的目的是召集大家讨论某个专门题目的大会，这时组织中的中坚人物（相当于公司的创建人或主要出资人）就应该提出这个问题。这个问题既可以作为一个系列的动议（名词叫做议程）或提案交给大会连续表决，也可以任命一个委员会来对这个题目先作出一个决议案之后交给大会表决。第一种情况适合于问题并不太复杂而且较为集中的情况。第二种情况则是作为大型会议常常采用的方法。

4.临时会议的第四项工作：议程的确定。

对于一系列动议这样的情况，我们可以通过下面的例子来进行说明。同上，会议的主持人为某乙，提出动议的人为某甲。

某甲站起来（或举手）说：“主持人先生。”

某乙：“某甲先生，您有什么提议？”

某甲：“我动议大会通过以下决议案。”（议案可以是议程也可以是专门的议案）

（某甲可以口头提出动议，也可以书面宣读提案并交给会议主持人。）

这时某丙先生站起来说：“我附议。”

某乙：“某甲先生和某丙先生已经提出了某动议。现在请记录先生把动议再重述一遍，以备各位会员可以更清楚的了解决议的内容。”

记录人员站起来宣读。

某乙：“现在要通过刚才复述的动议有人反对吗？”

（假设没人反对）

某乙：“大家对表决这一问题准备好了没有？”

（假设没有人站起来表示反对，或举手或发言反对）

某乙：“赞成刚才宣读的决议案的人请说（或举手表示，请注意表决的方式应该是单一的，或者直接说或者举手或者站起，不能两种或三种一起使用，这样会造成新会员迷惑）‘赞成’。”

秘书站起清点赞成票数。

某乙：“反对刚才宣读的决议案的人请说（或举手表示）‘反对’。”

记录站起清点反对票数。

记录：“报告会议主持人，赞成票数为X，反对票数为X/3，弃权票X/6。”

某乙：“经过表决：决议已经通过。”

5.临时会议的第五项工作：决议起草委员会

同样，为了更形象的表现会议的进展，我们仍将作为案例来展示。

某甲站起身来，面向会议的主持人：“主持人先生好，我请求发言。”

某乙或同意或点头。

某甲：“我动议任命一个委员会来起草决议案。”（决议案可能关于会议议程，也可能是具体的某项决议。）

（某甲需要说明这次会议要处理的问题，以及成立委员会的好处。）

某丙：“我附议。”

某乙：“某甲先生动议和某丙先生附议成立一个专门起草决议的委员会，由他们起草后交由大会表决。大家准备好表决了吗？”

（假设无人反对）

（过程同上，假设通过）

某乙：“决议起草委员会的动议已经通过，那么委员会应由多少人组成？”

（如果人数的提议只有一种，那么立刻进入下一程序。）

（如果人数的提议有多种，那么就应该对每个提议人数进行先后表决）

某乙（假设）：“经过表决委员会人数限定为五人，那么怎样任命委员会呢？”

如果有人提议并经附议后参会人员同意由会议主持人提名，主持人就可以任命委员会成员了，那么主持人说出名字后，把这个委员会作为一个整体交付表决。即使某些会员只反对这些候选委员中的一人，但是也需要对整个决议提反对。

小型会议上也可以让会议主持人任命。

如果会员提议，由每个会员各自提名每个会员只能对某一个职位提名一个人。会员提名的结果可能是姓名数比委员人数多，这种情况下，就需要对每一个姓名进行表决。

委员会产生后退席拟定报告。

委员会也如同一个小型会议，主持人一般不用单独进行选举，或者是提名成立某委员会的非大会主持人的参会人员，或是选票最多的委员，或是第一个被提名并通过的委员。

乙：“委员会现已退席拟定报告，哪位会员还有其他动议？”

（假设没有人提出其他议案）

乙：“既然没有其他议题，现在我们是否可以听取一下未参加会议人员的来信？”

在委员会退席期间，如果没有其他议题，可以听取会员演说，宣读贺信等等，但这不代表会员们可以闲聊，会议主持人在此期间应当继续主持会议。

当会议仍在进行时，如果委员会经过讨论和表决已经完成了自己的任务，并且在委员会主持人的带领下回到了大会现场，那么大会的主持人应该立刻停止上述行为，接收委员会的报告。

委员会主持人某甲来到主持人面前说：“主持人先生，经大会任命的决议起草委员会现在工作完毕，准备向大会作工作报告请大会予以接收”。

主持人乙：“可以。请宣读报告内容。”

某甲宣读报告内容并交给大会主持人，此时决议起草委员会便自动解散，委员会成员应作为普通代表参加会议，请注意委员会成员的自动解散是不需要大会进行表决的。

乙：“委员会的大会决议已经宣读完毕，各位会员有无建议？”

丙：“我动议通过此决议。”

乙：“有无反对？”

（假设没有人反对）

如果刚才的决议是大会的议程，那么就按照通过的决议上所列的议程顺序逐项进行讨论。如果通过的决议是某个具体的动议或提案，大会通过了委员会的报告就等于通过了这个动议或提案。

如果大会进行讨论的只是单个动议或提案，通过它后如果没有其他的提案了，那么主持人就可以宣布结束会议。如果有其他的提案，大会将按照上述的内容继续进行讨论和表决，最终讨论完所有的动议或提案，直到大会结束。

结束会议这项动议既可以由会议主持人提出，也可以由会议的其他参会人员提出。假设参会人员某丁提出。

某丁：“我动议结束会议。”

（假设没有人反对）

某乙：“动议通过，此次会议正式结束。”

【实战练习】

1.想一想

在会议的进行过程中，为了更好地进行会议讨论，我们往往在事前就列出一项《会议进行检查表》，请仔细查看每项的内容，当某项内容出现问题时，应当采取怎样的措施。

2.测一测

会议的类型有许多，例如从规模上说有大型、中型和小型三类会议；从准备阶段上来说，有预备会议和正式会议；从形式上说，有单场会议和定场会议以及移动场所会议；从内容上说，有政治性的会议、经济性的会议、军事性的会议等等；从会议的举办目的或性质上说，有法定性会议、审议性会议、工作性会议、学术性会议、彰显性会议等。从第一章的各标题看，我们这种临时性会议和永久性会议是从什么角度划分的。

3.提升训练

不论是临时性会议还使永久性会议，在进行会议前都需要进行会议的策划。请问在进行会议的策划时，需要进行那些准备？

参考答案

想一想

（1）守时是任何事情能否开好，能否开的健康的保证。如果开会和散会不守时，又不能有合理的理由，那么将是很严重的问题。

（2）精简的议题可以让参会人员更加得明白议题，减少不必要的问题，集中处理核心问题，可以避免不必要的拖延。

（3）告诉程序是为了让参会人员合理安排时间，更好的集中精神。

（4）公平是关键的，没有公平就没有一切。

（5）强迫特定的人发言时专门针对那些违反会议议事规则或对组织造成破坏的人。对于一般会员决不能应用。

（6）批评某人的发言只有在发言人不符合发言次序，发言内容跑题，发言时对人不对事，发言人的行为破坏了会议的进程等情况发生时，才能出现。

（7）发言人的自卖自夸行为对于会议的进展是非常有害的，这种行为既可以延误会议的进程，又可能因为新参会人员对于其人的不了解而被蒙蔽，在这种情况下，会议的主持人应该提醒自卖自夸的人注意按照大会的程序来发言，尽量的注意时间。

（8）发言人的辩论是正常的，不正常的是感情用事，这样做很可能让会议陷入到无畏的争论中，如果感情用事的事情出现，会议的组织者或主持人应该立刻提醒，如果提醒不行就要把他或他们驱逐出会场。

（9）特定的独自发言人主要包括：请来的嘉宾、会议和委员会的主要报告人、给与犯了严重错误的人申诉的机会。

（10）如果在会议中出现闲谈的情况，有三种原因：第一种会议的主要议题已经完毕，表决已经完成，正等待着公布结果。如果是大型的严肃会议，这种情况不能允许，如果是小型的会议则可以。但需要不能干扰统计票数的工作人员。第二种是会议的主要议题不能够吸引会议的参加人员，出现这种情况后，会议的组织者和会议的主持人应该寻找为什么不能够吸引参会人员，如果议题选择没有错误，那么严格制止这种行为。如果议题选择错误，那么就应该，提议更改议题，经过投票表决后改变议题方向；第三种是因为会议的参会人员认为自己发言也没有用，这种情况下，如果会议的组织者和会议的主持人为的是开好会议，解决问题，就应该引导参会人员改变这种思想，适当的策略也是可以的，例如要自己属下或关系较为密切的人，进行一些比较出人意料的动议，主动与某个动议的提议人进行辩论等等。

（11）在会议的进行中，如果有人自始至终都没有发过言，同样有三种情况。第一种他没有想好，第二种他不敢发言，第三种他不愿意发言。会议的主持人应该引导他发言。

（12）在一个既定的时间内完成发言时保证会议按时完成的关键。

（13）如果没有完成发言，在一般情况下不允许继续发言，发言人可以等到其他时间继续发言，如果很重要则可以提请大会进行延长的表决，表决通过则继续发言。